Integrēts darbības plāns pašvaldībai sešos soļos/ URBACT ieteiktās metodes vietējās grupas darba organizēšanai

Integrēta pilsētu attīstība un iesaistoša darbības plānošana ir URBACT programmas centrālās tēmas.

Vietējām pašvaldībām ,kas iesaistās URBACT tematiskajos tīklos, ir jāizveido URBACT vietējā grupa (turpmāk – vietējā grupa), kurā darbojas ieinteresētās puses gan no pašvaldības struktūrām, gan citas organizācijas, lai kopīgi izstrādātu integrētu darbības plānu vietējo problēmu risināšanai. URBACT tematiskais tīkls ir pašvaldību grupa, kas URBACT projekta ietvaros strādā pie kopīgu problēmu risināšanas savās pilsētās.

Laikā no 2016.gada 24.-26.augustam Roterdamā notika URBACT Vasaras Universitāte, kurā piedalījās vairāk kā 380 dalībnieki no 170 Eiropas pilsētām, kas piedalās URBACT tematiskajos tīklos. Dalībnieki mācījās kā veidot integrētas politikas pilsētu attīstībai izmantojot darbības plānošanas ciklu:

Šajā rakstā sīkāk tiks apskatīti 6 galvenie soļi: 1)Problēmas definēšana; 2)Ieinteresēto pušu analīze; 3)Rezultātu ietvars; 4)Resursu identificēšana;5)Darbības plānošana; 6)Komunikācija

Būtiski, ka visi darbības plānošanas cikla soļi veicami kopā ar vietējo grupu.

Galvenais priekšnosacījums šajā procesā ir vietējās grupas izveide. Vietējā grupā iesaistās ieinteresētās puses (iedzīvotāji, nevalstiskās organizācijas, universitātes, privātā sektora organizācijas, pašvaldības darbinieki u.c.), kas vēlas izstrādājamā plāna ietvaros piedalīties problēmas risināšanā.

Ja Jūs strādājat pašvaldībā un esat vietējās grupas koordinators vai dalībnieks, šeit ir seši soļi, kurus URBACT programma iesaka izmantot izstrādājot vietējās politikas:

1.solis:

Definējiet pilsētas problēmas, lai precīzāk noteiktu sava darbības plāna mērķi!

Problēmas analīze ir nepieciešama, lai pārliecinātos, ka vietējā grupa risina īsto problēmu – to, kura izanalizēta vietējā grupā, un par kuru vienojušās ieinteresētās puses. Varētu domāt, ka problēmas definēšana ir ātri un vienkārši izdarāma lieta, tomēr realitātē tas bieži izvēršas par garu un grūtu procesu, jo ne vienmēr visiem ir līdzīgs viedoklis par problēmām un to cēloņiem. Pacietība un intensīvs dialogs ir pamatā problēmas definēšanas procesam.

Viena no labi pārbaudītām tehnikām problēmu definēšana, kā arī to cēloņu un seku izpratnei ir Problēmu koks:

Veids kā strādāt ar Problēmu koku:
 

1.    Uzrakstiet visas problēmas, kas nāk prātā saistībā ar galveno tēmu (piemēram, jauniešu bezdarbs). Problēmas jānosaka uzmanīgi: tām jābūt reāli eksisējošām, ne iedomātām vai nākotnē iespējamām. Problēma ir reāla negatīva situācija, nevis vienkārši  risinājuma trūkums.

2.    Identificējiet galveno problēmu (kuru rakstīt uz koka stumbra). Var būt nepieciešami vairāki mēģinājumi, kamēr izdodas atrast īsto.

3.    Nosakiet, kuras no problēmām ir galvenās problēmas cēloņi (raksta pie koka saknēm), kuras sekas (raksta koka zaros).

4.    Sakārtojiet cēloņu un seku hierarhiju, tātad, nosakiet kādā veidā viens problēmas cēlonis ved pie cita, un tā uz priekšu.

Problēmas cēloņu noteikšana palīdzēs atrast darbības, kas var veiksmīgāk cīnīties ar problēmu vai likvidēt tās cēloņus.

2.solis:

Izveidojiet ieinteresēto pušu karti, un pārliecinies, ka iekļauti visi cilvēki/organizācijas, kurus uztrauc risināmās problēmas

Ir svarīgi analizēt ieinteresēto pušu nozīmīgumu problēmas risināšanā un ietekmi – tomēr, tikpat svarīgi ir plānot kā galveno ieinteresēto pušu nozīmīgums un ietekme mainīsies darbības plāna izstrādes un īstenošanas laikā. Būs dažādas perspektīves par ieinterresēto pušu relatīvo nozīmīgumu un ietekmi.

Viens no rīkiem, kas var palīdzēt ieinteresēto pušu analīzē, lai noteiktu kuriem vajadzētu piedalīties vietējā grupā ir Ieinteresēto pušu ekosistēmas karte.

Ieinteresēto pušu ekosistēmas karte

Kā to izmantot?:

1.    Pielieciet ekosistēmas karti pie sienas. Tā izskatās pēc zirnekļa tīkla ar daudziem riņķiem. Nosakiet, ka katram segmentam atbilst kāds no sektoriem, kas ir būtisks jūsu plānam, kā piemēram izglītība, uzņēmējdarbība, mobilitāte, mājokļu politika. Kā sektori varētu būt arī sociālā politika, vide, ekonomika (vai - cilvēki, planēta, peļņa – people, planet, profit pieeja). Sektorus var noteikt brīvi, pēc nepieciešamības.

2.    Tad apdomājiet, kas ir galvenās iesaistītās puses, un pie kura sektora tās pieder, un cik svarīgas tās ir. Izmantojot līmlapiņas pajautājiet vietējās grupas dalībniekiem novietot katru ieinteresēto pusi kartē, pārrunājiet un vienojieties par gala novietojumu. Svarīgākie tiek likti centrā, mazāk svarīgie perifērijā. Centrālajā aplī ir vietējās grupas dalībnieki, ārējos apļos ieinteresētās puses, kuras nepieciešams ņemt vērā, bet kurām nav nepieciešams būt par pastāvīgiem vietējās grupas dalībniekiem.

3.solis:

Definējiet darbības plāna sagaidāmo rezultātu ietvaru – “pārmaiņas, kuras gribam īstenot” – kad un kā mēs tās mērīsim?

Rezultātu ietvars nozīmē rezultātu definēšanu jau pašā projekta sākumā, nepieciešams noteikt, kas tieši projekta laikā jāsasniedz, līdz kuram laikam, un kā to mērīt. Sekojot līdzi mērāmiem mērķiem noteiktā laika grafikā vietējā grupa var novērtēt savu progresu, nepieciešamības gadījumā pielāgot veicamās aktivitātes, un novērtēt vai mērķi ir sasniegti vai nē.

Rezultātu ietvaram ir noteiktas sastāvdaļas un galvenie jēdzieni, kas tiek izmantoti visās Strukturālo fondu programmās. Lai efektīvi izmantotu rezultātu ietvaru, ir svarīgi , ka visiem ir vienota izpratne par galvenajiem terminiem:

Intervences loģika

Intervences loģika ir nolasāma no rezultātu ietvara. Rezultātu ietvars ir rīks programmas vai plāna efektivitātes novērtēšanai. Intervences loģika izskaidro kādā veidā plānotās darbības dos ieguldījumu sagaidāmo rezultātu sasniegšanā, vai to rezultātu sasniegšanā, kam vajadzētu parādīties pēc pasākumu īstenošanas, ja rezultāti nav sagaidāmi uzreiz.

Specifiskais mērķis un sagaidāmais rezultāts

Specifiskais mērķis definē pārmaiņas noteiktā sociālekonomiskā situācijā kādu projects, programma vai darbības plāns paredz sasniegt. Mērķi var formulēt dažādi: uzlabot.., samazināt…, vai palielināt.. Integrētam darbības plānam vajadzētu būt vienam vai vairākiem specifiskajiem mērķiem. Mērķiem vienmēr vajadzētu būt SMART – tas ir saīsinājums no angļu valodas vārdiem “Specifisks”, “Mērāms”, “Sasniedzams”, “Reālistisks” un “Ar noteiktu izpildes termiņu”. Specifiskais mērķis parāda programmas vai darbības plāna sagaidāmo rezultātu.Pārmaiņu jēdziens var attiekties arī uz pārmaiņām uzvedībā, paražās, institūcijās utt.

Sagaidāmais rezultāts ir plāna ambīcija. Lai arī ambīcijai jābūt reālistiskai, un rezultāta sasniegšanai jāveltī visas pūles, tomēr pastāv iespēja, ka pēc plāna īstenošanas ambīcija netiek sasniegta. Ja rezultāts netiek pilnībā sasniegts, tas vēl nenozīmē, ka plāns ir neveiksmīgs. Šajā gadījumā nepieciešama arī plāna/programmas novērtēšana, lai izdarītu secināumus par cēloņiem, sekām un labojumiem.

Rezultāta indikators – rezultāta indicators parāda noteiktu, mērāmu rezultāta aspektu. Skaidru rezultātu indikatoru izvēle atvieglo problēmas izpratni un palīdz noteikt nepieciešamo politiku.

Izpildes indikators –darbības indicators parāda fizisko produktu, kas saražots izmantojot resursus (nauda, laiks, darbs) politikas intervences rezultātā.

Tabula 1: Mērķu noteikšanas, rezultātu un darbības indikatoru piemēri

Vairāk informācijas par rezultātu ietvaru pieejama URBACT vadlīnijās  “Applying the results framework to integrated action plans” (2016), kas pieejamas šeit here.

4.solis:

Identificējiet jūsu pilsētas aktīvus, tajā skaitā:  

- Cilvēkus, sociālo kapitālu

-Vietas

-Finanšu resursus

-Ēkas, infrastruktūru

-Zināšanas, pieredzi

-Dabas aktīvus

5.solis:

Darbību plānošana un ceļa kartes izveide

Kad kopā ar vietējo grupu esat identificējuši savas vietējās problēmas, ieinteresētās puses, kuras vajadzētu iesaistīt diskusijās, un esat noteikuši specifisko mērķi vai vīziju, ir laiks domāt par konkrētām darbībām, ar kuru palīdzību novērst problēmas cēloņus un sasniegt savus mērķus.

Viens no veidiem kā vietējās grupas biedri var panākt vienošanos par nepieciešmajām darbībām ir metode OPERA.

OPERA ir Somijā izveidota kopdarba metode, ar kuras palīdzību var uzlabot pat vienkāršāko sanāksmju efektivitāti. Metodi var pielietot gan ļoti mazās grupās (4-6 cilvēki), gan lielās (līdz 50 cilvēkiem). Metode fokusē grupas enerģiju uz risināmo problēmu, palīdz fiksēt, filtrēt un sintezēt priekšlikumus strukturētā veidā. OPERA kombinē sistemātisku domāšanas veidu un radošu procesu problēmu risināšanai, tādā veidā radot priekšnoteikumus lai visefektīvāk pielietotu dalībnieku zināšanas un pieredzi. Ar pāru diskusijas tehnikas palīdzību, metode panāk visu dalībnieku iesaistīšanos procesā, mobilizē viņu domas un priekšlikumus, neļaujot ekstravertajiem dalībniekiem dominēt diskusiju.

Kā to izmantot:

Pirmais solis ir galvenā jautājuma identificēšana, pēc iespējas precīzi formulējot izaicinājumu, kuram grupa meklē risinājumu, piemēram: “Kādas ir galvenās problēmas, kuras jāatrisna, lai uzlabotu sabiedriskās zonas mūsu pilsētā?” Kad galvenais jautājums ir identificēts, grupas moderators vada grupas darbu atbilstoši sekojošiem metodes OPERA soļiem:

Tālāk ir nepieciešams izstrādāt “ceļa karti” vai darbību tabulu, kas jums ļautu redzēt plānoto darbību “lielo bildi”, tai skaitā, sasniedzamos rezultātus, mērķus, starpmērķus, darbību rezultātus, cilvēkresursus, partnerus, laika grafiku, budžetu un citu informāciju, kuru nepieciešams iekļaut plānā.

2.Tabula: Ceļa kartes tabulas piemērs

6.solis:

Darbības plānu un stratēģiju komunicēšana
Bieži nepieciešama arī komunikācijas stratēģija, lai informētu par jūsu darbības plānu plašāku sabiedrību. Šeit var apsvērt sabiedrisku pasākumu organizēšanu, lai konsultētos ar iedzīvotājiem un informētu, vai izmantot vietējos medijus.

Atkarībā no plānā iekļautājiem risināmajiem jautājumiem, var fokusēt informēšanas kampaņu uz notiektu mērķa grupu: vadošo iestādi, potenciālajiem finansētājiem, pilsoņiem un citām iesaistītajām pusēm.

Atsauces: Lai uzzinātu vairāk par šīm metodēm un rīkiem apmeklējiet vietni http://urbact.eu/capacity-building