Przejście od lockdownu do pracy hybrydowej

W ostatnich miesiącach wiele się zmieniło i to bardzo szybko. Dla wielu z nas, przejście na całkowicie zdalne i cyfrowe metody pracy było szybkie i kompleksowe. „Chrzest bojowy” byłby rozsądnym opisem doświadczenia związanego z nagłym zamknięciem biur i szybkim przejściem do pracy zdalnej, często bez odpowiednich warunków czy konfiguracji w domu. Praca na tablecie na desce do prasowania to bynajmniej nie jest idealne home office!

Ta zmiana nie dla wszystkich okazała się łatwa. Wręcz przeciwnie. Mimo to, wielu z nas zmieniło swoje przyzwyczajenia i narzędzia pracy, aby działać wystarczająco (a przynajmniej choć trochę!) efektywnie w tej „nowej rzeczywistości”. Jednak nowa rzeczywistość nie jest trwała, ciągle się zmienia i już teraz staje się “starą” nową rzeczywistością…

Ponieważ obostrzenia łagodnieją, ograniczenia są znoszone, miejsca pracy stają na powrót otworem, a życie towarzyskie wraca do barów i restauracji, a nie do ZOOM i FaceTime, przechodzimy do nowej fazy: fazy „hybrydowej”. Zapowiada się to pod wieloma względami trudniejsze niż czysto cyfrowa faza, którą stopniowo zostawiamy za sobą. W przypadku tego hybrydowego lub „mieszanego” sposobu pracy, zagrożenia i wyzwania są mniej oczywiste, mniej jasne (i nie mówię tu o zagrożeniach dla zdrowia, jakie stwarza wciąż obecny wirus).

Nasze przejście na wirtualne metody pracy, aby ją utrzymać podczas lockdownu, było absolutną koniecznością. Nie mieliśmy w tej kwestii wolnego wyboru. Moglibyśmy pracować zdalnie; albo nie pracować wcale. To był surowy i natychmiastowy wybór, przed którym wielu z nas stanęło. Ci, dla których praca zdalna była możliwa, dostosowali się niemal natychmiastowo. Dla takich jak ja, którzy przez wiele lat pracowali zdalnie z zespołami i przebywali w domu przez dużą część mojego czasu, nie była to wielka zmiana. Ale dla innych, było to zupełnie coś nowego. Jedno wszakże pozostało takie same. Mieliśmy mało możliwości wyboru i mało miejsca na debatę.

Faza hybrydowa zapowiada się znacznie mniej klarownie. Będzie więcej możliwości wyboru, więcej „odcieni szarości” z subiektywnymi odpowiedziami. Wszyscy pracodawcy, którzy zatrudniają osoby w biurach, będą decydować o tym, czy, kiedy i jak wprowadzić ludzi z powrotem do swoich budynków. Poszczególne grupy zawodowe i społeczne będą rozważać, kiedy będą mogły spotkać się razem osobiście, aby wspólnie pracować lub bawić się. Odpowiedzi nie są tak jednoznaczne, jak w całkowitym lockdownie, kiedy trzeba było szybko podejmować decyzję, a często praca zdalna była jedynym wyjściem.

Rzeczywistość ciągłego dystansu społecznego oznacza, że szanse na to, że wszyscy wrócą na swoje miejsce i będą razem przebywać w pomieszczeniach, są na razie niewielkie. Niektórzy będą pracować w biurze; a niektórzy zdalnie. Może się to różnić w zależności od dnia i kontekstu, ponieważ teraz masowo przechodzimy do fazy hybrydowej, w której musimy funkcjonować w modelu mieszanym i łączyć pracę zdalną z pracą na miejscu.

Duża różnica polega na tym, że praca z całkowicie zdalnymi zespołami wymaga tylko jednego zestawu praktyk i interfejsów - wszyscy znajdują się na tej samej (zdalnej!) łodzi. Jednak praca z zespołami i zarządzanie nimi w modelu hybrydowym, z niektórymi osobami obecnymi i niektórymi w trybie zdalnym, wymaga co najmniej dwóch zestawów praktyk: jednego dla tych, którzy są zdalni, a drugiego dla tych, którzy są obecni w miejscu pracy.

Ponadto, jeśli zdalne grupy zmieniają się z dnia na dzień, jak możemy sprawnie zarządzać zmianą? Jeśli pozostaną bez zmian, w jaki sposób zapewnimy równość i integrację w naszych zespołach? Czy osoby, które zawsze pracują w domu, mają mniejszy dostęp do decydentów, a tym samym ryzykują utratę wpływów lub przeoczenie możliwości awansu? A może osoby pracujące w biurze będą mniej produktywne niż osoby pracujące w domu, ponieważ ludzie będą im przeszkadzać? I tak dalej.

Nie są to jednak nowe pytania. Wiele organizacji (zarówno publicznych, jak i prywatnych) od pewnego czasu prowadzi hybrydowe zespoły zdalne i musi stawić czoła tym wyzwaniom (trzeba przyznać, że nie zawsze z powodzeniem). Te osoby, które były przyzwyczajone do fizycznej obecności w miejscu pracy, bez wątpienia będą walczyć z ciągle zmieniającą się grupą pracowników zdalnych, gdy niektórzy mogą być obecni. Ci, którym nie podobały się codzienne dojazdy do pracy i intensywność dużych biur, będą opierać się zbyt szybkiemu powrotowi do fizycznych przestrzeni biurowych. Nie ma jednego wyboru. Ale trwająca sytuacja hybrydowa z pewnością ujawni wewnętrzne sprzeczności i to szybciej niż w przypadku przejścia na model hybrydowy w „normalnych” warunkach (kiedy przynajmniej byłby cel strategiczny i uzasadnienie, a nie tylko wymuszony imperatyw).

Również w spotkaniach facylitowanych / moderowanych, grupy hybrydowe stanowią większe wyzwanie niż format pracy z każdym indywidualnie lub razem, ze wszystkimi w jednym pomieszczeniu. Posiadanie profesjonalnych narzędzi do wideokonferencji i tablic interaktywnych może sprawić, że warsztaty hybrydowe będą równie efektywne jak warsztaty fizyczne, w jednym miejscu. Ale taki zestaw jest drogi i większość z nas nie będzie miała dostępu do tych narzędzi. Jak możemy efektywnie współpracować z grupami hybrydowymi, korzystając np. z narzędzi, które są dostępne na standardowym laptopie?

Jest to możliwe i szybko zauważamy, że niektóre narzędzia do zdalnej współpracy mogą być bardzo skuteczne zarówno online, jak również podczas fizycznego spotkania (na przykład poprzez współdzielenie tablicy online na ścianę i używanie laptopów lub telefonów jako sposobu interakcji, zamiast długopisów i karteczek). To zmiana metod pracy, ale niekoniecznie na gorsze.

Chociaż ten okres był trudny, pokazał nam również nowe możliwości. Rzeczy, których wcześniej „nie dało się zrobić”, zostały osiągnięte. W ciągu tygodni, a nie lat. Dzięki temu, widzimy nowy potencjał jak moglibyśmy pracować w przyszłości.

Musimy teraz pamiętać, aby projektować pod kątem pracy hybrydowej. Warsztaty online, w których niektórzy uczestnicy znajdują się w tym samym pokoju, a niektórzy indywidualnie na zdalnych laptopach, wymagają nieco innych metod niż warsztaty, w których każdy jest indywidualnie zdalny. Interakcja, widoczność, styl interakcji z ludźmi - to wszystko różni się w dwóch różnych kontekstach. Musimy o tym pamiętać i zaprojektować wyraźnie połączenie obu kontekstów.

To samo dotyczy większości prac hybrydowych. W ten sam sposób, w jaki musieliśmy dostosować się do całkowicie zdalnej pracy podczas lockdownu, musimy ponownie dostosować nasze podejście do fazy hybrydowej, jeśli mamy odnieść sukces. Nie wolno nam wracać do pracy, jakbyśmy wszyscy byli z powrotem w biurze. Nie możemy też traktować tej sytuacji tak, jakbyśmy wszyscy nadal byli odizolowani.

Musimy świadomie podchodzić do fazy hybrydowej, zawsze biorąc pod uwagę to, z kim pracujemy i jaki jest obecny kontekst. Musimy mieć świadomość, że kontekst może się zmieniać z dnia na dzień. Mieszane wzorce pracy, lokalne ograniczenia, a również zniesienie ograniczeń z czasem, zmienią charakter naszej pracy hybrydowej.

Musimy to zaplanować i dostosowywać się na bieżąco. Jeśli tego nie zrobimy, ryzykujemy, że będziemy złudnie zadowoleni z tego, że wreszcie wydostaliśmy się z niewygodnej sytuacji związanej z zamknięciem, tylko po to, by przekonać się, że schodzimy z przysłowiowego deszczu prosto pod rynnę.

Samozadowolenie będzie oznaczało, że sparzymy sobie palce na fazie hybrydowej. Ale przy odrobinie przemyślenia i planowania naszych interakcji możemy tego uniknąć. Upewnijmy się, że stąpamy ostrożnie i celowo, wybiegając z deszczu.

Autor blogu: Ian Graham