Een dag in Rotterdam

“Goedemorgen. Wekker uit, opstaan, kinderen uit bed, gevoed en naar school, koffie. Op mijn smartwatch zie ik wat er vandaag op de planning staat. Mijn eerste afspraak is in Rotterdam, maar gelukkig wel pas om half 10. Om 9 uur kom ik aan op de 21^e verdieping. Een klein voorproefje van wat mij vandaag allemaal te wachten staat. Inloggen is makkelijk. Ik voer mijn gebruikersnaam en wachtwoord in om een digitale sleutel op mijn mobiel te ontvangen en deze op mijn laptop in te voeren. De Citrix sessie duurt vandaag wat langer, waardoor ik bijna een minuut moet wachten om te beginnen. In de tussentijd kijk ik snel naar mijn email op mijn mobiel. Ik kom mijn inbox in via een veiligheidsmail. Ik gebruik mijn vingerafdruk snel en makkelijk. Ik zie dat mijn laptop klaar staat.

Outlook laat zien dat ik een artikel voor Innovato-R over flexibel werken, innovatie, etc. moet schrijven. Laat ik dat maar gelijk doen. Ik begin, maar kom niet ver. Voordat ik het weet is het tijd voor mijn eerste afspraak met de nieuwe trainee voor team innovatie. Ze gaat werken aan het oprichten van een pool van ontwerpers in Rotterdam. Dit is voor onze interne collega’s met designervaring (design thinking, service design, lean management) van belang, maar verbindt ook onze kennisinstituten en onderzoekers in de stad.” Onze trainee toont genoeg ambitie en ze is blij met de ruimte die we haar gegeven om aan haar opdracht, die ze voor zichzelf bedacht heeft, te werken.

Onze trainee zit al in de juiste hoek. Ik heb haar contactgegevens van collega’s gegeven waar zij verder mee kon zetten. Ik wens haar succes en kijk weer op mijn smartwatch. Over een uur heb ik mijn volgende afspraak met collega’s van stedelijke ontwikkeling en stedelijk beheer. Goed om te zien dat ik deze ochtend in ‘De Rotterdam’ blijf. Sommige dagen werk ik in alle vier van onze kantoorlocaties. Op Flexwhere, een mobiele app die beschikbare werkplekken aangeeft, zie ik dat er op de 14^e verdieping een bureau vrij is. Aardige collega’s hier die met name van de engineering afdeling zijn. De helft van hen ken ik nog niet. Ik print een aantal documenten uit die ik vanmiddag in het stadhuis nodig heb. Ik pak ze tussen mijn opdrachten op. Met de bedrijfspas, waarmee ik toegang heb tot onze werkplekken, log ik in op een willekeurige printer in Rotterdam en verkrijg precies de documenten die ik nodig heb. Het artikel over Innovato-R waar ik vanochtend aan was begonnen opent precies zoals ik het eerder heb achtergelaten. Ik besluit het af te maken voor mijn volgende afspraak. Ik houd van een uitdaging.”

Er zijn een aantal ontwikkeling die een vrij grote impact hebben gehad in Rotterdam:

- Onze ICT is gecentraliseerd in een gedeeld service centrum voor alle collega’s. Dit gedeelde service centrum ontwikkelde de algemene infrastructuur van de digitale werkomgeving, standaardiseerde onze applicatie laag en maakte Citrix mogelijk (inloggen is mogelijk op welke plek en tijdstip dan ook). We kunnen onze eigen ICT omgeving inkomen vanaf alle beschikbare werkplekken. Het is ook mogelijk om met een laptop, tablet of mobiel op elke willekeurige plek te werken, zolang er een dataconnectie beschikbaar is. Via een app op onze mobiel kunnen we een digitale code aanvragen (een sleutel die ons toegang geeft tot de werkomgeving, tot Citrix).

- Onze accommodaties en het aantal werkplekken zijn verminderd tot 0.6 werkplekken per fulltime werknemer en vaste werkplekken zijn iets van het verleden (geen planten of foto’s op de bureaus. Zelfs onze directeurs zijn ‘flex’). Dit zorgt ervoor dat we niet meer op 60 verschillende locaties werken, maar dat we vier hoofd kantoorlocaties hebben (Stadhuis, Timmerhuis, De Rotterdam en Librijesteeg). Alle collega’s kunnen in elke kantoorlocatie komen met hun bedrijfspassen zodat je met iedereen en waar dan ook kunt werken, indien je dat wil.

- In 2012 is het aantal stadsafdelingen verminderd van twintigplus tot zes clusters (vijf uitvoerende en een ondersteunende). Samen vormen zij het ‘concern Rotterdam’ met één doel en met één huis van functies (HR). Dit zorgt voor baanroulatie van collega’s (zowel horizontaal als verticaal).

- We hebben één centrale afdeling. Operationeel managementbudgets zijn gecentraliseerd. Voor de meeste interne samenwerkingen is een financiële schikking niet meer nodig. Dit zorgt voor samenwerking door de gehele gemeente en helpt de ontwikkeling van interne diensten. Tegelijkertijd creëert dit ook financiële uitdagingen, omdat het voordeel van een cluster kan zorgen voor financiële stress voor een ander cluster. Onze bedrijfsmanagement moet op periodieke basis de financiële balans herzien.

- In 2014 ontstond ons innovationNetwork Rotterdam (iNR). Toentertijd kwamen twintig collega’s bijeen om te praten over uitdagingen en innovaties. Nu kunnen we colleges, workshops en kennissessies organiseren voor meer dan 1600 van onze collega’s in het iNR. Collega’s met een innovatierol, scouts en ondernemers komen samen in dit netwerk. In het algemeen maken zij integraal werken, ontdekken, experimenteren en leren de nieuwe norm. Deze nieuwe norm zal ons nieuwe welgeorganiseerde bureaucratie zowel adaptief als betrouwbaar maken.

“Het heeft mij bijna de hele dag tussen meetings door en achter vier verschillende werkplekken gekost om dit artikel af te schrijven. Ik denk dat veel van onze oplossingen en manieren van werken heb behandeld. Als iets niet duidelijk is, hoop ik dat degenen die dit artikel lezen mij kunnen vinden en om extra informatie kunnen vragen.”

Jochem H. Cooiman, Gemeente van Rotterdam

---

Jochem en John de Ruiter (Projectleider voor innovatie, Rotterdamstad) zullen gastheer zijn in Turijn op 27 november om daar de workshop “Innovatie leiden in lokale besturen: hoe creëer en behoud je verandering door creatieve buurten”, die door de stad Turijn zelf en Open Incet gepromoot is. De workshop zal succesverhalen van de gemeente van Rotterdam delen, alsmede de deelnemers te helpen om deze technieken toe te passen in hun eigen organisatorische context.