InnovaTOr - Todos somos inovadores

Tal como nas boas receitas italianas, os ingredientes simples fazem a diferença. É este o caso do programa Innova.TO de Turim, que envolve os funcionários municipais num exercício sem precedentes para que proponham projetos de inovação suscetíveis de melhorar o desempenho administrativo da cidade através de uma melhor utilização de recursos e capacidades.

A cidade de Turim emprega 10 mil pessoas qualificadas e com boa formação. A razão de ser do Innova.TO é incentivar todos estes trabalhadores a sentirem-se como potenciais inovadores.

Em 2015, foram selecionados dez projetos para serem implementados de entre setenta e um apresentados: um grande êxito para uma ideia nova!

Agora, reconhecido como uma boa prática URBACT, o Innova.TO irá ser transferido para seis outras cidades europeias que decidiram adotar e executar o programa. Turim lidera esta rede de transferência URBACT como detentora da melhor prática, a Metropole Du Grand Paris e Cluj Napoca são já parceiros da fase um e mais cidades irão juntar-se à segunda fase do projeto.

Então, como é que tudo isto nasceu? E como funcionou?

As cidades de toda a Europa enfrentam desafios semelhantes. Um deles é como garantir impacto com a diminuição de recursos. Em vez de contratar dispendiosos consultores externos em complexos processos de gestão de mudança, a ideia do Innova.TO é muito simples: recorrer às pessoas que melhor conhecem a máquina administrativa a partir de dentro e incentivá-las a partilharem ideias que possam ser implementadas sem custos, além do tempo, e ajudar a cidade a melhorar os seus processos e, por conseguinte, aumentar o seu impacto na vida dos cidadãos. Tal como todas as revoluções silenciosas, a ideia nasceu a partir de uma intuição política e da ação de um pequeno grupo de funcionários públicos que se atreveram a fazer a diferença na sua organização. A motivação, afinal de contas, é essencial quando falamos de inovação.

Pouco mais de um ano foi quanto bastou para passar da fase de intuição ao reconhecimento dos melhores projetos. Durante este tempo, uma série de fases tiveram de ser concluídas para assegurar que a implementação do programa decorreria sem problemas e para evitar que potenciais riscos se transformassem num boomerang para a administração, devido às inúmeras variáveis que podiam correr mal neste exercício:

• Assegurar a aceitação política e da administração de topo
• Criar uma equipa interna com um mandato claro
• Envolver todos os departamentos internos relevantes
• Lançar um desafio que pudesse inspirar e convidar à ação
• Promover o desafio e envolver o pessoal a participar de forma ativa
• Gerir expetativas internas e externas
• Selecionar os melhores projetos
• Reconhecê-los num evento público
• Apoiar a sua implementação

Conforme afirma Fabrizio Barbiero, membro da equipa Innova.TO e diretor da rede de projetos: "Havia muito que poderia ter corrido mal, desde logo a falta de participação do pessoal, mas, na altura, todos acreditávamos que um êxito representaria um ponto de viragem para a nossa administração e estabeleceria a base para desenvolvimentos futuros".

Desafio aceite e cumprido

De facto, o programa revelou ser um sucesso: 111 membros do pessoal aceitaram o desafio e propuseram setenta e uma soluções que podem melhorar um leque diversificado de processos internos.

Propostas relacionadas com a melhoria da qualidade dos serviços (19), novos serviços (7), projetos amigos do ambiente (7), desenvolvimento organizacional (16), bem-estar dos funcionários (5), informática (3) e eficiência operacional (14), tendo a plataforma de Internet que aloja o Innova.TO registado mais de 4000 contactos.

Então, por que motivo é que a cidade de Turim precisou de quase três anos para retomar esta ideia e decidir não só levar a cabo uma segunda edição como também aproveitar o potencial da rede URBACT e transferir a prática para outras cidades? Após mais uma eleição política e uma importante reorganização interna, pode adivinhar!

Um novo começo

Mas, foi realmente assim tão bom o final da primeira edição? Provavelmente a implementação dos projetos poderia ter corrido melhor, com a implementação de apenas alguns projetos depois de muito tempo. Existem, claro, muitas razões para isso, incluindo um mandato pouco claro atribuído à equipa interna nesta fase e a inércia da máquina administrativa, lenta em aceitar a mudança e em assumir responsabilidades. Conforme afirma Michele Fatibene, outro membro da equipa Innova.TO, e atual coordenador LSG da rede de transferência: "Só no fim nos apercebemos que, evidentemente, tínhamos subestimado a complexidade de implementar a mudança numa organização complexa, não habituada à mudança e que não gerimos inteiramente as expetativas da administração de topo no início".

Agora, ciente destas armadilhas, Turim tenciona utilizar a oportunidade oferecida pela rede de transferência URBACT InnovaTOr para aproveitar a primeira edição do programa e melhorá-lo, com o objetivo de o relançar e tornar numa característica permanente da forma como a administração local opera e melhora. De facto, a forma como as redes de transferência URBACT funcionam, implica que as cidades cooperem não só na mera transferência das melhores práticas, mas também, que em conjunto, trabalhem para as melhorar e tornar mais robustas. Esta é pois uma oportunidade para Turim potenciar as capacidades e a experiência de seis outras cidades.

Em setembro, todos os parceiros da rede se reuniram e concordaram numa metodologia de transferência e num calendário para a adoção bem-sucedida da boa prática e da sua condução. Claro que a rede está a considerar a possibilidade de algumas readaptações da prática, porque as condições podem ser diferentes de cidade para cidade, sendo a extensão desta readaptação desconhecida atualmente. Embora o estudo da rede de transferência procure avaliar o potencial de transferibilidade de cada cidade participante, na realidade, tal surgirá naturalmente durante a implementação da transferência. Afinal de contas, é essa a beleza de conceber processos em conjunto.

"Estou entusiasmada com as possibilidades que se podem abrir a partir deste programa e muito feliz por participar nesta jornada com outras cidades que também acreditam nesta ideia", afirma Paola Pisano, vereadora da inovação no município de Turim. Os próximos dois anos dirão até onde foi a rede neste percurso.

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Texto da autoria de Fabio Sgaragli, apresentado a 9 de novembro de 2018