10 CONSIGLI E SUGGERIMENTI PER ORGANIZZARE MEETING ONLINE.

Nell’ambito del nuovo scenario dettato dalla pandemia da Covid-19, molte delle attività progettuali si stanno svolgendo in modalità nuove,  facendo un ricorso maggiore alle tecnologie digitali. In questo contesto, gli esperti URBACT e i coordinatori di ULG hanno la necessità di ridefinire il loro ruolo in una nuova modalità virtuale per la quale vi sono nuove competenze chiave da possedere.

La riflessione rispetto a questi temi è destinata a divenire sempre più importante, poiché pone una questione di lungo periodo che riguarda non solo l’emergenza del Covid-19,  ma anche, più in generale, la rimodulazione delle modalità di cooperazione a distanza sulle quali l’emergenza climatica ci stimola ad interrogarci.

La guida è rivolta ai coordinatori dei gruppi locali URBACT, alle città partner e capofila dei network oltre che agli altri esperti. In particolare, intende offrire elementi utili soprattutto a coloro che stanno iniziando ora ad adottare questa nuova modalità di lavoro digitale che prevede l’organizzazione e l’animazione dei meeting e delle attività dei progetti on-line.

Riportiamo di seguito, in sintesi, 10 consigli utili contenuti nella guida:

• Organizzare meeting molto focalizzati: l’organizzazione delle attività deve essere chiara, devono essere identificati temi specifici (non generici).
• L’agenda dei lavori deve essere ben organizzata. Sono necessarie due agende: una per i partecipanti, una per il team di facilitazione che mostri chi fa cosa.
• Assicurarsi di mantenere tempi brevi: 90 minuti al massimo per una sessione.
• Prevedere la co-facilitazione delle sessioni. Tre figure sono indispensabili: un moderatore, un assistente tecnico e un “reporter”.
• Fare uso degli strumenti che sono disponibili on-line: ad esempio flip-chart, sondaggi, registrazioni etc.
• Utilizzare strumenti di facilitazione visuale: fotografie, infografiche, video, giochi graficamente rappresentati.
• Stimolare una discussione: identificare coloro che sono i contributori chiave.
• Tenere alta l’attenzione: introdurre elementi di sorprese, utilizzare tecniche per sciogliere la tensione e rompere il ghiaccio, etc.
• Registrare le sessioni: dare la possibilità di osservare e ascoltare le sessioni.
• Creare e inviare una postcard dell’esperienza on-line come elemento di “restituzione” anche ex-post dell’evento.

La registrazione completa del webinar è consultabile sul canale youtube di Urbact al seguente indirizzo:

https://www.youtube.com/watch?v=QKoydbDrqgQ&list=PLi7JLNLCQuAI5pkldRSVXo5HZEDZUpSR9&index=3