Šest korakov za pripravo celostnega akcijskega načrta

Med 24. in 26. avgustom 2016 se je na URBACT poletni univerzi v Rotterdamu zbralo več kot 380 predstavnikov 170 evropskih mest, ki so vključena v URBACT omrežja. Učili so se, kako razvijati urbane politike s pomočjo načrtovalskega cikla.

Načrtovalski cikel je uporabno orodje za vsako lokalno upravo (ne glede na to, ali je vključena v URBACT ali ne), ki si želi na vključujoč in celosten način razviti bodisi celostni akcijski načrt na določeno temo ali obsežnejšo strategijo. Celostno pomeni, da upošteva gospodarske, družbene, okoljske in fizične vidike lokalnih izzivov.

Glavna predpostavka za izvedbo procesa je vzpostavitev lokalne skupine, sestavljene iz lokalnih deležnikov (občanov, nevladnih organizacij, univerze, zasebnega sektorja, zaposlenih v občinski upravi), ki jih lokalni problemi ali tema akcijskega načrta zadevajo.

Če ste zaposleni na občini in koordinirate lokalno skupino ali v njej sodelujete, URBACT priporoča, da pri pripravi lokalnih politik sledite tem šestim korakom in uporabite naslednja orodja:

1. korak: Identificirajte probleme in določite cilj svojega akcijskega načrta

Z analizo problema boste zagotovili, da se lokalna skupina ukvarja s pravim problemom, o katerem ste razpravljali z vsemi deležniki in dosegli strinjanje. Čeprav se morda zdi enostavno, gre lahko za dolg in zahteven proces, saj problemov in vzrokov za probleme ne razumejo vedno vsi na enak način. Potrpežljivost in intenzivna razprava sta pri tem koraku ključna.

Uveljavljena tehnika za identifikacijo in razumevanje problemov, njihovih vzrokov in posledic je problemsko drevo.

Kako poteka:

1. Naštejte vse probleme, ki se jih domislite v povezavi z glavno temo (npr. brezposelnost mladih). Probleme določite s previdnostjo: biti morajo dejanski problemi, ne potencialni, izmišljeni ali prihodnji. Problem je obstoječa negativna situacija, ne odsotnost rešitve.
2. Identificirajte »osrednji problem« (ki ga boste zapisali na deblo drevesa). Ta korak lahko vključuje nekaj poskusov. Lahko da boste v razpravi ugotovili, da niste izbrali pravega problema in ga boste nekajkrat spremenili, preden se boste odločili za enega.
3. Odločite se, kateri problemi so »vzroki« (in jih zapišite v korenine) in kateri so »posledice« (in jih zapišite v veje).
4. Oboje, vzroke in posledice, razporedite hierarhično, glede na to, kako so povezani drug z drugim in kateri vodi do katerega.

Iskanje vzrokov za probleme vam bo pomagalo razmišljati o aktivnostih, ki naslavljajo vzroke za probleme oziroma jih odpravljajo.

2. korak: Opredelite lokalne deležnike – prepričajte se, da ste vključili vse, ki jih problem zadeva

Pomembno je analizirati in opredeliti pomen in vpliv deležnikov – prav tako je pomembno imeti načrt aktivnosti, ki zagotavlja, da se pomen in vpliv ključnih deležnikov prilagajata razvoju akcijskega načrta. Pričakujete lahko, da bodo člani lokalne skupine različno ocenjevali pomen in vpliv različnih deležnikov.

Eno od orodij, ki vam lahko pomaga opredeliti deležnike, ki morajo biti vključeni v lokalno skupino, je zemljevid ekosistema deležnikov.  

Zemljevid ekosistema deležnikov

Kako poteka:

1. Pritrdite zemljevid ekosistema (podoben je pajkovi mreži s koncentričnimi krogi) na steno. V vsak segment uvrstite sektor, ki je pomemben za vaš akcijski načrt, kot so npr. izobraževanje, podjetništvo, mobilnost, stanovanja ali pa socialna politika, okolje, gospodarstvo ali ljudje, planet, dobiček itd.
2. Razmislite o ključnih deležnikih, v kateri sektor spadajo in kako pomembni so. Najpomembnejše umestite na sredino, manj pomembne na obrobje. V osrednjem krogu se nahajajo člani lokalne skupine, v zunanjih krogih pa deležniki, ki bi lahko bili pomembni, ampak niso nujno stalni člani lokalne skupine. Pomagajte si s samolepilnimi listki in skupaj s člani lokalne skupine umestite vse deležnike na zemljevid. Razpravljajte o poziciji posameznega deležnika in poskušajte doseči konsenz.

3. korak: Pripravite okvir za rezultate in določite želene rezultate akcijskega načrta – “sprememba, ki jo želite videti” – do kdaj jih želite doseči in kako jih boste merili

Z okvirom za rezultate definirate želene rezultate že na samem začetku projekta – kaj želi projekt doseči, do kdaj in kako boste to merili. Če imate pred očmi merljive in časovno določene cilje, boste skupaj z lokalno skupino lažje spremljali napredek, prilagodili aktivnosti, če bo to potrebno, in ocenili, ali ste dosegli zastavljene cilje ali ne.

Okvir za rezultate je sestavljen iz več delov in ključnih terminov, ki se uporabljajo v vseh programih strukturnih skladov. Za učinkovito uporabo je nujno dobro razumevanje jezika, ki ga uporablja:

Interventna logika (intervention logic)
Interventna logika je način pojasnjevanja okvira za rezultate. To je orodje, s katerim vrednotimo učinkovitost programa ali akcijskega načrta. Z njo razlagamo, kako poseg ali ukrep prispeva k pričakovanim rezultatom; ali rezultatom, ki jih opazimo po izvajanju, če so drugačni, kot smo pričakovali.

Specifični cilj in pričakovani rezultat (specific objective and intended result)
Specifični cilj določa spremembo v določeni obstoječi socio-ekonomski situaciji, ki jo projekt, program ali akcijski načrt namerava doseči. Izrazimo ga lahko na naslednje načine: izboljšati … , zmanjšati …  ali povečati … . Celostni akcijski načrt naj ima enega ali več specifičnih ciljev. Cilji naj bodo vedno SMART (pametni), kar pomeni Specific (specifični), Measurable (merljivi), Achievable (uresničljivi), Relevant (relevantni), in Time-bound (časovno določeni).
Specifični cilj določa pričakovani rezultat programa ali akcijskega načrta. Sprememba je lahko tudi sprememba v vedenju, družbenih praksah, institucijah in podobno.
Pričakovani rezultat je ambicija. Ambicija mora biti realistična in vsa prizadevanja morajo biti usmerjena v doseganje rezultata, vendar je vseeno mogoče, da ob koncu programa ali po izvedbi akcijskega načrta ambicija ni dosežena. Če rezultat ni v celoti dosežen, to ni nujno neuspeh. Evalvacija programa ali akcijskega načrta bo ponudila zaključke o vzrokih, posledicah in rešitvah.

Kazalnik rezultata (result indicator)
Kazalniki rezultata opisujejo specifični vidik rezultata, ki ga je mogoče meriti. Izbor jasnih kazalnikov rezultata omogoča razumevanje problema in politike, ki jo je treba uvesti.

Kazalnik učinka (output indicator)
Kazalniki učinka opisujejo fizični produkt sredstev (denarja, časa, truda), ki so bila porabljena za izvajanje politike.

Tabela 1: Primeri določanja ciljev, rezultatov in kazalnikov učinka

*Več informacij o okviru za rezultate v URBACT priročniku Applying the results framework to integrated action plans (2016), ki je na voljo tukaj.

4. korak: Identificirajte vire v svojem mestu

Identificirajte vire v svojem mestu, kot so:

• Ljudje, socialni kapital
• Kraji in prostori
• Denar
• Zgradbe, infrastruktura
• Znanje, izkušnje
• Naravni viri

Ta naloga vam bo pomagala razmišljati o ustreznejših aktivnostih, saj boste v večji meri upoštevali obstoječe lokalne vire in prednosti.

5. korak: Razvijte aktivnosti in izdelajte časovni načrt

Potem ko ste v lokalni skupini identificirali probleme, opredelili deležnike, ki morajo biti vključeni v razpravo, in določili specifični cilj ali vizijo, je čas, da razvijete aktivnosti, ki bodo odgovorile na vzroke za probleme in pripomogle k doseganju cilja.

Aktivnosti lahko znotraj lokalne skupine oblikujete z uporabo metode OPERA.

Opera je finska soustvarjalna metoda, ki lahko izboljša učinkovitost najbolj enostavnih sestankov. Uporabite jo lahko v zelo majhnih skupinah (5–6 ljudi), učinkovito orodje pa je tudi v večjih skupinah (40–50 udeležencev). Metoda pomaga, da skupina svojo energijo usmeri na problem, s katerim se ukvarja ter zbira, filtrira in združuje predloge na strukturiran način. OPERA kombinira sistematični način razmišljanja s kreativnim procesom reševanja problemov, in tako omogoča učinkovito rabo znanja in izkušenj udeležencev. S tehniko razprav v parih vključuje vse udeležence, mobilizira njihove zamisli in predloge ter preprečuje, da bi ekstravertirani udeleženci prevladovali v razpravi.

Kako poteka:

Prvi korak je določitev vodilnega vprašanja, ki naj bo čim bolj specifično, ali problema oziroma izziva, za katerega iščete rešitev, na primer »Kateri so ključni problemi, s katerimi se je treba spopasti za izboljšanje javnega prostora v mestu?«. Ko je vodilno vprašanje določeno, moderator vodi skupino skozi naslednje stopnje metode OPERA:

Rezultat je soustvarjen set predlogov za aktivnosti, ki ima podporo vseh udeležencev.

Pomembno je, da razvijete časovni načrt ali akcijsko tabelo, kjer imate pred očmi vse glavne informacije o aktivnostih, vključno s pričakovanimi rezultati, cilji, mejniki, učinki, človeškimi viri, partnerji, časovnico, proračunom in drugimi uporabnimi informacijami, ki jih želite vključiti.

Tabela 2: Primer časovnega načrta

6. korak: Komunicirajte o akcijskem načrtu
Priprava strategije komuniciranja o vašem akcijskem načrtu za širšo javnost je prav tako pomemben korak. Organizirate lahko javne dogodke za posvetovanje in informiranje občanov in uporabite svoje lokalne medije za komuniciranje s širšo javnostjo.

Glede na probleme, s katerimi se spopadate v svojem akcijskem načrtu, se boste morda želeli osredotočiti na posamezno ciljno javnost: vaš organ upravljanja, potencialne financerje, občane ali druge deležnike.

Reference: Če želite vedeti več o teh orodjih in metodah, obiščite: http://urbact.eu/capacity-building.