Dar sentido às reuniões, o City Centre Doctor explora a arte da facilitação

Muitas reuniões malconduzidas são uma grande barreira para a produtividade. De acordo com um relatório da NESTA, um estudo recente concluiu que, em média, 15% do tempo coletivo das organizações é gasto em reuniões e que os quadros superiores passam dois dias por semana em reuniões com três ou mais colaboradores. Outro estudo concluiu que 49 por cento dos trabalhadores do Reino Unido despendem tempo em reuniões improdutivas e ineficientes todas as semanas.

Há muitas soluções para este problema. Uma delas é reduzir o número de reuniões. É necessário também fazer a seguinte pergunta: “esta reunião é mesmo precisa”? Quando foi pedido aos inovadores urbanos, num recente fórum intitulado Future Cities Catapult, que indicassem formas para romper com os conceitos empresariais, um participante disse simplesmente: “acabar com as reuniões”.

Mas dada a realidade de que no planeamento urbano é necessário juntar frequentemente as partes interessadas locais para coordenar, planear e tomar decisões, uma das melhores opções disponíveis é melhorar a qualidade das reuniões, tendo em atenção a forma como elas são organizadas. O programa URBACT dá uma forte ênfase às abordagens participativas e promove ferramentas e métodos que apoiam a interatividade, a partilha e a aprendizagem. Os coordenadores locais do URBACT têm duas responsabilidades claras nesta matéria.

Primeiro, são responsáveis por organizar reuniões e eventos locais, reunir as partes interessadas e liderar o processo de elaboração de um plano de ação. Segundo, são responsáveis por agir como um veículo de intercâmbio transnacional, certificando-se de que as lições aprendidas com outras cidades são partilhadas e exploradas a nível local. Assim sendo, a participação numa rede URBACT e os eventos de capacitação, como a Universidade de Verão, dão aos parceiros uma oportunidade de experimentar e melhorar no que diz respeito à organização de reuniões locais e à geração de ideias.

Facilitação de Grupos Locais

O projeto City Centre Doctor pediu-me recentemente para dar uma formação aos parceiros da rede sobre facilitação. O objetivo era os Coordenadores dos Grupos Locais obterem um conhecimento partilhado de algumas das competências-chave e de ferramentas de facilitação e de geração de ideias, e sentirem-se mais confiantes a planear e organizar atividades para conduzirem um processo participativo.

Começámos por analisar algumas definições de facilitação:

• O processo de tornar algo fácil ou mais fácil
• Ajudar um grupo a ter reuniões eficientes e inclusivas, a tomar decisões e a agir
• Aproveitar o conhecimento existente, facilitar o surgimento de ideias

Logo nos exercícios iniciais, percebemos que existiam diferentes níveis de experiência no grupo. Quando lhes foi perguntado quais os desafios da facilitação, as respostas foram as que provavelmente serão comuns à maioria dos líderes de projetos. Incluíam:

• como fazer com que as pessoas se sintam valorizadas e que as opiniões delas são bem-vindas
• como encorajar a participação, incluindo a dos participantes que são tímidos ou que não estejam habituados a falar num grupo grande
• como se certificar de que são obtidos resultados
• abrir a mente a novos métodos e ferramentas de condução de reuniões
• saber que ferramenta usar e quando
• como praticar e ir da teoria à prática

Sem surpresas, houve um aceso debate sobre as “pessoas difíceis” que existem em todo o lado. Os participantes falaram sobre as suas experiências com as vozes críticas, que se mostram sempre pessimistas acerca de qualquer iniciativa ou ação e que influenciam o ambiente de uma reunião. Muitos haviam encontrado pessoas dominantes que não deixam os outros participar em pleno. Uma representante de uma cidade quis saber como poderia evitar ficar incomodada com uma pessoa dominante e reduzir a sua participação sem ser mal-educada.

Competências técnicas e pessoais

A análise de algumas das competências-chave e do papel dos facilitadores (como codificado pela Seeds for Change), ajudou-nos a encontrar soluções para estes desafios. Ouvir com atenção as interações numa reunião e parar regularmente para clarificar, resumir e sintetizar ajuda as pessoas a sentir que a voz delas está a ser ouvida e também a manter o foco da reunião, conduzindo à tomada da decisão. Isto significa que o facilitador tem de comunicar claramente, logo de início, os objetivos da reunião, por exemplo, entregando o plano da reunião a todos os participantes, e cumprindo o horário e tarefas estipuladas. Verbalizar e registar pontos de ação à medida que a reunião progride ajuda a obter consensos, especificar obstáculos e tomar decisões.

Quando um facilitador se mantém neutro, sem tomar partido num debate e respeitando todos os participantes, isso leva a que as pessoas se sintam livres para se expressarem, fazendo com que as diferenças no grupo surjam de forma construtiva. Os bons facilitadores fazem uso da assertividade para controlar a reunião e contrariar comportamentos negativos. A linguagem corporal e o tom de voz são importantes neste ponto, por exemplo, fazer gestos com as mãos e virar-se para ou aproximar-se das pessoas para as encorajar a falar e afastar-se daquelas que já falaram. Para lidar com aquelas pessoas que perturbam persistentemente as reuniões, poderá ser boa ideia ter uma conversa em particular antes ou depois das reuniões para perceber qual o problema e para reforçar a ideia que é necessário que todo o grupo participe.

Usar ferramentas como os Seis Chapéus do Pensamento de Edward de Bono (para estimular a encenação de diferentes perspetivas) pode ajudar os participantes que estão presos a uma determinada forma de pensar a serem mais criativos e a olhar para a situação do ponto de vista dos outros. Discussões em grupos mais pequenos ou grupos OPERA podem ajudar aqueles que se sentem menos confiantes em grupos grandes a contribuir com as suas opiniões.

Durante a sessão de formação, falámos sobre as ferramentas que o facilitador pode usar para tentar gerir o “clima emocional” das reuniões, por exemplo, comunicar com os participantes antes da reunião, dar as boas-vindas ao grupo e certificar-se de que o local da reunião é confortável e convidativo. Cumprir o horário e a tarefa estipulados ajuda também a manter um ambiente positivo. Um exemplo de como focar de novo a atenção na reunião após o intervalo para o almoço foi dado pelo City Centre Doctor Lead Partner, que liderou o grupo numa pequena sessão de mindfulness e gentle stretching.

Em última análise, o fator mais importante para o sucesso da facilitação é o planeamento e a preparação. O tempo investido em definir o plano da reunião, pensar quais as ferramentas e métodos a usar, organizar o espaço e equipamentos, dar instruções aos oradores e gerir expetativas dá sempre os seus frutos.

Tarefas múltiplas e co-facilitação

É evidente que os facilitadores assumem múltiplas tarefas. São simultaneamente porteiros, oradores, moderadores, observadores de atmosferas, controladores de tempo e anotadores. É quase impossível fazer tudo isto bem feito sozinho, pelo que uma abordagem em equipa e a co-facilitação pode ser a resposta. O Coordenador Local pode atribuir diferentes tarefas às pessoas na sala, incluindo até, por vezes, as pessoas “difíceis”.

Levar mais longe as aprendizagens

Quando se lhes pediu para refletirem sobre as suas próprias competências, um participante chegou à conclusão que, tendo uma personalidade extrovertida, era muito bom a fazer as pessoas sentirem-se bem-vindas e a manter as reuniões animadas. Mas poderá ter de melhorar a sua capacidade de escuta. Os exercícios de escuta ativa podem ser benéficos e são fáceis de pôr em prática.

Outro participante comentou que, devido aos nossos horários preenchidos, é difícil arranjar tempo para nos prepararmos bem para as reuniões. Disse que no futuro irá tentar desenvolver esse aspeto com os colegas.

No questionário realizado após a formação, os participantes referiram que valorizaram a interação com o grupo, assim como a partilha de experiências e sugestões retiradas das suas próprias realidades. Referiram, ainda, que tinha sido útil identificar os desafios e as necessidades de aprendizagem no início da sessão e dar-lhes resposta em vários pontos da formação, documentando assim algumas das soluções. Ficou a ideia de que aprender fazendo é uma das melhores formas de se tornarem melhores facilitadores, mas existem também muitos recursos disponíveis, como filmes e ferramentas (URBACT Local Support Group Toolkit), que podem ajudar. Todos os parceiros do City Centre Doctor fizeram um exercício de preparação da próxima reunião de grupo local, que agora pode ser posto em prática. Muitos disseram que iriam partilhar também estas dicas com o Grupo de Ação Local e outros projetos, e experimentar novos métodos.

Uma boa facilitação pode fazer com que as reuniões sejam mais agradáveis e produtivas. Pode ajudar a que as partes interessadas se envolvam, encorajar a participação e ajudar os grupos locais a encontrar soluções mais sustentáveis para os desafios urbanos. Desenvolver competências facilitadoras poderá ter um grande impacto na sua eficácia pessoal e profissional, e na qualidade das suas relações no seio de equipas e Grupos Locais. E as boas notícias, como referiu um dos participantes, são que: “Percebi que todos podemos aprender a facilitar e melhorar as nossas competências”. O valor da abordagem participativa apoiada por uma boa facilitação é já há muito reconhecido. Como disse Confúcio em 450 AC: “Diz-me e eu esquecerei. Mostra-me e eu lembrar-me-ei. Deixa-me fazer e eu aprenderei.”

 Sally Kneeshaw

28 setembro 2016