Sześć kroków dla utworzenia zintegrowanego planu działania przez samorządy lokalne

Samorządy miejskie zaangażowane w sieci tematyczne programu URBACT tworzą Lokalne Grupy URBACT (LGU), w których skład wchodzą lokalni interesariusze różnego typu - zarówno z wewnątrz, jak i  spoza struktur  miejskich. Celem działania Lokalnej Grupy URBACT jest współpraca w tworzeniu zintegrowanego planu działania odpowiadającego lokalnym wyzwaniom i problemom.

W dniach 24-26 sierpnia 2016 r. w trakcie Uniwersytetu Letniego URBACT w Rotterdamie ponad 380 przedstawicieli 170 europejskich miast  zaangażowanych w sieci URBACT zostało przeszkolonych w zakresie tworzenia zintegrowanych polityk miejskich z wykorzystaniem poniższego cyklu planowania działania:

Przedstawiony powyżej cykl planowania działania może być wykorzystany przez każdy samorząd (zaangażowany w URBACT lub nie), który pragnie rozwinąć zintegrowany plan działania w odniesieniu albo do konkretnego, specyficznego problemu, albo do szerszych planów w oparciu o model zintegrowany i partycypacyjny (np. uwzględniający gospodarcze, społeczne, środowiskowe i fizyczne wymiary danego lokalnego wyzwania).

Głównym warunkiem wstępnym procesu jest utworzenie Lokalnej Grupy - zespołu lokalnych interesariuszy (mieszkańcy miasta, przedstawiciele sektora pozarządowego, sektora prywatnego, uniwersytety, pracownicy administracji samorządowej itp.) skoncentrowanej na lokalnych problemach lub tematyce danego planu działania.

Jeśli pracujesz w lub dla urzędu miasta i jesteś koordynatorem lub członkiem Lokalnej Grupy, poniżej przedstawiamy sześć kroków i narzędzi programu URBACT, które mogą być wykorzystane przy projektowaniu lokalnej polityki miasta:

Krok pierwszy:

Precyzyjne określenie problemów swojego miasta służące lepszemu ukierunkowaniu planu działania

Punktem wyjścia powinna być analiza miejskich problemów przeprowadzona w taki sposób, aby Lokalna Grupa mogła zająć się poszukiwaniem rozwiązania najważniejszego z nich - wybór powinien zostać przedyskutowany i przyjęty przez wszystkich zaangażowanych interesariuszy. Działanie to wydaje się łatwe i szybkie w realizacji, w rzeczywistości jednak często jest ono długotrwałym procesem pełnym problemów i wyzwań, ponieważ poszczególne problemy nie zawsze są rozumiane przez wszystkich w podobny sposób. Kluczem do rozwiązania jest cierpliwość i intensywny dialog zainteresowanych osób.

Jedną ze sprawdzonych technik ułatwiających zdefiniowanie i zrozumienie problemu (zarówno jego przyczyn, jak i efektów) jest tzw. drzewo problemów (ilustracja poniżej).

W jaki sposób można je wykorzystać?

1. Warto przygotować listę wszystkich problemów powiązanych z głównym tematem (np. bezrobociem osób młodych - jak na rysunku). Problemy te powinny zostać dobrze rozpoznane - powinny to być problemy realnie istniejące – a nie problemy wymyślone lub mające się dopiero objawić w przyszłości. Problem w tym ujęciu to istniejąca sytuacja negatywna, a nie brak rozwiązania.
2. Kolejny krok to identyfikacja "problemu podstawowego" (który będzie zapisany na pniu drzewa). Drogą prób i błędów ostatecznie uda się zidentyfikować właściwy problem.
3. Następnie warto zastanowić się, które z problemów są przyczynami (można je zaprezentować jako korzenie drzewa), a które efektami (gałęzie).
4. Wreszcie należy uporządkować przyczyny i skutki hierarchicznie - tzn. w jaki sposób nawzajem oddziałują na siebie, która z przyczyn prowadzi do określonych skutków itp.

Identyfikacja przyczyn problemów ułatwi wypracowanie działań, które pozwolą na ich eliminację lub znalezienie rozwiązań.

Krok drugi:

Identyfikacja  lokalnych interesariuszy i upewnienie się, że uwzględniono wszystkie te osoby/grupy, których dotyczy określony problem. Przewodnik URBACT Stosowanie Ramy Wyników w realizacji Zintegrowanych Planów Działania.

Ważne jest także dokonanie analizy znaczenia i wpływu poszczególnych interesariuszy - równie istotne jest także to, by posiadać plan działania, który zapewni dostosowanie znaczenia i możliwości wpływu kluczowych interesariuszy zależnie od momentu wdrażania programu działania. Relatywna waga i wpływ poszczególnych interesariuszy mogą się także zmieniać zależnie od perspektywy.  

Jednym z narzędzi, które mogą ułatwić identyfikację interesariuszy, którzy powinny zasiąść za stołem Lokalnej Grupy jest tzw. Mapa Ekosystemu Interesariuszy (Stakeholders Ecosystem Map).

W jaki sposób można wykorzystać tę technikę?

1. Należy umieścić mapę interesariuszy na ścianie (przypomina ona nieco pajęczą sieć - rysunek powyżej. W każdej ćwiartce mapy należy umieścić sektor, który jest istotny z perspektywy tworzonego planu działania (mieszkalnictwo, przedsiębiorczość, edukacja, mobilność, itp.).
2. Następnie należy się zastanowić nad interesariuszami z poszczególnych sektorów (nad ich znaczeniem i możliwym wpływem). Umieszczanie poszczególnych interesariuszy na mapie może nastąpić z wykorzystaniem samoprzylepnych karteczek - każda z zaproszonych do Lokalnej Grupy osób może odnieść się do wyboru miejsca na wykresie - najważniejszych interesariuszy umieszczamy w centrum wykresu, mniej istotnych - na jego obrzeżach. W centrum wykresu znajdują się członkowie Lokalnej Grupy, natomiast na jego peryferiach inni interesariusze, którzy choć mogą mieć duże znaczenie, nie muszą być stałymi członkami Lokalnej Grupy.

Krok trzeci:

Opracowanie ramy wyników dla określenia rezultatów planu działania - "zmianę, którą chcemy zobaczyć". Określenie do kiedy wyniki mają się pojawić i jakimi metodami mają być mierzone.

Rama wyników oznacza definiowanie od samego początku rezultatów, które można osiągnąć realizując projekt: co i do kiedy Lokalna Grupa chce osiągnąć poprzez projekt, oraz w jaki sposób będzie to mierzone. Poprzez utrzymywanie w polu widzenia mierzalnych i określonych czasowo celów Lokalna Grupa może monitorować postępy, przewidywać konieczne działania, oceniać czy osiągnęliśmy zakładane cele.

Rama wyników składa się z kilku elementów składowych i kluczowych określeń używanych w programach finansowanych z funduszy strukturalnych. Aby stosować je w efektywny sposób konieczne jest tworzenie i rozpowszechnianie precyzyjnej terminologii:

Logika Działania

Logika działania to sposób opisania ‘ramy wyników’. Jest to narzędzie ewaluacji efektywności programu lub planu działania. Powinna zawierać logiczne uzasadnienie, w jaki sposób dane działanie przyczyni się do osiągnięcia zamierzonych wyników, albo zaobserwowane wyniki po wdrożeniu działania, jeżeli te wyniki są inne od zamierzonych.

Szczegółowy cel i zamierzony wynik

Szczegółowy cel określa zmianę pewnej istniejącej sytuacji socjoekonomicznej, jakiej Lokalna Grupa chce dokonać za pomocą danego programu, projektu lub planu działania. Cel można wyrazić używając wyrazów: ulepszyć..., zmniejszyć..., zwiększyć.... „Zintegrowany Plan Działania” powinien mieć jeden lub więcej celów szczegółowych.

Cele powinny być zawsze zgodne z zasadą S.M.A.R.T.: szczegółowe, mierzalne, osiągalne, realistyczne i terminowe.

Szczegółowy cel przedstawia zamierzony rezultat programu lub planu działania.

Pojęcie zmiany może również odnosić się do zmiany postępowania, praktyki społecznej, instytucji itp.

Zamierzony rezultat odnosi się do ambicji Lokalnej Grupy. Chociaż ambicja musi być realistyczna a wszelkie wysiłki należy skupić na osiągnięciu rezultatu, może się zdarzyć, że po ukończeniu programu, projektu lub planu działania ta ambicja nie zostanie spełniona. Niepełne osiągnięcie rezultatu niekoniecznie jest porażką. Ewaluacja programu lub planu działania pozwoli wyciągnąć wnioski o przyczynach, skutkach i sposobach naprawy.

Wskaźnik wyniku

Wskaźnik wyniku opisuje szczegółowy, mierzalny aspekt rezultatu. Wybór jasnego wskaźnika wyniku ułatwia zrozumienie problemu oraz konieczności opracowania określonej polityki.

Wskaźnik osiągnięcia lub produktu

Wskaźnik osiągnięcia lub produktu opisuje fizyczny produkt będący efektem wykorzystania zasobów (środków pieniężnych, czasu, wysiłku) na rzecz konkretnych działań w ramach sformułowanych polityk rozwojowych.

Tab. 1. Przykłady wyznaczania celów, wskaźników rezultatów i produktów

Krok czwarty:

Rozpoznanie zasobów swojego miasta, z uwzględnieniem:

1. ludzi - kapitału społecznego,
2. miejsc i przestrzeni miejskich,
3. finansów,
4. budynków i infrastruktury,
5. wiedzy i doświadczenia,
6. zasobów naturalnych.

To ćwiczenie pozwoli na wymyślenie trafniejszych działań, uwzględniających i wykorzystujących wszystkie lokalne zasoby, zamiast podejmowania prób wymyślenia koła na nowo

Krok piąty:

Planowanie działań i tworzenie "mapy drogowej"

Kiedy we wspólnej pracy Lokalna Grupa zidentyfikowała lokalne problemy, poszczególni interesariusze są zaangażowani w dyskusję oraz określono zestaw celów szczegółowych lub spójną wizją, nadchodzi moment na podjęcie działań, które będą odpowiedzią na przyczyny problemów i pozwolą osiągnąć założone rezultaty. Jednym ze sposobów by członkowie Lokalnej Grupy podjęli wspólną decyzję o koniecznych działaniach jest zastosowanie metody OPERA.

OPERA jest metodą utworzoną w Finlandii i może ona w znaczący sposób podnieść efektywność nawet najprostszego spotkania. Może być ona wdrażana w bardzo małych grupach (5-6 osób), ale jest również efektywnym narzędziem w dużych spotkaniach (ponad 40-50 uczestników). Metoda ta koncentruje energię grupy na danym problemie lub temacie, gromadzi, filtruje i syntetyzuje (w ustrukturyzowany sposób) poszczególne propozycje. Ponadto, metoda łączy systematyczny sposób myślenia z kreatywnym podejściem do rozwiązywania problemów, pozwalając efektywnie wykorzystać wiedzę i doświadczenia uczestników. Technika dyskusji w parach pozwala na zaangażowanie każdego z uczestników, mobilizuje go do przemyśleń i dzielenia się propozycjami i jednocześnie zapobiega zdominowaniu dyskusji przez osoby bardziej ekstrawertyczne.

W jaki sposób wykorzystać tę technikę?

Pierwszy krok polega na identyfikacji kluczowego pytania (tak szczegółowo jak to tylko możliwe) albo tematu lub wyzwania dla którego grupa będzie poszukiwała rozwiązań, np. "jakie są kluczowe tematy, z którymi należy sobie poradzić w kontekście poprawy jakości przestrzeni publicznych w mieście?". W momencie, gdy to pytanie zostanie zidentyfikowane, prowadzący spotkanie prowadzi grupę poprzez poszczególne etapy metody OPERA:

Rezultatem powyższych działań jest wypracowany w formule konsensusu zestaw sugestii dotyczących przyszłych działań. Wówczas ważne jest utworzenie swoistej "mapy drogowej", która pozwoli na uzyskanie odpowiedniego oglądu swoich działań, łącznie z planowanymi rezultatami, celami, kamieniami milowymi, produktami, zasobami ludzkimi, partnerami, harmonogramem, budżetem i wszelkimi innymi przydatnymi informacjami.

Można do tego celu wykorzystać następującą tablicę 'mapy drogowej' do wypełnienia:

Tab. 2. Przykład "mapy drogowej"

Krok szósty:

Komunikowanie planu działania i strategii

Projektowanie strategii komunikującej planu działania dla szerszej publiczności również jest ważnym zadaniem i trzeba je dobrze zaplanować. Możecie zorganizować wydarzenie otwarte dla szerokiej publiczności, w trakcie którego będziecie mogli konsultować dokument z mieszkańcami, informując o jego zapisach. Zależnie od tematu, który został podjęty w danym planie, możecie skoncentrować się na specyficznym audytorium (np. władza zarządzająca, potencjalni fundatorzy, mieszkańcy czy inni interesariusze).

Aby dowiedzieć się więcej na temat przedstawionych powyżej narzędzi i metod, zapraszamy na stronę: http://urbact.eu/capacity-building