Το “Switzerland” Room στο Πόρτο, ένας ουδέτερος φυσικός χώρος για την από κοινού ανάλυση των προκλήσεων στην εργασία και την εξεύρεση λύσεων

H πιλοτική λύση του Πόρτο επιτυγχάνει αυτόν τον στόχο: υλοποιείται για τη δημιουργία λύσεων, για την αντιμετώπιση απτών προβλημάτων που αντιμετωπίζουν πολλές Δημοτικές Υπηρεσίες.

Η δημιουργία της διαδικασίας MVP ξεκίνησε με 2 εργαστήρια μεταξύ Ιουλίου και Σεπτεμβρίου 2019. Περιλάμβανε 19 συμμετέχοντες MPV από 2 δημοτικά τμήματα και 6 δοκιμαστές beta από άλλα 6 δημοτικά τμήματα.

Το πρώτο εργαστήριο, που ονομάζεται «Εξερεύνηση» (Exploration), καλύπτει το πρώτο μέρος ενός μοντέλου Διπλού Διαμαντιού που έχει ληφθεί από την προσέγγιση Σχεδιαστική Σκέψη (Design Thinking- (Ανακαλύπτω και Ορίζω)). Ο στόχος αυτής της φάσης ήταν να διερευνήσει και να εντοπίσει προβλήματα και ευκαιρίες και να συλλέξει σχετικές πληροφορίες.

Στο δεύτερο εργαστήριο, με την ονομασία «Συν-δημιουργία», που αντιστοιχεί στα άλλα 2 μέρη στα οποία χωρίζεται το δεύτερο διαμάντι (Ανάπτυξη και Παράδοση), οι συμμετέχοντες έπρεπε να δημιουργήσουν ιδέες και στρατηγικές για τη δημιουργία πρωτοτύπων.

Οι άνθρωποι συμμετείχαν σε μια διαδραστική συνεδρία για την παραγωγή MVP, χρησιμοποιώντας διαφορετικές μεθοδολογίες, όπως επιτραπέζια παιχνίδια (bingo, κάρτες καταιγισμού ιδεών (brainstorming cards) και ούτω καθεξής) που σχεδιάστηκαν από την Porto Digital Association (το πλησιέστερο μέλος της τοπικής ομάδας δράσης): η ιδέα είναι να κάνει κάθε συμμετέχοντα να νιώσει σαν συν-σχεδιαστής για να ενισχύσει τη συμμετοχή του / της.

Η επιτυχημένη λύση της διαδικασίας δημιουργίας που ξεκίνησε με το εργαστήριο ήταν μη ψηφιακή. Η επιλογή βασίστηκε στον αντίκτυπο στην εμπειρία του χρήστη και στην προσπάθεια του οργανισμού να την εφαρμόσει.

Η ακόλουθη φάση συνίστατο στην ανάπτυξη της πιλοτικής λύσης, η οποία μπορεί να ονομαστεί "Switzerland Room”. Είναι ένας ουδέτερος φυσικός χώρος, στρατηγικά τοποθετημένος στα κεντρικά γραφεία του Δήμου, όπου οι δημοτικοί συνάδελφοι μπορούν να συναντηθούν και να συζητήσουν.

Ο στόχος είναι να δημιουργηθούν πρόσωπο-με-πρόσωπο αλληλεπιδράσεις, ένας χώρος όπου θα αναλύονται από κοινού πραγματικές συνεχιζόμενες προκλήσεις στην εργασία, ενώ θα βρίσκουν όλοι μαζί, πιθανές και εφικτές λύσεις. Αυτή η διαδικασία έχει ένα άλλο αποτέλεσμα στους δημοτικούς υπαλλήλους: μπορεί να ενισχύσει τον εσωτερικό διάλογο, την επικοινωνία, την ομαδική εργασία, την εμπλοκή και τα κίνητρα.

Η αίθουσα «Switzerland » εμφανίστηκε επίσημα στα μέλη της Τοπικής Ομάδας Δράσης, στους συμμετέχοντες στο MVP και στους δοκιμαστές beta που ένιωθαν το γεγονός ως σημαντικό σημάδι για την προσωπική και ομαδική συμβολή τους σε όλη τη δουλειά που έχει γίνει μέχρι στιγμής.

Όπως το έθεσε η Αλεξάνδρα Σάντος, συντονίστρια της Τοπικής Ομάδας Δράσης του Πόρτο: «Το MVP είναι αποτέλεσμα μιας στενής και συνεργατικής ομαδικής εργασίας μεταξύ του Δημοτικού Διευθυντή Ανθρώπινου Δυναμικού, των Συντονιστών Έργων της Τοπικής Ομάδας Δράσης , του Porto Digital Association και όλους τους άλλους Δημοτικούς συναδέλφους και μέλη των τοπικών ομάδων δράσεων που έχουν εμπλακεί μέχρι στιγμής. Τα σχόλια όλων των άλλων που συνεργάστηκαν ενεργά με τη βασική ομάδα ήταν εξαιρετικά θετικά και ενθαρρυντικά ».

Το υψηλό επίπεδο ικανοποίησης επιβεβαιώνεται από μια έρευνα που υποβλήθηκε στους συμμετέχοντες σε εργαστήρια και στον ανταγωνισμό για να κατανοήσουν την ικανοποίησή τους σχετικά με τις δραστηριότητες και τη συνολική διαδικασία (εδώ θα βρείτε τα λεπτομερή αποτελέσματα της έρευνας).

Τώρα είναι ώρα για μια πολύ απαιτητική αλλά κρίσιμη φάση του έργου: χρήση, δοκιμή και επανάληψη της πιλοτικής λύσης.

Οι παίκτες που συμμετέχουν στο έργο θα πρέπει να τα εφαρμόσουν και στην πράξη, πράγμα που σημαίνει ότι αρχίζουν να χρησιμοποιούν το “Switzerland Room και έρχονται με εφικτές και χρήσιμες λύσεις, προκειμένου να δουν τα αποτελέσματα να αρχίσουν να παίρνουν σάρκα και οστά.