Zamówienia publiczne jako cykl

W ciągu ostatnich dwóch lat sieć Procure dążyła do rozwoju sposobu w jaki realizuje się zamówienia publiczne w 11 europejskich miastach.

Staraliśmy się zmienić sposób prowadzenia tej procedury w gminach, instytucjach i innych podmiotach, tak aby zwracano uwagę na inne kryteria. Szczególnie interesowało nas to, w jaki sposób kryteria związane z jakością mogą zostać włączone do procedury zamówień publicznych, a konkretnie w jaki sposób mogą stać się narzędziem do rozwiązywania lokalnych problemów gospodarczych, społecznych i środowiskowych.

Aby umożliwić uwzględnianie tych szerszych kryteriów, promowaliśmy postrzeganie zamówień publicznych jako cyklu. Oznacza to, że zamówienia nie ograniczają się tylko do decyzji, która prowadzi do wydatkowania, ale wiąże się nieodłącznie z szerszą strategią, projektowaniem, rozwojem produktów i usług oraz monitorowaniem szerszego oddziaływania.

Uważamy, że na cykl zamówień publicznych składa się sześć etapów, a na każdym z nich gminy powinny się zatroszczyć o zastosowanie szerszej gamy kryteriów wyboru.

Etap 1 - dowiedz się, gdzie trafiają dotychczasowe wydatki

Po pierwsze, podmioty zamawiające muszą zrozumieć, w jaki sposób zachodzi proces zakupowy i gdzie trafiają ich wydatki na zamówienia publiczne - potrzebują podstawowej wiedzy o tym, gdzie ich wydatki trafiają geograficznie, o sektorze i rodzaju organizacji, np. czy to jest MŚP. Bez tych informacji podmioty zamawiające nie wiedzą, w którym miejscu mogą wpłynąć na proces i praktykę zamówień publicznych, aby osiągnąć zamierzony efekt.

Etap 2 - określenie rezultatów dla zamówień publicznych

Po drugie, podmioty zamawiające muszą wiedzieć, którymi problemami chcą się zająć poprzez zmiany w praktykach zamówień publicznych. Potrzebują ram wyników, które zawierają szczegółowe rezultaty, takie jak: rozwiązanie problemu bezrobocia, zdobycie umiejętności, czy też wspieranie sektora społecznego i wolontariatu. Oznacza to, że potrzebne jest wsparcie polityczne i strategiczne, aby wpisać te planowane osiągnięcia w strategii zamówień publicznych i związanych z nimi przetargach.

Etap 3 - powiązanie rezultatów z projektowaniem towarów i usług

Po trzecie, podmioty zamawiające powinny pomyśleć o tym, kiedy projektowanie towarów i usług (tj. zlecanie) może przyczynić się do osiągnięcia szerszych

rezultatów. To musi nastąpić przed ogłoszeniem przetargu. Przykładowo, gdy projekt nowego zamówienia jest opracowywany, projektujący go musi zastanowić się, czy w jego ramach można przewidzieć miejsce na nowe miejsca pracy lub staże. Muszą również zadecydować, o jaki procent decyzja o zamówieniu publicznym przełoży się na lepsze rezultaty, np.o 10%.

Etap 4 - zadawaj pytania dotyczące szerszych rezultatów

Po czwarte, podmioty zamawiające muszą zamieszczać pytania dotyczące szerszych rezultatów w dokumentach przetargowych. Muszą więc pytać potencjalnych dostawców o to, ile nowych miejsc pracy zapewnią" lub "jakie rodzaje wsparcia zapewnią sektorowi społecznemu i wolontariatowi " lub "czy posiadają strategię zarządzania środowiskiem". Zachęca to dostawców do wykazania w procesie przetargowym tego, że przyczynią się do osiągnięcia zakładanych rezultatów.

Etap 5 - ocena szerszych rezultatów

Po piąte, podmioty zamawiające muszą ocenić oferty pod kątem odpowiedzi na pytania dotyczące szerszych rezultatów. Są na to trzy sposoby: ilościowe, a więc np. liczba miejsc pracy, które zapewni dostawca, jakościowe, a więc rodzaje wsparcia, które dostawca zapewni sektorowi społecznemu i wolontariatowi lub np. czy mają strategię zarządzania środowiskiem, czy nie. Powinno to uzupełnić kryteria oceny w zakrsie ceny i jakości.

Etap 6 - monitorowanie osiągania lszerszych rezultatów przy zamówieniach

Po szóste, podmioty muszą wpisać rezultaty, które dostawca zaproponował, w warunkach umowy.

Monitorowanie efektów powinno mieć miejsce w każdym z powyższych etapów procedury zamówień publicznych. Podmioty powinny zastanowić się, w jaki sposób zamierzają zmierzyć wkład dostawców w szersze rezultaty wyszczególnione w ramach wyników.

Jednak dopiero po podpisaniu umowy możliwe jest ich monitorowanie. Istnieją dwa główne sposoby monitorowania rzeczywistego wpływu. Jednym z nich jest analiza wielkości wzrostu wydatków w lokalnej gospodarce i przeprowadzenie przeglądu wybranych dostawców w odniesieniu do konkretnych rezultatów. Drugi to zlecenie monitorowania szerszych rezultatów w skali miesięcznej, sześciomiesięcznej lub rocznej.

Zamówienia publiczne są coraz bardziej uznanym narzędziem osiągania szerszych rezultatów w całej Europie. Podmioty zamawiające powinny skorzystać z etapów określonych powyżej i stosować je w strategiach składania zamówień publicznych i przy innego rodzaju zakupach.

Matthew Jackson