L’importanza del procurement per l’economia delle città

Contesto

Il processo di acquisto di beni e servizi (procurement) è stato storicamente considerato come una grande sfida per i comuni e le altre istituzioni nelle nostre città, specialmente quando è correlato al raggiungimento di benefici economici, sociali e ambientali più ampi. Il processo di procurement può essere visto, e lo è stato, come burocratico, legalmente complesso, isolato dalle altre funzioni dei comuni, difficile da ingaggiare per le piccole e medie imprese, e estremamente competitivo.

Tuttavia questa percezione è in fase di cambiamento: il procurement è improvvisamente visto come una delle leve chiave che le città hanno a disposizione per stimolare lo sviluppo dell’economia locale e per affrontare i problemi sociali ed ambientali. Negli ultimi dieci anni ho continuato a sottolineare l’importanza del procurement  nel contribuire al raggiungimento di risultati più ampi. Non a caso l’amministrazione di Manchester (UK), con la quale ho collaborato negli ultimi otto anni, ha visto aumentare i livelli di spesa per il procurement con le organizzazioni e le imprese di Manchester dal 51,5% nel 2008 al 73,6% nel 2016 (vedi la tabella sotto); il tutto insieme a una serie di benefici più ampi apportati dalla catena d’approvvigionamento.

Aumento di business e organizzazioni, Manchester, Regno Unito, 2008-2016

Ci sono anche elementi sporadici di buone pratiche in Europa.  Ora però stiamo arrivando al procurement come parte integrante della politica tradizionale per l’Agenda Urbana dell’Unione Europea. Infatti il procurement è un tema specifico delle emergenti Urban Innovation Partnership, che attraversa altri aspetti inerenti lo sviluppo economico e la povertà.

Parte di questo mainstreaming del procurement è stato guidato dalla legislazione e in particolare dalle direttive europee del 2014 sul procurement. In precedenza le direttive venivano giustamente elaborate in base all’importanza della conformità, della competitività e del prezzo nei processi di procurement, nelle decisioni e nella consegna di beni e servizi. Ciò persiste nelle nuove direttive, ma è stato significativamente implementato da tre considerazioni fondamentali:

-          In primo luogo le direttive cercano di incoraggiare una maggiore flessibilità nel procurement; ciò racchiude la possibilità di entrare in contatto con potenziali fornitori prima che un bene o un servizio entri nel mercato;

-          In secondo luogo le direttive cercano di migliorare l’impegno delle piccole e medie imprese nel processo di procurement, rendendole più consapevoli delle opportunità, incoraggiandole a candidarsi e, infine, a vincere i contratti;

-          In terzo luogo le direttive incoraggiano attivamente gli acquirenti a considerare come il procurement possa essere usato per raggiungere obiettivi sociali e ambientali più ampi.

Il network Procure

Questa importanza ampiamente assegnata nel dibattito internazionale al procurement ha parzialmente contribuito all’evoluzione del network Procure come parte del programma Urbact III. Guidati dal consiglio comunale di Preston (UK), abbiamo ritenuto che ci fosse una concreta opportunità di pensare a come il processo di procurement potesse essere intrapreso in maniera differente nelle città in modo che i benefici che porta per le economie locali, le imprese e i  residenti possano essere massimizzati.

È importante sottolineare che Procure non è focalizzato esclusivamente sui processi di procurement adottati dai comuni. Il  network e in particolare i local groups di URBACT (ULGs) racchiudono anche istituzioni che possiamo definire “istituzioni ancora” (queste includono le università, le organizzazioni sanitarie, le organizzazioni di edilizia sociale e le grandi imprese). Queste sono organizzazioni che attraversano il settore pubblico, quello commerciale e quello sociale e che: garantiranno un elevato numero di posti di lavoro; investiranno molto nell’acquisto di beni e servizi; e che difficilmente lasciano il territorio per via della loro dimensione o per il fatto che ormai vi sono radicate. Nel corso dei due anni di attività di Procure stiamo incoraggiando le nostre città a capire:

-          Come le direttive europee sul Procurement e il corrispettivo livello legislativo nazionale influenzino il design dei beni e dei servizi e il loro procurement;

-          Dove la loro spesa esistente vada a finire; la misura in cui essa resta nelle loro economie locali, con particolari settori di attività, e con le piccole e medie imprese;

-          Come possano essere innovative in tema di procurement e in particolare come i criteri sociali e ambientali possano essere inseriti nel processo;

-          Come le piccole e medie imprese possano essere coinvolte nel processo e supportate a candidarsi per cogliere le opportunità;

-          Come l’impatto della spesa per il procurement e il suo contributo per risultati più ampi possa essere misurato e monitorato.

Il nostro network tuttavia non è privo di basi di partenza; lo studio di riferimento ha indicato che ciascuna delle città aveva quantomeno avviato il processo verso l’avvio di procedure di procurement; la chiave è massimizzare l’impatto di tale dialogo tra i partner attraverso gli incontri transnazionali, le attività dei local groups di URBACT, e lo sviluppo dei piani d’azione integrati.

Alcuni esempi:

-          Preston (UK) ha calcolato dove va a finire la spesa di procurement delle sue istituzioni ancora in termini geografici e settoriali;

-          Albacete (Spagna) ha iniziato a collegare il procurement alla creazione di posti di lavoro tramite l’inclusione di clausole nei contratti per creare opportunità di lavoro;

-          Almelo (Paesi Bassi) sta lavorando con network di imprese per sviluppare le competenze e le capacità delle piccole e medie imprese con lo scopo di abilitarle a fare offerte per le opportunità di procurement;

-          Koszalin (Polonia) ha  connesso gli obiettivi che si volevano raggiungere tramite il procurement con le priorità della strategia locale di sviluppo;

-          Lublin (Polonia) ha un apposito ufficio e un piano per il procurement che informano i potenziali fornitori sulle prossime opportunità;

-          Candelaria (Spagna)  punta a co-progettare i beni e i servizi con gli abitanti della città tramite panel di comunità prima che un qualsiasi processo di procurement venga intrapreso;

-          La città metropolitana di Bologna (Italia) è stata particolarmente innovativa nel procurement per via tenendo attivamente in considerazione i problemi ecologici, la responsabilità sociale e il ruolo delle piccole e medie imprese nell’ambito delle contrattazioni;

-          Koprivnica (Croazia) sta cercando di incoraggiare le piccole e medie imprese a candidarsi riducendo il numero di quote richieste per i bandi inferiori ai 20.000 euro;

-          Nagykallo (Ungheria) ha coinvolto attivamente il mondo dell’impresa prima di avviare le procedure di appalto per aggiornarli sulle opportunità offerte

-          Distretto 9 di Praga (Repubblica Ceca) pubblicizza tutte le opportunità di procurement sul sito del comune;

-          Satu Mare (Romania) sta realizzando dei raggruppamenti di opportunità di appalto per incoraggiare le piccole imprese a candidarsi.

L’importanza di analizzare la spesa

Punto focale delle attività di Procure finora è stata la regolazione del contesto per i Piani d’azione integrati.  Prima che le città inizino qualsiasi lavoro di massimizzazione dell’impatto del procurement tramite criteri sociali e ambientali e con il coinvolgimento delle piccole e medie imprese, è necessario che comprendano tre fattori contestuali.  In primo luogo devono comprendere il quadro legislativo in cui il piano d’azione si sta sviluppando: questo racchiude leggi a livello europeo e nazionale oltre a politiche a livello locale. In secondo luogo le città devono individuare i modi in cui possono essere innovative nel procurement  e capire cosa possono fare riguardo alle problematiche economiche, sociali e ambientali locali. Hanno bisogno in terzo luogo di capire la loro posizione per quanto concerne la destinazione della spesa. Come sottolineato nel metodo URBACT per la pianificazione delle azioni, fornire prove e dimostrazioni è cruciale per lo sviluppo di qualsiasi strategia. Se le città desiderano seriamente progredire nel modo di affrontare il procurement e vogliono raggiungere maggiori benefici in termini economici, sociali e ambientali a livello locale devono innanzitutto capire la natura attuale della loro spesa e dove questa vada a finire. L’analisi della spesa riesce meglio se affrontata alla fine dell’anno fiscale e i dati esistenti possono essere usati e aggiunti al fine di individuare:

-          La geografia della spesa:  in ciò potrebbero essere interessati alla proporzione dei loro fornitori e la proporzione della loro spesa con le imprese e le organizzazioni che hanno sede entro i confini dei loro comuni, della loro città-regione o regione, o del loro paese. Queste potrebbero essere inoltre interessate alle proporzioni della spesa che fuoriesce dai confini dei loro comuni o città-regioni.

-          I settori di spesa: in ciò potrebbero essere interessate alle dimensioni della spesa verso le organizzazioni nella realizzazione di un settore di comunicazione, o verso i consulenti. Questa può essere a sua volta connessa alle analisi geografiche per identificare i settori in cui va a finire gran parte della spesa nei loro comuni o città-regioni; oppure i settori dove ci sono fuoriuscite dall’economia locale e lacune (settori in cui la spesa locale è molto bassa).

-          La natura della spesa: in ciò potrebbe essere interessate alla dimensione della spesa verso le piccole e medie imprese o le organizzazioni non governative (ONG), per fare degli esempi. Questa può a sua volta essere collegata alle analisi geografiche per identificare la misura in cui i fornitori con sede in comune o città-regione sono piccole e medie imprese o le ONG.

-          Condividere questi dati con gli stakeholder locali seguendo criteri di accessibilità, ad esempio mediante infografiche, aiuta ad aumentare la comprensione dell’impatto della spesa pubblica, e a generare maggiore consapevolezza sul procurement come strumento per raggiungere obiettivi di policy.

Massimizzare i benefici tramite il procurement

Ciascuna delle nostre città partner sta attualmente affrontando il processo di analisi della propria spesa e sta impostando il contesto più ampio per i propri Piani d’azione integrati. Una volta terminata questa fase inizieremo a capire come possono incorporare i criteri sociali nei processi di procurement  e iniziare a massimizzare in modo concreto i benefici tramite quest’ultimo. Ci sono molti modi di fare ciò, e tra questi:

-          Commissionamento: nella progettazione di beni e servizi, le istituzioni ancora possono chiedere ai potenziali fornitori di sviluppare prodotti che possano affrontare determinati obiettivi, come la riduzione del crimine;

-          Procedura di gara: nella procedura di gara le istituzioni ancora possono determinare le percentuali di selezione che saranno assegnate a considerazioni sociali, per esempio il 10% e in seguito interrogare i potenziali fornitori riguardo a questi criteri;

-          Decisioni di gara: nella decisione gli istituti ancora possono essere decisivi nei confronti delle considerazioni sociali;

-          Monitoraggio: le istituzioni ancora possono monitorare la misura in cui i fornitori agiscono nei confronti delle considerazioni sociali.

Le città partner di Procure non sono le uniche che stanno intraprendendo un’opera di promozione dell’importanza del procurement per l’economia delle città, ma il numero deve essere aumentato. Infatti riteniamo che attività progressive di procurement debbano essere in prima linea in tutte le attività di policy in cui i fattori economici, sociali e ambientali sono di fondamentale importanza. Ciò include la realizzazione di progetti di infrastrutture, la spesa delle istituzioni ancora, e la realizzazione di progetti, tra cui i Network di Implementazione URBACT . Questo è potenzialmente uno degli strumenti più potenti, ma forse il meno usato, per raggiungere un approccio integrato.

Nel corso dei due anni di attività del network, miriamo a cambiare le pratiche riguardo il procurement nelle nostre undici città, e a contribuire a esempi e proof of concept con lo scopo di condividere con le altre città. C’è comunque da considerare che il cambiamento di comportamento in tutta Europa prenderà molto più tempo al fine di garantire che l’importanza del procurement per l’economia delle città venga osservata.