URBACTi näpunäited veebiürituste ja -koosolekute korraldamiseks

URBACTi vahendid sisaldavad:

• „Nipid ja trikid“ dokumenti, mis tutvustab erinevaid digitaalseid töövahendeid ning soovitab laia valikut platvorme, mida katsetada;
• YouTube esitlusloendit, mis sisaldab näiteks videot kümnest nipist veebikoosolekute korraldamiseks ning veebiseminari salvestust virtuaalse kaasamise teemadel.

Tere tulemast virtuaalsesse ellu: asjad toimivad siin teisiti!

Pärast ümberlülitust veebikoosolekutele on ilmselt kõik kogenud, et osalejate keskendumisvõime on lühem, spontaansust on vähem ning ajurünnakuid on raskem ellu viia. Kehakeele lugemine on veebis peaaegu võimatu ning väljalülitatud kaameraga ei saagi aru, kas kolleeg on teisel pool ekraani veel olemas.

Vaatamata sellele jätkavad kõik URBACTi võrgustikud edasist tööd – appi on võetud veebiplatvormid ning katsetatakse uusi viise, kuidas kõiki osapooli jätkuvalt kaasata. Õppimist on olnud kõigile palju. Oluliseks faktoriks on osutunud infrastruktuur, aga ka suhtumine uutesse väljakutsetesse, riskide võtmisesse ja avalikkuse ees katsetamisesse. Kaasas käib ka tehniline kompetents, hoolimata sellest, kui intuitiivsed kõik veebilahendused müügimeeste jutu järgi olema peaksid.

Top 10 nippi veebiüritusteks

1. Fokusseeritud koosolekud ja üritused

Selged eesmärgid teevad ürituse alati paremaks. Eriti oluliseks muutub eesmärkide seadmine veebis, kus inimeste tähelepanu on kiirem hajuma. Koosolekut planeerides ole sisu suhtes kriitiline: kui see pole otseselt eesmärkidega seotud, jäta see välja.

2. Planeeri päevaplaan koos selge ajaplaaniga

Mõistlik on teha kaks päevakorda: tehniline päevaplaan Sulle endale ja korraldavale meeskonnale ning teine osalejatele. Ükskõik, kui hea korraldaja Sa oled, veebiürituste puhul on ka Sul abi vaja. Ideaalsel juhul koosneb korraldusmeeskond vähemalt kolmest inimesest: üks juhib üritust; teine kontrollib, mis toimub kõrvalkanalites (vestlusaken, Q&A küsimuste ja vastuste aken jne); kolmas on tehniline tugi, kes on valmis abistama, kui midagi peaks viltu minema. Ja peaaegu alati midagi läheb …

3. Lühem ajastus - puhkepausidega

Esimeste ürituste puhul tegid paljud meist vea ning kandsid n-ö füüsilise ürituse ajakava üle veebi. Korrektuurid tulid kiirelt, sest tähelepanu ei püsi veebis nii kaua ning inimesed väsivad kiiremini. Tsiteerides Mies van der Rohe’t, „Less is more (vähem on rohkem)“ kui me oleme veebis. 90 minutit on ilmselt maksimum, mida ajaaknana kasutada. Lisaks lühematele sessioonidele tuleb tähelepanu pöörata ka pausidele – ajale, mil osalejad saavad puhata, ennast veidi sirutada ning kohvi võtta. Koosolekud muutuvad kohe oluliselt produktiivsemaks!

4. Ürituse juhtimise meeskonnatöö

Meeskonnatööd sai põgusalt tutvustatud punktis 2. Rollide ja vastutuse kokkuleppimine on kindel edu pant. Vastavalt vajadusele saab ülesandeid muuta ning inimeste ja häälte varieerimine võib anda väga hea tulemuse. Mängida võib ka erinevate tööriistadega – küsitlused, hääletused, viktoriinid … - et hoida meeleolu värskena, üllatada osalejaid ning püüda nende tähelepanu.

„Korraldajana on sul piiratud hulk vahendeid koosoleku juhtimiseks: tunneta meeleolu ja sekku, kui see tundub vajalik. Et mängu juhtida, peab kogu aeg olema teadlik, mis toimub, ning sekkuma, kui midagi kipub vales suunas minema. On täiesti teine tera, kui sul on toetav kolleeg, kes aitab tehniliste probleemidega, korraldab hääletust, vastab kirjalikele küsimustele jne.“  Béla Kézy, TechRevolution Transfer Network.

5. Võta saadaolevatest veebilahendustest maksimum

Viktoriinid ja küsitlused tulid juba teemaks – tegelikult on saadaval lugematul hulgal erinevaid veebilahendusi. Ei tasu unustada, et nendega koos tulevad ka uued funktsioonid – sisu saab hetkega kokku koguda ning salvestada. Lisaks saab luua sessioone, kus osalejad saavad kaasa lüüa just täpselt siis, kui neile sobilik – nn asünkroonsed lahendused.

URBACTi „Nippide ja trikkide juhend“ soovitab erinevaid veebilahendusi, mida URBACTi ürtitustel on kasutatud. Tööriistade rohkus võib olla esialgu heidutav – ainuüksi tahvlifunktsiooni jaoks on olemas MIRO, MURAL, KLAXOON ja JAMBOARD. Endale sobivaim ja mugavaim lahendus tuleb paraku igaühel katsetades üles leida. Baasfunktsioonid on kõigil neil rakendustel tasuta kasutatavad ning enne tasulise versiooni ostmist on mõistlik selgeks teha, milline just kõige paremini Sinu vajadustega ühtib.

6. Kasuta võimalikult palju visuaalseid lahendusi

Nii füüsilises kui virtuaalses ruumis toimuvate kokkusaamiste tähtsaim osa on sisu. URBACT paneb palju rõhku tõhusale loojutustamisele, mille väga oluline osa on head visuaalsed ja publikut kaasavad lahendused. Seetõttu tasub investeerida slaidide mallidesse, kvaliteetsetesse piltidesse ja teistesse mittesõnalistesse vahenditesse. Vahest kaasata meeskonda isegi graafiline illustraator, kes joonistab ülesse olulisimad teemad ja tähelepanekud.

7. Hoogusta arutelu

Füüsiliste koosolekute puhul võivad vaikusepausid olla kandvad ja kasulikud, kuid veebis on vaikusega keerulisem toime tulla. Aeg-ajalt tekkivad tehnilised ebakõlad või esinejate vahelised arusaamatused võivad lõhkuda juba loodud hea atmosfääri.

Veelgi ebameeldivam on kokkukuivav arutelu. Kuigi eelnevalt hoiatasime liigselt kokkupressitud teemade eest, siis korraldaja peaks suutma hoida koosoleku ladusat kulgemist. Juba koosolekut ettevalmistades tasub mõelda, kuidas arutelu elavdada – võibolla kasutada pilte, esemeid ja ootamatuid vihjeid. Kogemuste põhjalt võib öelda, et kuigi tavaliselt ei ole tekstirohkete slaidide kasutamine soovitatav, siis teatud tekstid võivad osutuda väga kasulikuks aidates osalejatel koosoleku kulgu järgida – eriti olukorras, kus esinevad helikvaliteedi probleemid.

8. Hoia tähelepanu kõrgel

Osalejate tähelepanu hoidmine on veebiürituste peamine väljakutse. Väga hästi aitab ootamatute elementide sissetoomine. Lühikesed ja mängulised jäälõhkujad (icebreakers) ning virgutavad ülesanded (energizers) aitavad luua sõbraliku ja mõnusa meeleolu.

„Veebis on osalejad kohal ainult pisipiltidega rääkivatest peadest ja koosoleku atraktiivsust tuleks tõsta roteeruva modereerimisega, üllatuskülalistega ning füüsiliste esemete – näiteks taimeri – kasutamisega lisaaknas.“ François Jegou, juhtekspert, BioCanteens võrgustik

„Kuidas ümberkavandada veebipõhine koostöö? (How to re-design online collaboraation?)“ Avaldaja: Strategicdisgnscenario.net

9. Salvesta üritus

Veebis toimetamine annab võimaluse üritus salvestada, nii et huvilised saavad seda ka hiljem kuulata-vaadata. Sageli on raske ja tüütu salvestatud üritusi otsast lõpuni jälgida – kui on olemas tehniline võimekus, soovitame mõelda lühikese toimetatud video loomisele, mis võtab kokku ürituse tähtsaimad mõtted.

10. Jaga veebiürituse postkaarti

Miks mitte teha osalejatest ekraanipilt (screenshot), et talletada see eriline moment? Jaga neid pilte ka sotsiaalmeedias, et anda teistele teada, et töö ja koostöö jätkuvad.

Mis on URBACTi vahendite kaustas?

Tööriistad on loodud ja kokku pandud, et täita kiirelt tekkinud vajadust ning kindlasti pole need ammendavad. Kõik põhineb URBACTi kogukonna kogemustel – kaks juhteksperti, Sandra Rainero ja Ileana Toscano, lõid need materjalid paljude kolleegide kaasabil.

Põhiliseks on nippide ja trikkide dokument, mis tutvustab tausta, juhendab erinevate digitaalsete tööriistadeni ning pakub katsetamiseks laia valikut veebiplatvorme. Lisaks lõi meeskond ka animatsiooni, video ja veebiseminari.

Kuigi materjalid on loodud peamiselt URBACT võrgustike linnadele ja osalejatele võivad need huvi pakkuda kõigile, kes vahetavad füüsilise keskkonna virtuaalse vastu. Lõppude lõpuks tähendavad kaugtöö ja veebikoosolekud vähem reisimist, vähem kasvuhoonegaase ja õnnelikumat planeeti. Kes saaks sellega mitte nõustuda?