10 συμβουλές για τη χρήση κοινωνικών και περιβαλλοντικών κριτηρίων στις δημόσιες προμήθειες

Στις 20 Μαΐου 2020, με βάση μια προηγούμενη συνεδρία στην πόλη Bistriţa στη Ρουμανία τον Νοέμβριο του 2019, οι πόλεις-εταίροι του δικτύου μεταφοράς, Making Spend Matter, συναντήθηκαν διαδικτυακά για να συζητήσουν για τις βιώσιμες δημόσιες προμήθειες, διερευνώντας τις καλές πρακτικές για κάθε βήμα μιας τυπικής διαδικασίας δημόσιων προμηθειών. Αυτό περιελάμβανε τον προγραμματισμό των προμηθειών και την εξέταση κριτηρίων και προσεγγίσεων που μπορούν να ληφθούν κατά το σχεδιασμό των προδιαγραφών του διαγωνισμού για βιώσιμες προμήθειες.

Το εργαστήριο διερεύνησε όλους αυτούς τους τομείς: από τη διαδικασία πριν από την ανάληψη των προμηθειών, την απόφαση για τη διαδικασία των προμηθειών και τον καθορισμό του αντικειμένου της σύμβασης  ως προς τον τρόπο με τον οποίο η αρμόδια αρχή πρέπει στη συνέχεια να σχεδιάσει τα βιώσιμα κριτήρια για την επιλογή / αποκλεισμό των προσφερόντων, τις τεχνικές προδιαγραφές, τα κριτήρια ανάθεσης και τη διαχείριση συμβάσεων.

Ακολουθούν οι δέκα κορυφαίες συμβουλές που προέκυψαν από το εν λόγω εργαστήριο:

1. Εξετάστε τους στρατηγικούς σκοπούς και τους στόχους της προμήθειας προτού καν αρχίσετε να σκέφτεστε τι να αγοράσετε. Αγοράζετε ένα αγαθό ή χρησιμοποιείτε την αγοραστική σας δύναμη για να διαμορφώσετε την αγορά προμηθευτών προκειμένου να επιτύχετε τους περιβαλλοντικούς και κοινωνικούς σας στόχους; Αντιγράφετε και χρησιμοποιείτε ξανά τα κριτήρια από την προηγούμενη σύμβαση ή συμβουλεύεστε χρήστες της υπηρεσίας για να κατανοήσετε τις πραγματικές ανάγκες και απαιτήσεις για την εν λόγω προμήθεια;
2. Δημιουργήστε μια κατάσταση με αυτά που χρειάζεστε, η οποία θα περιλαμβάνει στόχους βιωσιμότητας, για να παρέχει στον προμηθευτή μια σταθερή βάση πάνω στην οποία θα οικοδομήσει τη διαδικασία προμηθειών. Στη συνέχεια, αυτή η κατάσταση μπορεί να κοινοποιηθεί εσωτερικά και εξωτερικά σε πιθανούς προμηθευτές καθώς βοηθά στον προσδιορισμό της καταλληλότερης προσέγγισης προμηθειών.
3. Συζητήστε με όλους όσοι συμμετέχουν στη διαδικασία προμηθειών. Ενθαρρύνετε τη συμμετοχή όλων των βασικών ενδιαφερομένων που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τις βιώσιμες προμήθειες- από τους κρίσιμους φορείς λήψης αποφάσεων όσο και τους αρμόδιους για τον προϋπολογισμό, καθώς και εκείνους που εμπλέκονται στην καθημερινή εφαρμογή της διαδικασίας προμηθειών.
4. Συνεργαστείτε με προμηθευτές για να μάθετε για τους βιώσιμους σκοπούς και στόχους τους. Οι βιώσιμες προμήθειες θα καθοριστούν από τον τρόπο με τον οποίο η αγορά ανταποκρίνεται στα κριτήρια, οπότε σχεδιάστε εάν και πώς η πόλη θα συνεργαστεί με προμηθευτές και τι θα ζητήσει από αυτούς.
5. Χρησιμοποιήστε κριτήρια επιλογής και αποκλεισμού για να διασφαλίσετε τους πιο βιώσιμους υποψήφιους που θα υποβάλλουν προσφορά. Οι Ευρωπαϊκές Οδηγίες του 2014 περί Δημοσίων Προμηθειών, επιτρέπουν στις αναθέτουσες αρχές τόσο να εξαιρούν τις εταιρείες από την υποβολή προσφορών για μη τήρηση ορισμένων προϋποθέσεων (κριτήρια αποκλεισμού) όσο και να επιλέγουν τις καταλληλότερες εταιρείες για υποβολή προσφορών βάσει τεχνικής ικανότητας και προηγούμενης εμπειρίας με το αντικείμενο της σύμβασης (κριτήρια επιλογής.)
6. Αποφασίστε πώς θα χρησιμοποιήσετε τις τεχνικές προδιαγραφές στην πρόσκληση υποβολής προσφορών: θα τις χρησιμοποιήσετε σε σχέση με την απόδοση ή τις λειτουργικές απαιτήσεις, συμπεριλαμβανομένων των περιβαλλοντικών χαρακτηριστικών;. Σε σχέση με πρότυπα, τυπικές τεχνικές προδιαγραφές ή αναφορές, ή σε συνδυασμό αυτών των προσεγγίσεων;.
7. Δεν χρειάζεται να επανεφεύρετε τον τροχό όταν πρόκειται για βιώσιμα κριτήρια. Υπάρχουν πολλές πηγές κριτηρίων για βιώσιμες προμήθειες, οι οποίες μπορούν να εισαχθούν απευθείας σε έναν διαγωνισμό, χωρίς την ανάγκη μακροχρόνιας έρευνας σχετικά με τα χαρακτηριστικά περιβαλλοντικής απόδοσης και την ανάλυση της αγοράς. Αυτά περιλαμβάνουν τα κριτήρια της ΕΕ για τις Πράσινες Δημόσιες Προμήθειες (ΠΔΣ) σε διάφορα εθνικά ή περιφερειακά κριτήρια, όπως αυτά που είναι διαθέσιμα στη Σουηδία και την Ολλανδία.
8. Σκεφτείτε ποια πρέπει να είναι τα βασικά (ή σημαντικότερα) βιώσιμα κριτήρια για τις προμήθειές σας και, στη συνέχεια, στοχεύστε να ωθήσετε την αγορά πέρα από αυτά.
9. Μην παραβλέπετε τη διαχείριση των συμβάσεων ως μέσο διασφάλισης βιώσιμων προμηθειών. Πολλές από τις επιπτώσεις ή τα οφέλη από βιώσιμες και καινοτόμες προμήθειες-συμβάσεις, μπορούν συχνά να πραγματοποιηθούν μόνο εάν αντικατοπτρίζονται στον τρόπο εκτέλεσης και διαχείρισης μιας σύμβασης. Αυτό μπορεί να μην εμπίπτει στον άμεσο ρόλο εκείνων που έχουν αναθέσει τη σύμβαση, επομένως οι ισχυροί όροι και προϋποθέσεις πρέπει να αφορούν τις συγκεκριμένες πτυχές βιώσιμων προμηθειών μιας σύμβασης.

Οι βιώσιμες προμήθειες είναι μια διαδικασία που δεν μπορεί να διαχωριστεί από όλες τις άλλες πτυχές των προμηθειών. Η ύπαρξη καθορισμένων διαδικασιών για τη σύναψη δημοσίων προμηθειών -συμβάσεων καθιστά ευκολότερη την αποτελεσματική ενσωμάτωση θεμάτων βιωσιμότητας και κάνοντας αυτό, τα περιβαλλοντικά, κοινωνικά και οικονομικά κριτήρια μπορούν να γίνουν αναπόσπαστο κομμάτι της όλης διαδικασίας.