Zes stappen die je gemeente moet volgen om een geïntegreerd actieplan op te stellen

Van 24 tot 26 augustus 2016 verzamelden meer dan 380 afgevaardigden van 170 steden (betrokken bij diverse Urbact netwerken) in Rotterdam voor de Urbact Summer University. Zij volgden bij de Summer University een training over het ontwerpen van geïntegreerd stedelijk beleid volgens de action-planning cyclus. 

Deze action-planning cyclus is van toepassingen op elke lokale autoriteit (Urbact netwerk of niet) die een geïntegreerd actieplan op wil stellen bij een specifiek onderwerp op een participatieve en geïntegreerde manier (dus inclusief het afwegen van economische, sociale, milieu en fysieke dimensies of uitdagingen).

De belangrijkste voorwaarden voor dit proces is het opzetten van een Local Action Group, oftewel een lokale groep stakeholders (burgers, universiteiten, ambtenaren, niet-gouvernementele organisaties) die zich bezighouden met een lokaal probleem of het opstellen van actieplannen.

Als je werkt in- of voor een gemeente en je bent een coördinator of deelnemer aan een Local Group, dan volgen hier zes stappen en tools die het Urbact programma je aanraadt om te volgen en te gebruiken bij het ontwerpen van jouw lokale beleid: 

Stap Een:

Definieer de problemen binnen jouw stad om doelen te kunnen stellen voor je actieplan.

Een probleemanalyse is nodig om te zorgen dat de Local Group het juiste probleem aanpakt. Dit klinkt simpel, maar in werkelijkheid is dit vaak een langdurig en ingewikkeld proces omdat het probleem of de oorzaak van het probleem niet door iedereen goed wordt doorgrond. Geduld en dialoog zijn hier de sleutel tot de oplossing. Een erkende techniek voor het begrijpen van problemen, als ook hun oorzaak en effect, is de Problem Tree.

Hoe kan je de boom gebruiken:  
1.    Benoem alle onderdelen van het probleem (zoals jeugdwerkloosheid). Een probleem moet zorgvuldig worden geïdentificeerd: het moet een bestaand probleem zijn, een erkende negatieve situatie. En dus niet het gebrek aan een oplossing voor iets.

2.    Identificeer de kern van het probleem, de ‘Core Problem’ (welke je schrijft op de stam van de boom). Dit zal mogelijk met vallen en opstaan tot stand komen, omdat soms diverse onderdelen van een probleem even zwaar wegen.

3.    Bepaal wat de veroorzakers zijn (vul die in bij de wortels van de boom) en wat de gevolgen zijn (de takken).

4.    Maak een hiërarchie van de oorzaken en de gevolgen. Hoe verhouden ze zich tot elkaar?

Het identificeren van de oorzaken van het problemen zal helpen om betere acties te bedenken om die problemen op een geode manier tegen te gaan.

Stap Twee:

Maak een overzicht van lokale stakeholders en zorg ervoor dat je echt alle betrokkenen aan boord hebt

Het is belangrijk om te analyseren en inzichtelijk te maken wat de invloed van stakeholders is. Er zullen ongetwijfeld verschillende perspectieven opduiken over het belang en de invloed van bepaalde stakeholders. Een van de tools die je kan gebruiken om de stakeholders in kaart te brengen in volgorde van belang is de Stakeholders Ecosystem Map. 

Hoe werkt het:

1.    Plaats de ecosystem kaart op een muur. In elk segment kun je een sector opschrijven die belangrijk is in je plan (educatie, mobiliteit, huisvesting, etc.)

2.    Besluit dan welke stakeholders in welke sectoren horen en hoe belangrijk ze zijn. Met post-its kunnen leden van de Local Group de stakeholders in het overzicht plakken alvorens er gediscussieerd kan worden of de stakeholders op de goede plek zijn ingedeeld.  De belangrijkste stakeholder staat dan in de binnencirkel en de minder belangrijke stakeholders aan de buitenrand. In de binnencirkel staan dan uiteindelijk de stakeholders die onderdeel moeten zijn van de Local Group en aan de buitenkant bevinden zich de stakeholders die interessant zijn, maar geen permanente plek in de groep vereisen. 

Stap Drie:

Definieer een framework voor de resultaten om zo de beoogde uitkomst van het actieplan te kunnen meten, inclusief hoe en wanneer je wilt meten.

Een helder kader voor de resultaten betekent dat er vanaf het begin duidelijk is wat de resultaten moeten zijn en wanneer en hoe het gemeten gaat worden. Door doelen te stellen en die goed tussentijdens bij te houden kunnen jij en je Local Group monitoren of er genoeg vooruitgang wordt geboekt en desgewenst de koers wijzigen. Het resultaten framework heeft een aantal bouwstenen die sleutelwoorden die in alle Structurele Fondsenprogramma’s worden gebruikt. Om dat effectief te benutten is het nodig om deze taal goed te doorgronden.

Intervention Logic

De Intervention Logic is een manier om het resultaten framework te beschrijven. Het is een tool om de effectiviteit van het programma of actieplan te evalueren. Het moet uitleggen hoe een interventie bijdraagt aan de beoogde resultaten, of aan de resultaten na implementatie.

Specifieke doelen en beoogde resultaten

Het specific objective definieert een verandering in een bepaalde socio-economische situatie dat door een project, programma of actieplan behaald moet worden. Dit kan bijvoorbeeld worden geformuleerd als: ‘Ter verbetering van…’, ‘voor het verminderen van…’, ‘het vergroten van…’. Een geïntegreerd actieplan moet een of meerdere specifieke doelen hebben. Doelen moeten altijd zijn vormgegeven volgens de SMART methode (specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdsgebonden). Het specifieke doel is daarom het beoogde resultaat van het programma. 

Het beoogde resultaat is een ambitie. Hoewel deze ambitie realistisch moet zijn en alle inzet gefocust moet zijn op het behalen van dit resultaat, is het nog steeds mogelijk dat deze ambitie niet wordt waargemaakt. Het niet weten te realiseren van het beoogde resultaat betekent niet meteen dat er gefaald is. Een evaluatie van het programma of actieplan zal pas leiden tot conclusies over de oorzaken, gevolgen en remedies voor het probleem.

Resultaten indicator

Result indicators zijn indicatoren die een specifiek aspect van het resultaat beschrijven dat gemeten kan worden. Het selecteren van duidelijke indicatoren ondersteunt het begrijpen van het probleem en de noodzaak van (nieuwe) probleem.

Output indicator

De output indicator is een indicator die de fysieke eigenschappen van een product beschrijft in de zin van het besteden van geld, moeite en tijd door beleidsinterventies.

Tabel 1: Voorbeelden van het zetten van doelen, resultaten en indicatoren

*Voor meer informatie over het resultaten framework, raadpleeg de URBACT Gids “Applying the results framework to integrated action plans” (2016), beschikbaar hier. 

Stap Vier:

Identificeer alle assets van jouw stad, inclusief:  
 

- Mensen en sociaal kapitaal

- Plaats en ruimte

- Geld

- Gebouwen en infrastructuur

- Kennis en ervaring

- Natuurlijke activa

Deze stap zal je helpen om meer adequate acties te bedenken die al je lokale resources en activa meenemen zodat je niet opnieuw het wiel hoeft uit te vinden.

Stap Vijf:

Het plannen van acties en het opstellen van een routekaart

Als jij en je Local Group het probleem hebben geïdentificeerd, stakeholders uitgetekend hebben en doelen hebben gesteld is het tijd om acties op te stellen die je gaan helpen om je doel(en) te bereiken. Een manier om tot overeenstemming te komen qua te ondernemen acties is de OPERA-methode.

OPERA is een co-creatiemethode van Finse origine, die enorm kan helpen om meetings zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. De OPERA-methode kan al worden toegepast op hele kleine groepjes van 5-6 mensen, maar is pas echt efficiënt bij grotere groepen (40-50 deelnemers). De methode richt de energie van de groep op het probleem en filtert, verzameld en ordent ideeën op een gestructureerde wijze. De methode combineert een systematische denkwijze met een creatief proces voor het oplossen van problemen, die de kennis en ervaringen van de deelnemers maximaal benut.

Door gebruik te maken van discussies in tweetallen worden alle deelnemers betrokken in het proces en draagt iedereen bij zonder dat de meer extroverte personen de discussie kapen. 

Hoe werkt het:

De eerste stap bestaat uit het identificeren van een hoofdvraag. Bijvoorbeeld: “Wat zijn de sleutelproblemen die opgelost moeten worden om publieke ruimtes in steden te verbeteren?” Nadat de hoofdvraag is vastgesteld leidt een gespreksleider de groep door de rest van het proces. 

Dit resulteert in concrete suggesties qua acties, gebaseerd op samenwerking en groepsconcensus. Het is vervolgens belangrijk dat er een routekaart of actietabel wordt opgesteld die je in staat stelt om een overzicht te creëren van je acties, je beoogde resultaten, tussentijdse doelen, mijlpalen, human resources, partners, timing, budget en andere nuttige informatie. 

Stap Zes:

Communiceer het actieplan en de strategie
Het opstellen van een communicatiestrategie voor het actieplan met als doel een breed publiek bereiken is ook een belangrijke overweging. Je kunt hier denken aan een publiek evenement waar je burgers informeert, en maak gebruik van de lokale media om de plannen helder te communiceren.

Afhankelijk van welke problemen je aanpakt in je plan zou je misschien kunnen focussen op een specifieke doelgroep: uitvoerend bestuur, potentiele sponsoren, burgers of andere stakeholders.

Referentie: Om meer te leren over al deze tools en methoden, bezoek de website: http://urbact.eu/capacity-building