Making Spend Matter: fazer com que a despesa importe

A rede Making Spend Matter arrancou em abril de 2018. Centrada na questão das aquisições, a rede visa transferir uma metodologia através da qual as cidades possam compreender o impacto dos seus gastos com aquisições e, subsequentemente, influenciar a forma como as decisões de aquisições são tomadas.

Preston tem vindo a realizar “análises de gastos” desde 2013 como parte de um projeto mais amplo designado “Community Wealth Building” (construção de património comunitário). Para saber mais sobre as boas práticas, a metodologia e as expectativas da rede Making Spend Matter, falamos com três pessoas-chave da Câmara Municipal de Preston:

• O vereador Matthew Brown: líder da Câmara Municipal de Preston e o visionário por trás do projeto Community Wealth Building;
• Andrew Ridehalgh: gestor de aquisições da Câmara Municipal de Preston e responsável pela gestão da política, estratégia e práticas associadas com o processo de aquisições; e
• Tamar Reay: coordenador chefe da rede Making Spend Matter e responsável pela revitalização económica na Câmara Municipal de Preston.

O que são aquisições e por que razão são importantes?

A conversa começou com uma questão em torno do que são aquisições e por que razão são importantes. Andrew descreveu as aquisições como sendo as compras que fazemos todos os dias como consumidores: "Os contratos públicos são o processo que utilizamos no governo local para comprar bens, serviços e empreitadas. À semelhança dos consumidores, tomamos decisões com base no preço, qualidade, valores individuais e marca. No entanto, o processo é muito mais complexo – somos regidos por legislação e o processo é frequentemente visto como muito burocrático, técnico e maçador.”

Andrew afirmou que a Câmara Municipal de Preston tinha começado a pensar de forma diferente sobre as aquisições em 2011, como parte de um projeto muito mais amplo concebido para desenvolver uma nova abordagem ao desenvolvimento económico: "Queríamos remover alguma da burocracia associada às aquisições e fazer com que fosse mais fácil para as pequenas empresas apresentar propostas no âmbito de concursos com vista à obtenção de contratos. Também queríamos que os nossos gastos com aquisições proporcionassem o máximo benefício para a nossa economia local e os nossos residentes, promovendo, deste modo, a resolução de desafios sociais e ambientais.”

O calendário dos trabalhos foi importante tanto de uma perspetiva global como local. Conforme explicou o Vereador Brown, Preston tinha sido gravemente afetada pela crise financeira do final da década de 2000 e a abordagem à revitalização económica que o Reino Unido tinha utilizado ao longo dos últimos quarenta anos: "Como parte da nossa abordagem ao investimento interno, estávamos à espera que um grande investidor viesse para Preston e construísse novas instalações destinadas ao retalho, com a subsequente criação de empregos e outras oportunidades económicas. O investidor recuou à última hora e ficámos com uma cidade com uma crescente desigualdade e um número cada vez maior de pessoas a viver na pobreza.”

O que é a "Community Wealth Building” e onde é que as aquisições se encaixam?

O vereador Brown percebeu que o modelo económico global e a abordagem trickle-down ao desenvolvimento económico não estavam a funcionar para a economia de Preston e seus residentes. Animado por uma mudança na liderança política, a Câmara Municipal de Preston começou a pensar de forma diferente sobre a riqueza: "Em vez de procurar atrair riqueza através do investimento interno, começámos a pensar sobre a riqueza que já temos à nossa disposição e em aumentar e aproveitar essa riqueza para o benefício das nossas comunidades.”

Há muita riqueza aqui, grande parte dela propriedade de grandes "instituições âncora” do setor público, privado e social. Tamar explicou que estas instituições eram importantes para as economias locais por cinco motivos: "Gastam muito dinheiro a comprar bens e serviços através de aquisições; criam e mantêm muitos empregos; possuem muitos terrenos e ativos; têm, muitas vezes, um mandato democrático; e é improvável que deixem este lugar".

As "instituições âncora” foram, portanto, vistas como uma componente essencial de Community Wealth Building em Preston. No entanto, como Andrew explicou, a fim de se aproveitar o seu potencial como parte de uma visão mais ampla, era necessário um entendimento quanto ao seu impacto: "Sabíamos que as "instituições âncora” em Preston tinham gasto mais de mil milhões de euros na compra de bens, serviços e empreitadas através de aquisições; nós só não sabíamos para onde foi esse dinheiro, nem o impacto que tinha sobre a nossa economia local e os nosso residentes. Queríamos compreender isso, para que coletivamente pudéssemos mudar os processos e as práticas para aproveitar o potencial das instituições“.

O que é uma "análise de gastos” e como é utilizada para mudar as políticas e as práticas?

A "análise de gastos” é a metodologia que a Câmara Municipal de Preston e outras seis instituições âncora começaram a utilizar em 2013 para criar uma base de conhecimentos e compreender para onde vai a despesa de aquisições. Conforme explicou o Vereador Brown, este foi um importante ponto de partida para a mudança de política: "Começámos a trabalhar com o grupo de reflexão, o Centro de Estratégias para a Economia Local (CEEL) para medir o gasto de aquisições das nossas "instituições âncora”. O CEELS tinha realizado trabalho similar em Manchester e quisemos compreender particularmente o impacto que as nossas "instituições âncora” tiveram sobre a economia de Preston”.

A "análise de gastos” avalia a despesa de aquisições da "instituição âncora” durante um período definido, muitas vezes um exercício financeiro. Andrew explicou que a análise foi realizada em Preston inicialmente para o exercício financeiro de 2012/13: "Avaliámos para onde foram mais de 800 milhões de euros de despesas de aquisições. Analisámos o quanto foi gasto com fornecedores com base nas economias locais de Preston (5%) e Lancashire (39%); examinámos o quanto foi gasto com fornecedores em setores industriais específicos, como a construção; e observámos quanto foi gasto com Pequenas e Médias Empresas (PME)".

A "análise de gastos” deu a Preston uma base de conhecimentos através da qual lhe foi possível adaptar processos e práticas de aquisições e aproveitar mais eficazmente a riqueza. Tamar explicou que foram empreendidas uma série de atividades nos últimos cinco anos para incentivar essa mudança: "Desenvolvemos uma visão comum de instituição âncora para as economias de Preston e Lancashire; também criámos uma base de dados de organizações sedeadas em Preston que podem potencialmente apresentar propostas no âmbito de concursos com vista à obtenção de contratos; e criámos um grupo, onde os profissionais de aquisições podem trabalhar em conjunto para mudar os processos de aquisições.”

Qual foi o impacto e o que é para transferir?

Em 2017, as "instituições âncora” realizaram novamente uma "análise de gastos” para o exercício de 2016/17 de modo a avaliar em que medida é que o seu impacto tinha mudado. Como explica o vereador Brown, a mudança foi significativa: "Apesar das reduções no montante total a ser gasto na compra de bens, serviços e empreitadas através de aquisições, a proporção gasta com fornecedores sedeados em Preston aumentou de 5% para 18% e a proporção gasta com fornecedores sedeados em Lancashire aumentou de 39% para 79%".

Making Spend Matter visa, portanto, transferir a metodologia da "análise de gastos” para outras cidades e suas "instituições âncora” como seu principal objetivo. No entanto, conforme Andrew referiu, o processo de "análise de gastos” é muito mais do que uma ferramenta analítica: "A "análise de gastos” permitiu-nos desenvolver uma base de conhecimentos, mas também nos permitiu trabalhar em conjunto de forma mais eficaz de modo a desenvolver uma visão comum para compreender a base de negócios de Preston e, sobretudo, mudar a cultura de aquisições".

Há, portanto, três coisas a transferir através da rede Making Spend Matter:

• uma metodologia na forma de "análise de gastos”;
• uma forma de desenvolver parcerias e cooperação entre "instituições âncora”;
• uma forma de permitir a mudança económica, social e ambiental local através do processo de aquisições.

Quais são as aspirações da rede Making Spend Matter?

Mudar o processo de contratação pública não é tarefa fácil. As autoridades públicas devem cumprir devidamente com a legislação, tomar decisões com base no custo e na qualidade e de garantir que o processo seja competitivo e sólido. No entanto, estes também são momentos oportunos para utilizar a aquisição como um mecanismo ou alavanca para abordar desafios económicos, sociais e ambientais mais amplos em toda a Europa.

Preston e outras cidades em toda a Europa estão a começar a mudar a forma como abordam as aquisições, mas como Tamar explica, isto deve ser feito tendo em atenção um conjunto de fatores:

• É necessária uma sólida base de conhecimentos com vista a mudar a prática de aquisições - as cidades têm que compreender a sua situação atual;
• É preciso garantir que a mudança nas aquisições é estratégica – esta tem que estar associada às prioridades políticas mais amplas que a sua cidade procura alcançar;
• A mudança nas aquisições requer grandes alterações na cultura e comportamento e tem que ser encarada de forma realista, pois demora tempo - Preston tem estado a trabalhar nisto há mais de cinco anos

Por conseguinte, estes fatores de conhecimento, tempo, estratégia e realismo enquadram as aspirações da rede Making Spend Matter. Como perito de rede para a fase 1, quero ver as nossas seis cidades parceiras a aprenderem sobre as boas práticas, a aplicarem-nas aos seus próprios contextos, a coproduzir um método de transferência que funcione para eles, a nível transnacional e local, e a terem aspirações quanto à forma como podem potencialmente alterar o processo de contratação pública.

Uma palavra final do vereador Brown: "Através do envolvimento com instituições âncora, a análise de gastos e mudanças nas aquisições, estamos a alterar profundamente em Preston a nossa abordagem ao desenvolvimento económico e, simultaneamente, a melhorar a nossa economia e a mudar vidas. Esperamos que, através da rede Making Spend Matter possamos continuar a evoluir e, mais importante, contribuir para a mudança de cultura nas nossas cidades parceiras.”

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Texto da autoria de Matthew Jackson, apresentado a 23 de outubro de 2018