Visita “facilitar”: una guía de URBACT con herramientas para facilitar la colaboración digital

Los recursos de URBACT contienen:

• Un documento de "Consejos y sugerencias", que proporciona orientación sobre herramientas digitales y hace referencia a la gama de plataformas.
• Una Lista de reproducción de YouTube que incluye una presentación sobre facilitación virtual, 10 consejos para reuniones telemáticas y un seminario web.

Bienvenido a la vida digital: aquí hacen las cosas de manera diferente

Si tu vida está de repente llena de reuniones online, habrás notado grandes diferencias con respecto a lo que estás acostumbrado. La capacidad de atención de la gente es más corta. La espontaneidad y la improvisación son más difíciles. Leer el lenguaje corporal es, bueno, imposible. De hecho, sin una cámara encendida, ni siquiera sabes si tus compañeros siguen ahí o no.

Con este telón de fondo, las redes URBACT siguen funcionando. Las redes transnacionales han diseñado rápidamente nuevas formas de continuar su colaboración, utilizando plataformas y herramientas digitales. Dentro de las ciudades, los socios de URBACT están experimentando con formas de mantener el impulso y sostener el compromiso de los interesados.

Todo esto es muy fluido, a medida que aprendemos nuevas formas de diseñar y facilitar las sesiones. El papel de facilitación está cambiando. ¿Facilitación? ¿Avatar? Conozca al 'facilitador'.

Para todos, esta ha sido una enorme curva de aprendizaje. Tal vez "acantilado de aprendizaje" sea una mejor descripción. Algunos están mejor situados para navegar en esta transición que otros. Una buena infraestructura, por ejemplo, es un factor fundamental, Otro es la actitud; ¿qué tan cómodo es tomar riesgos y experimentar en público? Y por supuesto, la competencia técnica entra en juego, a pesar de que los vendedores de IT hacen hincapié en la naturaleza intuitiva de sus productos.

Tener que diseñar tu primera serie de eventos digitales podría empujarte a cruzar la línea. Para ayudar con esto, URBACT ha establecido sus 10 mejores consejos para facilitar las reuniones telemáticas:

Los 10 mejores consejos de facilitación online:

1. Reuniones y eventos enfocados

Los objetivos claros siempre hacen que los eventos sean mejores. Esto es especialmente cierto cuando son digitales, cuando los períodos de atención son más cortos. En el diseño de las sesiones, sean estrictos con el contenido. A menos que esté directamente relacionado con los objetivos, hay que descartarlo.

2. Diseña una agenda bien organizada, con un plan de tiempo claro.

Sí, es obvio, pero necesitarás dos agendas: una operacional para ti y el equipo (vamos a llegar a ellos); y otra para los participantes. Y no importa lo buen facilitador que seas, necesitas ayuda con las sesiones en línea. ¡Confíe en nosotros!

De hecho, lo ideal sería que tuvieras un equipo de tres personas: alguien que dirigiera la facilitación; otra persona que comprobara lo que está pasando en los márgenes (caja de chat, espacio de preguntas y respuestas, etc.) y un "genio de la tecnología" que pudiera ayudar cuando las cosas fueran mal. Como suele pasar...

3. Un tiempo más corto - con espacio para respirar

Muchos de nosotros cometimos el error inicial de mantener las mismas duraciones de sesión en el entorno digital. ¡Eso no duró mucho! Los períodos de atención son más cortos, como hemos notado. La gente también se cansa más rápidamente. Citando a Mies van der Rohe, "Menos es más" cuando estamos online. 90 minutos es probablemente el tiempo más largo por el que quieres correr.

Además de las sesiones más cortas, necesitas establecer descansos y espacio para que la gente respire, se estire y tome un café. Las sesiones son mucho más productivas cuando esto ocurre.

4. Sesiones co-facilitadas

Ya hemos presentado al equipo. Acordar funciones y responsabilidades claras es obviamente la clave para optimizar estos recursos. Y se pueden mezclar las cosas, intercambiando entre ustedes para dar una variedad de voces y de personal. También puedes jugar con una mezcla de herramientas - encuestas, votaciones, concursos... - para mantener las cosas frescas. La aparición de invitados sorpresa también puede mantener la atención de la gente y aumentar la diversión.

"Como facilitador tienes herramientas limitadas para coordinar la reunión, sentir la vibración e intervenir cuando sea necesario - así que tienes que estar en la cima de tu juego, ser consciente de lo que está pasando, e intervenir si algo va mal.

Tener a alguien que te apoye como facilitador (con cuestiones técnicas, gestionando la votación en línea, la pizarra, etc.) realmente marca una gran diferencia".

Béla Kézy, Red de Transferencia de TechRevolution.

 5. Aprovechar al máximo las herramientas disponibles en línea

Hemos mencionado los exámenes y las encuestas. De hecho, hay un montón de herramientas digitales con las que jugar. Y no olvidemos la nueva funcionalidad que nos dan. Podemos capturar el contenido instantáneamente y grabar todo. También podemos diseñar sesiones que permitan a la gente contribuir cuando les convenga, en lugar de necesitar que todos estén disponibles al mismo tiempo. Lo que los técnicos llaman asíncrono. ¡Son grandes ventajas!

Nuestra guía de consejos y sugerencias se sumerge en estas herramientas, sugiriendo cómo los practicantes de URBACT pueden aplicarlas en su trabajo. Al principio, la gama de herramientas puede ser intimidante. Están MIRO, MURAL, KLAXOON, y JAMBOARD y eso es sólo para las pizarras.

Si te sumerges en cada una de ellas probablemente encontrarás una con la que te sientas en casa. Todos estos productos te permiten usar las funciones básicas de forma gratuita. El dinero inteligente dice "prueba antes de comprar", permitiéndote encontrar la que mejor funciona para ti.

6. Maximizar la facilitación visual

El contenido la clave, tanto si las sesiones son cara a cara o en línea. URBACT subraya el poder de la narración eficaz y el uso de herramientas visuales para transmitir mensajes de manera efectiva y para atraer a las audiencias. Esto es quizás incluso más cierto de forma telemática que en los escenarios cara a cara.

Asegúrese de invertir en buenas cubiertas de diapositivas, imágenes poderosas y otras herramientas no verbales. Tal vez incluso consiga un ilustrador gráfico para capturar los puntos clave.

7. Estimular el debate

Los facilitadores experimentados se sienten cómodos con los momentos de silencio en las reuniones físicas y les dan un buen uso. Sin embargo, el silencio es más difícil de manejar en las sesiones digitales. A veces, los fallos técnicos o pequeños malentendidos entre los oradores pueden llevar a que se produzcan fallos en el flujo.

Es más incómodo cuando la discusión se seca. Aunque hemos aconsejado no "sobrecargar" el contenido, el facilitador debe asegurarse de que el flujo y la lógica sean coherentes. Además, piense cuidadosamente en las formas efectivas de dar vida a una contribución, de nuevo, quizás a través de imágenes, objetos y pistas inesperadas.

La experiencia también ha demostrado que, si bien no es aconsejable utilizar diapositivas de PowerPoint con palabras, algunos textos son útiles para ayudar a los participantes a seguir el hilo, en particular si hay problemas de calidad de sonido.

8. Mantener los niveles de atención altos

Mantener altos niveles de atención de los participantes durante las reuniones digital es el principal desafío para nuestros "facilitadores". Proporcionar elementos inesperados durante la sesión puede ayudar con esto. Sesiones cortas y juguetonas para romper el hielo y energizar el grupo pueden fomentar una atmósfera amistosa y relajada entre los participantes.

"En las reuniones online, la presencia de los participantes se reduce a cabezas parlantes en miniatura, y el atractivo de las reuniones debe ser mejorado con moderación rotativa, invitados sorpresa, usando objetos físicos como un temporizador en ventanas adicionales". (François Jegou, Experto Principal, BioCanteens)

How to re-design online collaboration?, publicado por Strategicdisgnscenario.net

9. Grabar las sesiones

La reunión en línea ofrece la oportunidad de grabar la sesión, permitiendo a otros ver y escuchar más tarde. A menudo, es difícil ver las reuniones grabadas en su totalidad. Si tienes la capacidad técnica en casa, piensa en producir un corto video editado de los momentos más importantes de la sesión.

10. Compartir una imagen de la experiencia online

Y por qué no hacer una captura de pantalla de los participantes, en modo online, como una buena manera de capturar el momento. Comparte esto en los medios sociales para que el mundo sepa que tu trabajo continúa.

¿Qué hay en la caja de recursos URBACT?

Las herramientas han sido diseñadas para satisfacer una necesidad urgente y nunca afirmaríamos que son exhaustivas. Pero, se basan en el poder mental, el talento y la experiencia de nuestra comunidad URBACT. Dos de nuestras expertas principales, Sandra Rainero e Ileana Toscano, han producido los recursos con el apoyo de muchos compañeros. Ha sido un placer trabajar con ellos en esto.

En su núcleo está el documento de Sugerencias y Consejos que explora el contexto, proporciona orientación sobre herramientas digitales y se refiere a la gama de plataformas en juego. Además, el equipo ha creado otros productos para utilizar con los grupos, incluyendo una presentación, una animación y un seminario web.

Aunque está dirigido a las redes de ciudades URBACT y a los participantes, puede ser de interés para otros que están haciendo su transición al trabajo telemático. Después de todo, independientemente de lo que suceda, más trabajo telemático significa menos viajes, menos carbono y un planeta más feliz.

¿Quién podría estar en desacuerdo con eso?