Innovatie in werving en selectie. Rotterdam vs. Porto ervaringen

Werving en selectie in het openbaar bestuur kunnen effect hebben op het innovatie proces. In dit artikel vergelijken we twee wervingsmethodes, van Rotterdam, in Nederland en van Porto, in Portugal. Dit wordt gedaan aan de hand van interviews met Ivo Wissink, Programma Manager van Rotterdam, en met Salomé Ferreira, Gemeentelijke Human Resources Directeur van de gemeenteraad van Porto.

Rotterdam heeft een divers team van specialisten binnen verschillende wervingsgebieden, zoals het aannemen, het re-integreren en het voorzien van een loopbaanbegeleiding. De voornaamste prioriteit van het team is “servicepunt capaciteit” dat vraag en aanbod samen probeert te brengen met het menselijk vermogen. Dit kan op veel manieren gedaan worden, bijvoorbeeld door tijdelijk externe kandidaten aan te nemen; door tijdelijke opdrachten beschikbaar te stellen voor geïnteresseerde collega’s; of om een proces voor een open vacature op te starten voor interne of externe werving.

De gemeenteraad van Porto heeft een apart team voor het uitvoeren van de werving en selectie en het beheren van de interne en externe wervingsprocedure voor beschikbare posities. Hiermee kunnen ze de beste werknemers aanbieden voor alle maatschappelijke diensten. De gemeenteraad van Porto wordt geregeld door wettelijke normen, zo wordt er bij de werving en selectie bepalingen van de nationale grondwet, de algemene arbeidswet in publieke functies en een specifiek wettelijk document toegepast (Order No 125-A/2019).

Gegevens gestuurde en waardevrije werving @Rotterdam

Ivo Wissink, Programmamanager Gemeente Rotterdam, benadrukt hun “gegevens gestuurde aanpak”: “Om tot de beste oplossing te komen voor het vraagprobleem is het verwerven van gegevens steeds belangrijker geworden. Elke baanmogelijkheid binnen de Rotterdamse organisatie kan geüpload worden in een digitaal systeem. Met deze database kunnen we van resultaten van voorgaande wervingen leren, zodat we de beste oplossing kunnen inschatten voor de vraagcapaciteit. Dit systeem zal ons ook ondersteunen bij het voorspellen van de toekomstige mobiliteit in onze organisatie en bij het nemen van passende maatregelen. Verder maken we gebruik van externe gegevensbronnen die de externe arbeidsmarkt voor ons in kaart brengen. Dit helpt ons om de haalbaarheid van de aanwerving van elk aangekondigde vacature te bepalen. Zo kijken we naar verschillende criteria, zoals de schaarsheid van de arbeidsmarkt; de beschikbaarheid van de doelgroep (full time/part time); en andere gewenste arbeidsvoorwaarden. Wanneer we besloten hebben dat externe werving onze voorkeur heeft, gebruiken we weer andere hulpmiddelen om te bepalen wat de meest efficiënte en duurzame arbeidsmarktaanpak is. Het is al mogelijk om te voorspellen hoeveel aanmeldingen er nodig zijn om een vacature te vervullen. Op korte termijn verwachten we hiermee de hoeveelheid interviews en de geschatte tijd dat nodig is om iemand aan te nemen te voorspellen. Ondertussen zijn we bezig om meer kennis te krijgen over de ‘kwaliteit van aannemen’. Dit zorgt ervoor dat we niet alleen kwantitatieve informatie over ons proces ontvangen, maar ook de mogelijkheid hebben om de kwaliteit te meten”.

Werkgeversstrategieën van de gemeenteraad van Porto

Salomé Ferreira, Gemeentelijke Human Resources Directeur van de gemeenteraad van Porto benadrukt de merkstrategieën van de gemeenteraad: “Jaarlijks wordt er aan de hand van een strategische planningsperspectief en op basis van missie, doelstellingen, geplande activiteiten en projecten, een managementplan voor het personeel opgebouwd voor alle diensten. Nadat dat geanalyseerd is, wordt er een jaarlijkse wervingsplan ontwikkeld, waarbij het aantal beschikbare posities bij elke dienst, de omschrijving en de toelatingseisen worden vastgesteld. De norm voor publieke werving in Porto is de werving voor huidige behoeftes (gemeenschappelijke mededingingsprocedure). Het kan ook gebruikt worden voor reservegroepen, met het oog op toekomstige werkgelegenheidsbehoeften (voor de vorming van aanwervingsreserves). “Beschikbare posities kunnen worden vervuld door huidige werknemers binnen de publieke sector door interne werving of mobiliteit of door kandidaten op de externe arbeidsmarkt”.

Van arbeidsmarkt communicatie naar marketingwerving in Rotterdam

Ivo Wissink: “Door fragmentatie in de arbeidsmarkt, door toegenomen handelsspecialiteiten, spelen verschillende actieve generaties en het veelzijdig gebruik van sociale media en arbeidsmarktmarketing een belangrijkere rol bij het aanwerven. Nogmaals, gegevens spelen een belangrijke rol. Niet alleen om te voorspellen welke wervingsmarketingstrategie het efficiënts is bij welke doelgroep, maar ook om in een later stadium het effect te meten. Eén van de voornaamste redenen, waarom Rotterdam heeft gekozen om een eigen loopbaanwebsite te starten, is om de relevante data te verwerven. Via de website komen alle activiteiten die gerelateerd zijn aan wervingsmarketing samen en meetbaar”.

Innovatie in werving en selectie in Porto

Salomé Ferreira: “Externe werving vereist altijd de opening van competitie procedures die gepubliceerd zijn in het staatsblad (Diario da Republica); op de Public Employment Pool website en op de Porto City Council website. Open sollicitaties worden niet behandeld. De bovengenoemde websites beschikken informatie over verplichte stappen van alle werving- en selectieprocedures. Aan de ene kant garandeert het transparantie, maar aan de andere kant zorgt het ervoor dat we beperkt zijn om andere wervingsstrategieën te gebruiken, zoals de meer proactieve strategieën of misschien meer geschikte strategieën voor een specifiek profiel ”.

Het Rotterdamse waardevrij (voor)selectie

Ivo Wissink: “De doelstelling van Gemeente Rotterdam is om inclusiever te zijn en daarom zouden de werkende mensen het spiegelbeeld moeten vormen voor de stad. Diversiteit is een belangrijk onderwerp, niet alleen op cultureel gebied, maar ook in leeftijd en geslacht. We hebben de voorkeur naar inclusieve werving en om dit mogelijk te maken is het belangrijk om onze werving- en selectieprocedure zoveel mogelijk waardevrij te maken. Bovendien merken we op dat kennis snel verouderd, door de digitalisering en automatisering bij routinematige banen. Daarom zijn ontwikkelingen in het algemeen lastig te voorspellen en zijn banen waar cognitieve vaardigheden essentieel zijn populair geworden. Als we naar deze trend kijken, geloven we dat we tijdens onze selectieprocedures meer moeten focussen op persoonlijke vaardigheden en motieven en niet zo zeer op educatie, diploma’s en werkervaring. Succes in het verleden is geen garantie tot succes in de toekomst. Deze overtuiging wordt ondersteunt door onderzoeken die de betrouwbaarheid en voorspelbaarheid van een cv als nihil beargumenteren. Terwijl in veel gevallen een goed cv nog steeds bepalend is om te besluiten om de functieprocedure voor te zetten”.

Selectiemethodes van de gemeenteraad van Porto zijn wettelijk vastgesteld

Salomé Ferreira: “Selectiemethodes die gebruikt kunnen worden zijn wettelijk vastgesteld, zowel verplichte en operationele/aanvullende selectiemethodes moeten volgens de loopbaan en arbeidstype toegepast worden, door middel van een vast of geen vast contract. Om methodes vast te stellen die in de selectieprocedures worden gebruikt, worden ook de competenties, het vaardigheidsprofiel en de technische kennis die nodig zijn voor een bepaalde arbeidsplaats in aanmerking genomen. De selectie wordt gedaan door middel van een multimethode om technische kennis en competenties van een specifieke functie te beoordelen en door het profiel te beschrijven bij de wervingsplanning. Verschillende methodes bestaan uit: kennistesten (met als doel om in een praktische of theoretische manier, de technische of professionele kennis dat nodig is te beoordelen); psychologische beoordelingen (met als doel om persoonlijkheidskarakteristieken en gedragscompetenties te beoordelen, door persoonlijkheidsinventarissen, intelligentietesten en psychologische beoordelingsinterviews uit te voeren); curriculum analyses (met als doel om  onderwijs- en beroepskwalificatie te analyseren om de functie te vervullen en om andere elementen, zoals ervaring toe te passen); professionele selectie interviews (met als doel om professionele ervaring, competenties, vaardigheden en gedragsaspecten, zoals communicatie, interpersoonlijke relatie en motivatie te analyseren); medische onderzoeken (met als doel om de fysieke gezondheidsvoorwaarden die vereist worden voor het vervullen van de functies te beoordelen). Voor dezelfde redenen waarom de stappen wettelijk zijn vastgesteld, worden andere selectiemethodes en innovatievere methodes, zoals een telefooninterview, pitch, beoordeling via een spel of gesimuleerde oefeningen, niet geaccepteerd als onderdeel van de selectieprocedure in de publieke sector ”.

Beoordelingsspel in Rotterdam

Ivo Wissink: “Rotterdam heeft besloten om meer hulpmiddelen te gaan gebruiken om waardevrij te selecteren en om ons meer te richten op persoonlijke vaardigheden van de deelnemers. Een goed voorbeeld hiervoor is een beoordelingsspel dat gebaseerd is op neurowetenschap. Met dit spel kunnen we een doelprofiel opmaken, waarbij hoofdvaardigheden in een soort piramide worden gezet. Deelnemers worden uitgenodigd om dit te spelen en worden gekoppeld aan een profiel dat van tevoren vast is gesteld. De eerste resultaten waren veelbelovend. Zo hebben we laatst onze eerste college, waarvan de reden voor uitnodiging gebaseerd was op de score van het beoordelingsspel in plaats van het cv aangenomen”.

Innovatie en werkgeversstrategieën in Porto

Salomé Ferreira: “Ondanks dat we afhankelijk zijn van de wet heeft de gemeenteraad van Porto innovatieve aspecten geïntroduceerd, niet alleen om ons aan te passen op de veranderingen in de arbeidsmarkt en de verschillende generaties, maar ook als reflectie van onze eigen visie en normen, met name innovatie, doorlopend, verbetering en concurrentievermogen. Het werving- en selectieteam bestaat voornamelijk uit psychologen met een expertise in psychologisch beoordelen, zij hebben toegang tot een rijkelijk testbibliotheek. Vervolgens krijgen deze deskundigen training in andere hoofdgebieden, zoals overheidsdienstverlening en bestuursrecht. Het werkgeversmerkprogramma wordt uitgevoerd om het beeld van de gemeenteraad van Porto te illustreren als een modern en innovatief eenheid, om het aantrekkelijker te maken voor talenten en om werkmogelijkheden te promoten. Verder is er een platform voor online werving voor veranderd paradigma ontwikkeld om een nieuwe generatie kandidaten te kunnen aantrekken. Dit platform wordt gebruikt om op een moderne manier te communiceren en om de sollicitatieprocedure gemakkelijker te laten verlopen. Het is volledig online. Het effect van dit hulpmiddel is dat het zich niet beperkt tot de ervaring van de kandidaat. Vervolgens profiteert de werving- en selectieafdeling ook van het platform, waardoor de productiviteit; focus op belangrijkere taken; tevredenheid van de werknemer; efficiëntie en doelgerichtheid; beperken van menselijk falen; ruimte- en papierbesparingen worden toegenomen. Verdere initiatieven van de werkgeversplannen zijn om bijeen te komen op de banenmarkt; om workshops te geven op universiteiten en scholen; om nieuwe partnerrelaties op te stellen met scholingsaanbieders en universiteiten om de competitieve procedures te promoten en om de relatie tussen de studenten en de gemeenteraad van Porto te verbeteren ”.