Τι πρέπει να σκεφτούν οι οργανισμοί για να συνεργαστούν καλύτερα με τις ΜΜΕ στις δημόσιες συμβάσεις

Πριν από την πανδημία Covid-19 πολλές πόλεις είχαν ήδη ξανασκεφτεί πώς μπορούν να κάνουν τις διαδικασίες δημοσίων συμβάσεων πιο φιλικές προς τις ΜΜΕ. Τον Ιούνιο του 2019, οι πόλεις-εταίροι του δικτύου Making Spend Matter συναντήθηκαν στην Καβάλα για να εξετάσουν τα εμπόδια που ενδέχεται να αντιμετωπίσουν οι ΜΜΕ στις δημόσιες συμβάσεις και τι μπορεί να γίνει για τη δημιουργία πιο υποστηρικτικών οικοσυστημάτων προμηθειών.

Όπως αναφέρεται στο άρθρο Rethinking public procurement for SMEs: Making Spend Matter partners explore why business size does in fact matter τον Ιούνιο του 2019, η επανεξέταση των δημοσίων συμβάσεων για να καταστεί πιο προσιτή στις ΜΜΕ απαιτεί μια κριτική αξιολόγηση των απαιτήσεων και διαδικασιών προμηθειών, παράλληλα με τη δημιουργία μηχανισμών για υποστήριξη της συμμετοχής των ΜΜΕ.

Είναι επίσης απαραίτητο να εξεταστεί ο τρόπος με τον οποίο τα εσωτερικά χαρακτηριστικά των δημόσιων υπηρεσιών, όπως οι δεξιότητες που σχετίζονται με τις δημόσιες συμβάσεις και η οργανωτική νοοτροπία, μπορούν να συμβάλουν στην επιτυχή συνεργασία με τις ΜΜΕ.

Επίσης, ούτε πρέπει να παραβλέπεται η σημασία της επικοινωνίας και της ανταλλαγής μηνυμάτων - τόσο εντός των δημόσιων υπηρεσιών, όσο και μεταξύ των δημοσίων υπηρεσιών και ΜΜΕ.

Τον Φεβρουάριο του 2020, οι πόλεις-εταίροι του δικτύου Making Spend Matter συναντήθηκαν εκ νέου στην Καβάλα για να εξετάσουν αυτά τα ζητήματα σε βάθος.

Δεξιότητες όσον αφορά τη σύναψη Δημοσίων Συμβάσεων

Η διασφάλιση ότι το προσωπικό του Τμήματος Προμηθειών διαθέτει τις απαραίτητες δεξιότητες αποτελεί ουσιαστικό μέρος της βελτίωσης των δημοσίων συμβάσεων. Επιπλέον, η μετάβαση από την προμήθεια ως «λειτουργία παραγγελίας» σε μία λειτουργία με στρατηγικό ρόλο, συχνά με πιο περίπλοκη διαχείριση συμβάσεων, απαιτεί κατάλληλες δεξιότητες. Παρά αυτήν την ικανότητα, η ανάπτυξη και η κατάρτιση πολύ συχνά παραβλέπονται.

Τα μοντέλα ικανοτήτων είναι ένα εργαλείο που έχει χρησιμοποιηθεί σε ατομικό ή / και οργανωτικό επίπεδο για να βοηθήσει στον εντοπισμό των κενών και των περιορισμών που υπάρχουν. Είτε πρόκειται για αυτοαξιολόγηση είτε αξιολόγηση από εξωτερικό συνεργάτη, τα μοντέλα ικανοτήτων μπορούν να συνδεθούν με τη  διαδικτυακή μάθηση ή / και άλλες ευκαιρίες κατάρτισης προκειμένου να δοθεί η δυνατότητα στα άτομα να αναπτύξουν δεξιότητες και να καλύψουν τα κενά των οργανωτικών δεξιοτήτων.

Αλλαγή Νοοτροπίας

Η αλλαγή νοοτροπίας δεν είναι ούτε μία γρήγορη διαδικασία αλλά ούτε και κάτι που μπορεί εύκολα να επιτευχθεί. Παρ 'όλα αυτά, η αλλαγή της αντίληψης για το ρόλο των ΜΜΕ στις δημόσιες υπηρεσίες είναι σημαντική προκειμένου να καταστεί σημαντική η δαπάνη για ισχυρότερες τοπικές οικονομίες και τοπικές κοινότητες.

Η επίτευξη συναίνεσης εντός ενός οργανισμού από βασικό πολιτικό και διοικητικό προσωπικό μπορεί να βοηθήσει στην προώθηση των απαιτούμενων αλλαγών. Κεντρικό στοιχείο της επίτευξης αυτής είναι η αποτελεσματική εσωτερική επικοινωνία προκειμένου να κερδίσει υποστήριξη και να προωθήσει την επιτυχία.

Εσωτερική επικοινωνία

Βλέποντας τις προμήθειες και τη δέσμευση των ΜΜΕ στις δημόσιες συμβάσεις, ως «επένδυση» και όχι ως συναλλαγή αγαθών και υπηρεσιών, μπορεί να απαιτεί σημαντική οργανωτική αλλαγή στη νοοτροπία και την προσέγγιση.

Αυτό δεν αφορά μόνο το προσωπικό προμηθειών αλλά και τη διασφάλιση της ηγεσίας, τόσο του πολιτικού όσο και του διοικητικού προσωπικού, την επίτευξη συναίνεσης εντός της εταιρείας και της υποστήριξης. Κρίσιμο για αυτό είναι ότι η οικονομική, κοινωνική και κοινοτική αξία μιας τέτοιας αλλαγής γίνεται πλήρως κατανοητή σε έναν οργανισμό.

Είναι σημαντικό να εξετάσουμε τι θα πείσει διαφορετικά (εσωτερικά) είδη κοινού - είναι η ευρύτερη οικονομική αξία - ή ο θετικός αντίκτυπος σε άτομα και κοινότητες - ή ένα μείγμα και των δύο; Ο εντοπισμός των πιο αποτελεσματικών και σχετικών μηνυμάτων για διαφορετικά είδη κοινού, και η ενσωμάτωσή τους στα διαθέσιμα στοιχεία και καλές πρακτικές, είναι απαραίτητος  για τη δημιουργία υποστήριξης.

Επικοινωνία με τις ΜΜΕ

Τα μηνύματα είναι επίσης σημαντικά για τις ΜΜΕ.

Τα οικονομικά οφέλη από τη συμμετοχή σε δημόσιες συμβάσεις για ΜΜΕ είναι χωρίς καμία αμφιβολία σημαντικά. Ωστόσο, μια περιορισμένη εστίαση σε αυτά τα οφέλη μπορεί να παραβλέψει τον τρόπο με τον οποίο οι ΜΜΕ μπορούν επίσης να παρακινούνται από άλλους παράγοντες, όπως η συμβολή στην τοπική τους κοινότητα ή οι ευρύτερες κοινωνικές και περιβαλλοντικές επιπτώσεις.

Ταυτόχρονα, τα μηνύματα που στέλνουν οι πόλεις γύρω από το ρόλο και τη συμβολή των ΜΜΕ μπορούν να επηρεάσουν τις απαντήσεις τους. Για παράδειγμα, εάν η συμμετοχή των ΜΜΕ επικεντρώνεται κυρίως στις ΜΜΕ που είναι κάτοχοι συμβολαίων, αυτό μπορεί να δημιουργήσει μια δυναμική αυτοαποκλεισμού για εκείνες τις ΜΜΕ για τις οποίες το να είναι υπεργολάβοι μπορεί να είναι πιο επιθυμητό αποτέλεσμα.

Οι ΜΜΕ δεν είναι μια ομοιογενής ομάδα και η ανάπτυξη μεγαλύτερης κατανόησης όσον αφορά την ποικιλομορφία των ΜΜΕ και τα κίνητρά τους μπορούν να βοηθήσουν στη δημιουργία αποτελεσματικών μηνυμάτων ως προς την αξία που προσδίδουν στις δημόσιες συμβάσεις.

Το να περαστεί το σωστό  «μήνυμα» είναι σαφέστατα σημαντικό, ωστόσο το μήνυμα πρέπει επίσης να φτάσει στις ΜΜΕ. Καμία μεμονωμένη προσέγγιση δεν είναι πιθανό να επικοινωνήσει αποτελεσματικά με ένα ευρύ φάσμα ΜΜΕ από διαφορετικούς τομείς. Οι πόλεις πρέπει να κατανοήσουν ποια εργαλεία επικοινωνίας χρησιμοποιούνται - και από ποιον - και πώς η πόλη μπορεί να τα αξιοποιήσει για να προσεγγίσει  τις ΜΜΕ.

Η αλλαγή χρειάζεται χρόνο

Η δημιουργία ενός θετικού, υποστηρικτικού οικοσυστήματος για τη συμμετοχή των ΜΜΕ στις δημόσιες συμβάσεις απαιτεί χρόνο και δεν πρέπει να παραβλέπεται η καθυστέρηση μεταξύ της πραγματοποίησης αυτών των αλλαγών και της θετικής απόκρισης των ΜΜΕ. Οι ΜΜΕ ενδέχεται να χρειαστούν χρόνο για να ανταποκριθούν στις αλλαγές που έχουν πραγματοποιηθεί και θα χρειαστεί μια συνεχής και συνεπής προσπάθεια συνεργασίας με τις ΜΜΕ.

Η απουσία ταχείας αλλαγής δεν αποτελεί απαραίτητα ένδειξη αποτυχίας. Ωστόσο, η κατανόηση του κατά πόσον η αλλαγή συμβάλλει σε ένα πιο θετικό οικοσύστημα προμηθειών απαιτεί έγκαιρη και αποτελεσματική επικοινωνία με τις ΜΜΕ και τους εκπροσώπους των ΜΜΕ.

Είναι επίσης σημαντικό να αναγνωριστεί ότι ακόμη και μετά από αλλαγές στο οικοσύστημα προμηθειών εντός των πόλεων και κατάλληλη και αποτελεσματική προσέγγιση των ΜΜΕ, δεν θα ενδιαφέρονται ή θα θέλουν όλες οι ΜΜΕ να συμμετάσχουν σε δραστηριότητες δημοσίων συμβάσεων.

Αυτό που είναι σαφές είναι ότι η κατανόηση των ΜΜΕ σε έναν τομέα είναι κρίσιμη. Η αλλαγή των διαδικασιών προμηθειών και ο τρόπος με τον οποίο οι δημόσιες υπηρεσίες συνεργάζονται με τις ΜΜΕ πρέπει να γίνει με την κατανόηση των αναγκών των ΜΜΕ και της ποικιλομορφίας τους. Αυτό πρέπει να είναι το σημείο εκκίνησης για κάθε προσπάθεια στήριξης των ΜΜΕ να συμμετέχουν σε δημόσιες συμβάσεις και να δώσουν αξία στο κόστος.