Introduceți ,,Facilitatea": ghidul URBACT pentru facilitarea online

Resursele URBACT conțin:

• un document „Sugestii și sfaturi”, care oferă îndrumări cu privire la instrumentele digitale și se referă la gama de platforme disponibile;
• o listă de redare YouTube care include o animație pentru facilitarea virtuală, 10 sfaturi pentru întâlniri online și un webinar despre facilitarea online.

Bine ați venit la viața online: lucrurile se fac diferit aici!

Dacă viața ta este brusc plină de întâlniri online, vei observa diferențe mari față de ceea ce obișnuiai. Atenția oamenilor este mai scurtă. Spontaneitatea și improvizația sunt mai grele. Citirea limbajului corpului este, ei bine, imposibilă. De fapt, fără o cameră video pornită, nici nu știi dacă ceilalți participanți sunt încă acolo sau nu.

În acest context, rețelele URBACT continuă să funcționeze. Rețelele transnaționale au conceput rapid noi moduri de a-și continua colaborarea, folosind platforme și instrumente online. În orașe, partenerii URBACT experimentează modalități de a menține impulsul și de a susține implicarea părților interesate.

Acest lucru este foarte fluid, deoarece învățăm noi modalități de proiectare și facilitare a sesiunilor. Rolul de facilitare este în schimbare. Facilitator? Avatar? Cunoașteți „facilitatea”!

Pentru noi toți, aceasta a fost o imensă curbă de învățare. Poate că „plaja de învățare” este o descriere mai bună. Unele sunt mai bine plasate pentru a naviga în această tranziție decât altele. O infrastructură bună, de exemplu, este un factor fundamental, un altul este atitudinea; cât de confortabil îți asumi riscuri și experimentezi în public? Și desigur, competența tehnică intră în joc, în ciuda vânzătorilor de IT care subliniază natura intuitivă a produselor lor. (Nu vreau sa dezvolt  mai mult).

Dacă nu sunteți deja nerăbdători, faptul că trebuie să vă proiectați primul set de evenimente online, vă poate da peste cap.

Pentru a vă ajuta cu acest lucru, URBACT și-a prezentat primele 10 sfaturi pentru facilitarea întâlnirilor online.

Top 10 sfaturi de facilitare online

1. Întâlniri și evenimente concentrate

Obiectivele clare fac întotdeauna evenimentele mai bune. Acest lucru este valabil mai ales online, când atenția este mai scăzută. În cadrul sesiunilor de proiectare, fiți stricți cu privire la conținut. Dacă nu este contentrat și direct legat de obiective, evenimentul poate fi sortit eșecului.

2. Proiectați o agendă bine organizată - cu un plan clar legat pe timp.

Da, este evident, dar vei avea nevoie de două agende: una operațională pentru tine și pentru echipă (revenim la ele); și alta pentru participanți. Și oricât de bun este un facilitator, ai nevoie de ajutor pentru sesiuni online. Ai încredere în noi! De fapt, în mod ideal, ai o echipă formată din trei: cineva care conduce facilitarea; un coleg care verifică ce se ocupă de marje (caseta de chat, spațiu pentru întrebări etc.) și un „whiz tech” care poate ajuta când lucrurile nu merg bine, așa cum se întâmplă de multe ori ...

3. Timp mai scurt - cu spațiu pentru a respira

Mulți dintre noi au făcut greșeala inițială de a păstra aceleași durate pentru sesiuni în întâlnirile online. Asta nu a durat mult! Perioada de atenție este mai scurtă, așa cum am menționat. De asemenea, oamenii obosesc mai repede. Pentru a-l cita pe Mies van der Rohe, „Mai puțin este mai mult” (Less is more) atunci când suntem online. 90 de minute este probabil cea mai lungă durată pe care o puteți alege.

Pe lângă sesiunile mai scurte, trebuie să construiți pauze și spațiu pentru ca oamenii să respire, să se întindă și să ia o cafea. Urmăriți cât de productive sunt sesiunile voastre atunci când faceți acest lucru.

4. Ședințe co-facilitate

Am prezentat deja echipa. Acordarea rolurilor și responsabilităților clare este, în mod evident, esențială pentru optimizarea acestor resurse. Și puteți amesteca lucrurile, schimbându-vă între voi pentru a oferi o varietate de voci și personal. Vă puteți juca, de asemenea, cu un amestec de instrumente - sondaje, votare, teste ... - pentru a menține interesul. Oaspeții-surpriză care apar, de asemenea, pot capta atenția oamenilor și pot contribui la distracție.

“În calitate de facilitator, aveți instrumente limitate pentru a coordona întâlnirea, a simți vibrația și a interveni atunci când este necesar - așa că trebuie să fiți în vârful jocului, să fiți conștienți de ceea ce se întâmplă și să interveniți dacă ceva nu merge bine. A avea pe cineva care te sprijină ca facilitator (cu probleme tehnice, gestionarea votului online, tablă etc.) face cu adevărat o imensă diferență. ” Béla Kézy, Rețeau de Transfer TechRevolution.

5. Utilizați la maxim instrumentele disponibile online

Am menționat chestionare și sondaje. De fapt, există o serie nesfârșită de instrumente online disponibile. Și să nu uităm noile funcționalități pe care ni le oferă. Putem captura conținutul instantaneu și înregistra totul. De asemenea, putem proiecta sesiuni care să permită oamenilor să contribuie atunci când le convine, în loc să aibă nevoie de toată lumea disponibilă în același timp. Ceea ce oamenii technicii numesc asincron. Acestea sunt plusuri mari!

Sfaturile noastre vă îndrumă la aprofundarea acestor instrumente, sugerând modul în care practicienii URBACT le pot aplica în activitatea lor. La început, gama de instrumente poate fi intimidantă. Există MIRO, MURAL, KLAXOON și JAMBOARD și sunt doar câteva.

Dacă veți aprofunda pe fiecare dintre acestea, veți găsi probabil unul cu care vă simțiți confortabil. Toate aceste produse vă permit să utilizați gratuit funcțiile de bază. Este bine să „încercați înainte de a cumpăra”, permițându-vă să îl găsiți pe cel care vă funcționează cel mai bine.

6. Maximizați facilitarea vizuală

Conținutul este cel mai important, chiar dacă sesiunile voastre sunt față în față sau online. URBACT subliniază puterea unei povestiri eficiente și utilizarea instrumentelor vizuale pentru a transmite mesajele în mod eficient și pentru a angaja publicul. Acest lucru este poate chiar mai adevărat online decât în ​​setările față în față. Asigurați-vă că investiți în suporturi de prezentare bune, imagini puternice și alte instrumente non-verbale. Poate chiar obțineți un ilustrator grafic pentru a surprinde punctele cheie.

7. Stimulați discuția

Facilitatorii experimentați se simt confortabil cu momentele silențioase în cadrul ședințelor fizice și știu să le folosească bine. Totuși, tăcerea este mai greu de gestionat în sesiunile online. Uneori, bruiajele tehnice sau mici neînțelegeri între difuzoare pot duce la apariția unor blocaje în flux.

Este mai incomod când discuția se stinge. Deși am recomandat să nu „supraambalăm” conținutul, facilitatorul trebuie să se asigure că fluxul și logica sunt coerente. De asemenea, gândiți-vă cu atenție la modalități eficiente de a aduce o contribuție la animare - din nou, poate prin imagini, obiecte și indicii neașteptate.

Experiența a arătat că, deși descurajăm prezentările PowerPoint, unele texte sunt utile pentru a sprijini participanții să urmărească firul - în special dacă există probleme de calitate a sunetului.

8. Păstrați un nivel ridicat de atenție

Menținerea nivelului ridicat de atenție a participanților la întâlnirile online este principala provocare pentru „facilititorii” noștri. Furnizarea de elemente neașteptate în timpul sesiunii poate ajuta la acest lucru. Ședințe scurte jucăușe pentru spargerea gheții și energizarea grupului pot încuraja o atmosferă prietenoasă și relaxată în rândul participanților.

„În cadrul întâlnirilor online, prezența participanților se reduce la capetele de vorbire în miniatură, iar atractivitatea reuniunilor ar trebui să fie îmbunătățită prin moderația rotativă, prin surprinderea invitaților, folosind obiecte fizice precum un cronometru în ferestre suplimentare.” (François Jegou, Expert Lider, BioCanteens). How to re-design online collaboration?, publicat de Strategicdisgnscenario.net

9. Ședințe înregistrate

Întâlnirea online oferă posibilitatea de a înregistra sesiunea, permițând altora să se uite și să asculte ulterior. Adesea, este dificil să urmărești întrunirile înregistrate în întregime. Dacă aveți capacitatea tehnică în casă, gândiți-vă la producerea unui videoclip cu ediții scurte editate ale sesiunii.

10. Distribuie o carte poștală a experienței online

Și de ce nu, faceți o captură de ecran a participanților, în modul online, ca o modalitate bună de a surprinde momentul. Distribuiți-le pe rețelele de socializare pentru a anunța lumea că munca voastră continuă.

Ce se află în caseta de resurse URBACT?

Instrumentele au fost concepute pentru a răspunde unei nevoi urgente și nu am pretinde niciodată că sunt exhaustive. Dar se bazează pe cunoștințele, talentul și experiența comunității noastre URBACT. Doi dintre experții noștri lider, Sandra Rainero și Ileana Toscano, au produs resursele cu sprijinul multor colegi. A fost plăcerea mea să lucrez cu ei în acest sens.

La baza sa se află documentul Sugestii și Sfaturi care explorează contextul, oferă îndrumări cu privire la instrumentele digitale și se referă la gama de platforme disponibile. În plus, echipa a creat alte produse pentru a fi folosite cu grupuri, inclusiv o animație, un pachet de diapozitive și un webinar.

Deși este orientat către rețelele și participanții din orașele URBACT, poate fi de interes și pentru alții în tranziția lor spre lucrul online. La urma urmei, indiferent de ceea ce se întâmplă, mai multă muncă online înseamnă mai puțină călătorie, mai puțin carbon și o planetă mai fericită. Cine ar putea să nu fie de acord cu asta?

Autor: Eddy Adams