Sex steg din offentliga förvaltning bör följa för att skapa en integrerad handlingsplan

Under 24-26 augusti 2016 ägde URBACT Summer University (USU) rum i Rotterdam, Nederländerna. Under evenemanget träffades fler än 380 representanter från 170 Europeiska städer involverade i URBACT-nätverk. Syftet med URBACT Summer University är att träna deltagarna i att skapa en integrerad urban policy genom att använda processhjulet. Johannes Berg på Miljöförvaltningen vid Stockholms stad deltog i URBACT Summer University. Stockholms stad är med i URBACT-nätverket SMARTImpact. "Jag tycker URBACT Summer University var väl värt tiden och jag kommer rekommendera USU till mina kollegor".

Processhjulet används för att ta fram en integrerad urban handlingsplan som kan appliceras på vilken lokal myndighet som helst oavsett om myndigheten är involverad i URBACT eller inte. Processhjulet kan användas för att ta fram en handlingsplan för ett enskilt område, eller för att ta fram en mer omfattande strategi på ett sätt som innebär högt deltagande av relevanta intressenter samt att strategin är tematiskt integrerad. Det kan till exempel innebära att strategin tar ekonomiska, sociala, fysiska och miljömässiga faktorer i beaktning i framtagandet av planen. Den främsta förutsättningen för att den här processen ska lyckas är skapandet av en lokal grupp som består av lokala intressenter (till exempel medborgare, icke-statliga organisationer, lärosäten, den privata sektorn och kommunala tjänstemän) som berörs av lokala utmaningar kopplade till handlingsplanen. Om du arbetar i/för en kommun och du är en koordinator eller en medlem i en lokal grupp kan du använda dig av följande sex steg och verktyg rekommenderade av URBACT-programmet för att skapa din lokala handlingsplan.

Steg ett:

Identifiera din stads problem för att bättre kunna identifiera målen i er handlingsplan: En problemanalys är nödvändig för att säkerställa att den lokala gruppen tacklar rätt problem, en problemformulering som guppen har kommit överens om tillsammans. Det kan verka som en lätt och snabb sak att göra men i verkligheten kan det bli en lång och utmanade process där problem och orsaker till problem kanske inte förstås på samma sätt av alla i gruppen. Tålamod och intensiv dialog är nyckeln till framgång. En väletablerad metod för att definiera och förstå problem, såväl som dess orsaker och effekter är Problemträdet.

Hur du använder problemträdet:

1. Sammanställ alla problem som ni kommer på inom det valda temat (till exempel ungdomsarbetslöshet). Problemen behöver vara väldefinierade. Problemen bör vara existerande problem, inte möjliga problem. Problemet ska vara en existerande negativ situation, inte avsaknaden av en lösning.
2. Identifiera huvudproblemet (som skrivs på trädstammen). Det här steget kanske innebär ett antal försök och några misslyckanden innan ni kommer fram till ett problem.
3. Kom fram till vilka problem som egentligen är orsaker (skriv dem bland trädrötterna) och effekter (skriv dem i trädkronan) av huvudproblemet.
4. Placera orsaker och effekter i en hierarki det vill säga hur de relaterar till varandra, vilken orsak leder till vilken effekt? Att identifiera orsakerna till problemet kan hjälpa er att komma på aktiviteter som kan svara på/motverka orsakerna.

Steg två:

Kartlägg lokala intressenter: Säkerställ att du har med dig alla som har med problemet att göra. Det är viktigt att analysera och kartlägga betydelsefulla och inflytelserika intressenter men det är också viktigt att ha en plan som försäkrar att intressenterna skiftar i betydelse och inflytande ju längre fram i er handlingsplan ni kommer. Olika perspektiv om de olika betydelserna och inflytandet hos intressenter kommer att komma fram under diskussioner. Ett av verktygen som ni kan använda för att kartlägga vilka intressenter som ska vara med i projektet är Kartan över Ekosystemet av intressenter.

Hur du använder kartan:

1. Placera ekosystemskartan (den det ut som ett spindelnät med koncentriska cirklar) på väggen. I varje segment placerar du en sektor som är viktig för er plan, till exempel utbildning, entreprenörskap, eller mobilitet. Det kan också vara sociala policyer, miljö eller ekonomi (människorna, planeten, vinsten).
2. Fundera sedan över nyckelintressenter, vilken sektor de tillhör och hur viktiga de är. Skriv ned dessa på post-its, och klistra fast dem på ekosystemkartan. Placera de viktigaste i centrum och de minst viktiga i utkanten. I mitten ska också medlemmarna av den lokala gruppen befinna sig, och på utkanten finns intressenter som kan vara viktiga, men som inte behöver vara permanenta medlemmar av den lokala gruppen.

Steg tre:

Identifiera ett resultatramverk för att konkretisera de önskade resultaten av handlingsplanen:* Identifiera ”Förändringen ni vill se” genom att identifiera när och hur den ska mätas. Ett resultatramverk innebär att identifiera resultaten redan i början av projektet; vad som kommer att uppnås genom projektet, när det kommer att uppnås och hur det ska mätas. Genom att ha mätbara och tidsmässigt passande mål framför er kommer du och din lokala grupp kunna övervaka era framsteg, justera aktiviteter om det behövs och utvärdera huruvida ni har nått målen eller inte. Resultatramverket har ett antal byggstenar och termer som används för alla europeiska strukturfonder. Om resultatramverket ska användas effektivt är det viktigt att ni förstår termerna:

Interventionslogik:

Interventionslogik är ett sätt att beskriva ett resultatramverk. Det är ett verktyg för att utvärdera ett programs effektivitet eller en handlingsplan. Interventionslogiken ska beskriva hur en intervention/handling leder till förväntade resultat, eller hur resultaten blir efter en handling är gjord. Det kan vara så att resultatet inte var förväntat.
 

Specifikt mål och förväntat resultat:

Det Specifika målet definierar en förändring i en existerande socio-ekonomisk situation som projektet, programmet eller handlingsplanen ska åstadkomma. Det kan beskrivas på följande vis: ”att förbättra”…., ”att minska”…, eller ”att öka”…. En integrerad handlingsplan bör ha ett eller flera specifika mål. Målen ska alltid vara "SMARTa". På engelska står förkortningen SMART för: Specific, Measurable, Achievable, Realistic och Time-bound. Målen ska alltså vara specifika, mätbara, uppnåbara, realistiska och kunna kopplade till en tidsplan. Det specifika målet presenterar det förväntade resultatet av ett program eller handlingsplan. Förändringen som ska ske genom projektet kan till exempel relatera till förändringar i beteende, sociala vanor, institutioner och så vidare.

Det förväntade resultatet är en ambition. Ambitionen måste vara realistisk och alla resurser ska vara dedikerade till att uppnå resultatet. Det kan hända att ambitionen inte uppnås vid slutet av projektet, ett program eller en handlingsplan. Att inte (helt) nå sitt mål är inte nödvändigtvis ett misslyckande. En utvärdering av programmet eller handlingsplanen kommer hjälpa er att dra slutsatser om orsaker, konsekvenser och åtgärder.

Resultatindikator:

Resultatindikatorer är indikatorer som mäter en specifik aspekt av ett resultat som är mätbart. Att välja tydliga resultatindikatorer underlättar förståelsen av problemet och vilket tillvägagångssätt som är nödvändigt för att lösa det.

Aktivitetsindikatorer:

Aktivitetsindikatorerna är en indikator som beskriver den fysiska produkten av att spendera resurser (pengar, tid, engagemang) genom handlingarna/aktiviteterna i projektet.

Steg fyra:

Identifiera alla tillgångar din stad har, inklusive:

• Personer, socialt kapital
• Platser och utrymmen
• Pengar
• Byggnader och infrastruktur
• Kunskap och erfarenheter
• Naturtillgångar

Den här övningen kommer hjälpa dig att komma på bra handlingar som tar tillvara på alla dina lokala tillgångar och resurser, istället för att uppfinna hjulet en gång till.

Steg fem:

Planering av aktiviteter och skapandet av en karta: När du och din lokala grupp har identifierat era lokala problem, intressenter som bör vara involverade i diskussionerna och ni har kommit fram till ett specifikt mål är det dags att komma fram till aktiviteterna. Aktiviteterna ska svara mot orsakerna till problemen och hjälpa er att uppnå ert mål. En metod att använda för att komma fram till vilka aktiviteter ni ska utföra är OPERA-metoden (Opera står för: Own reflection, Pair discussion, Explenations, Ranking, Arranging). OPERA har sitt ursprung i Finland och är en samskapande metod som kan öka effektiviteten i de enklaste av möten. Metoden kan appliceras i väldigt små grupper (5-6 personer), men den kan också vara effektiv att använda i större grupper (40-50 personer). OPERA fokuserar gruppens energi på problemet/utmaningen och samlar upp, filtrerar och skapar förslag på ett strukturerat sätt. OPERA kombinerar ett systemiskt tänkande med en kreativ process för att lösa problem och bidrar därför med att effektivt använda deltagarnas kunskaper och erfarenheter. Under OPERA diskuteras frågor i par vilket engagerar alla deltagare i processen, mobiliserar deras tankar och förslag utan att mer extroverta personer dominerar diskussionen.

Såhär fungerar OPERA:

Resultatet av OPERA är förslag som har arbetats fram tillsammans. Det är viktigt att ni sedan skapar en karta som kan ge er en större bild av vad som behöver göras. Kartan bör inkludera: förväntade resultat, mål, milstolpar, indikatorer, personalbehov, partners, budget och annan viktig information.

Steg sex:

Att kommunicera handlingsplaner och strategier: Att ta fram en kommunikationsstrategi för er handlingsplan för en större publik är också viktigt. Ni kan organisera öppna evenemang för att fråga och informera medborgare. Använd lokalmedia för att kommunicera brett. Beroende på er
handlingsplans fokus så kanske ni kan fokusera på en specifik målgrupp, tillexempel förvaltande myndighet, potentiella finansiärer, medborgare och andra intressenter.

*För mer information om resultatramverket, se URBACTS guide “Applying the results framework to integrated action plans” (2016), http://urbact.eu/sites/default/files/evaluation_guide_usu_final.pdf

Referenser: För att lära dig mer om de här verktygen och metoderna, besök: http://urbact.eu/capacity-building