Τα έξι βήματα που θα πρέπει να ακολουθήσει η τοπική αρχή της πόλης σας για να εκπονήσει ένα Ολοκληρωμένο Σχέδιο Δράσης

Από τις 24 έως τις 26 Αυγούστου 2016, το Θερινό Πανεπιστήμιο του URBACT (URBACT Summer University) που πραγματοποιήθηκε στο Ρότερνταμ συγκέντρωσε περισσότερους από 380 εκπροσώπους από τις 170 ευρωπαϊκές πόλεις που συμμετέχουν στα δίκτυα του URBACT, για να τους εκπαιδεύσει στο πώς να σχεδιάζουν ολοκληρωμένες αστικές πολιτικές χρησιμοποιώντας τον κύκλο σχεδιασμού δράσεων που περιγράφεται παρακάτω:

Αυτός ο πρότυπος κύκλος σχεδιασμού δράσεων βρίσκει εφαρμογή σε όλες τις τοπικές αρχές (είτε αυτές συμμετέχουν στο URBACT είτε όχι) που είναι πρόθυμες να αναπτύξουν ένα ολοκληρωμένο σχέδιο δράσης πάνω σε μια συγκεκριμένη θεματική, ή ακόμη και ένα στρατηγικό σχέδιο δράσης, και αυτό να το κάνουν με έναν συμμετοχικό και ολοκληρωμένο τρόπο (λαμβάνοντας δηλαδή υπόψη τις οικονομικές, κοινωνικές, περιβαλλοντικές και φυσικές διαστάσεις των τοπικών προκλήσεων).

Το κύριο προαπαιτούμενο αυτής της διαδικασίας είναι η δημιουργία μιας Τοπικής Ομάδας, μιας ομάδας τοπικών ενδιαφερόμενων μερών (πολίτες, μη κυβερνητικές οργανώσεις, πανεπιστήμια, ιδιωτικός τομέας, εργαζόμενοι του δήμου) που ενδιαφέρονται για τα τοπικά προβλήματα ή για τη συγκεκριμένη θεματική του σχεδίου δράσης.

Αν εργάζεστε για έναν δήμο και είσαστε συντονιστής ή μέλος μιας Τοπικής Ομάδας Στήριξης, αυτά είναι τα έξι βήματα και εργαλεία τα οποία το πρόγραμμα URBACT σας συμβουλεύει να ακολουθήσετε και να χρησιμοποιήσετε για να σχεδιάσετε τις τοπικές σας πολιτικές:

Βήμα πρώτο:

Προσδιορίστε το πρόβλημα της πόλης σας έτσι ώστε να προσδιορίσετε καλύτερα το στόχο του σχεδίου δράσης σας

Η ανάλυση του προβλήματος είναι απαραίτητη προκειμένου να επιβεβαιωθεί ότι η Τοπική Ομάδα Στήριξης προσπαθεί να αντιμετωπίσει το σωστό πρόβλημα – αυτό που έχει συζητηθεί και συμφωνηθεί με όλους τους εμπλεκόμενους και όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη. Μπορεί κάτι τέτοιο να φαντάζει απλό, εύκολο και γρήγορο να γίνει, όμως στην πραγματικότητα μπορεί να αποτελεί μια μακροχρόνια και απαιτητική διαδικασία, καθώς τα προβλήματα και οι αιτίες τους δεν γίνονται πάντα κατανοητά με τον ίδιο τρόπο από όλους τους εμπλεκόμενους. Η υπομονή και ο εντατικός διάλογος είναι το κλειδί σε αυτή τη διαδικασία.

Μία πολύ καλά εδραιωμένη τεχνική για να προσδιορίζονται και να γίνονται κατανοητά τα προβλήματα μαζί με τις αιτίες και τα αποτελέσματά τους έχει την ονομασία «Δέντρο Προβλήματος (Problem Tree)».

Πώς μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε:

1. Καταγράψτε όλα τα προβλήματα που σας έρχονται στο μυαλό και σχετίζονται με το κυρίως θέμα/ πρόβλημα (π.χ. ανεργία των νέων). Τα προβλήματα πρέπει να αναγνωρίζονται πολύ προσεκτικά: θα πρέπει να είναι υπάρχοντα και αληθινά προβλήματα, όχι πιθανά, φαντασιακά ή μελλοντικά. Το πρόβλημα είναι μία υπάρχουσα αρνητική κατάσταση, και όχι η απουσία μιας λύσης.

2. Αναγνωρίστε ένα «βασικό πρόβλημα» (το οποίο θα γραφτεί στον κορμό του δέντρου). Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει και κάποια διαδικασία δοκιμής και πλάνης προτού καταλήξετε σε κάποιο συγκεκριμένο πρόβλημα.

3. Καθορίστε ποια προβλήματα είναι στην πραγματικότητα «Αιτίες» (γράψτε τα στο επίπεδο των ριζών του δέντρου) και ποια είναι «Αποτελέσματα» (στα κλαδιά).

4. Τοποθετήστε ιεραρχικά τόσο τις Αιτίες όσο και τα Αποτελέσματα, πχ πως οι αιτίες συνδέονται μεταξύ τους, ποια οδηγεί στην άλλη κλπ.

Η αναγνώριση των αιτιών των προβλημάτων θα σας βοηθήσει να σκεφτείτε τις δράσεις που θα ανταποκρίνονται καλύτερα στη λύση τους ή ακόμη περαιτέρω θα εξαλείψουν την αιτία των προβλημάτων.

Bήμα δεύτερο:

Καταγράψτε τους τοπικούς ενδιαφερόμενους και φροντίστε να έχετε στον πίνακα όλους τους ανθρώπους που επηρεάζονται από τα προβλήματα που εξετάζετε

Είναι σημαντικό να αναλύσετε και να καταγράψετε τη βαρύτητα και επιρροή που έχουν οι ενδιαφερόμενοι αυτοί – αλλά είναι το ίδιο σημαντικό να έχετε ένα σχέδιο δράσης που θα διασφαλίσει ότι η βαρύτητα και η επιρροή των ενδιαφερόμενων μερών διαφοροποιείται και προσαρμόζεται ανάλογα, καθώς εξελίσσεται το σχέδιο δράσης. Κι αυτό γιατί κατά τη διάρκεια των εργασιών σας θα ανακύψουν διαφορετικές προοπτικές για τη σχετική βαρύτητα και επιρροή των ενδιαφερομένων.

Ένα από τα εργαλεία που θα μπορέσουν να σας βοηθήσουν να χαρτογραφήσετε τους ενδιαφερόμενους που θα πρέπει να κάθονται γύρω από το τραπέζι της Τοπικής Ομάδας Στήριξης είναι ο Χάρτης Οικοσυστήματος των ενδιαφερομένων (Stakeholders Ecosystem Map).

Πώς να τον χρησιμοποιήσετε:

1. Τοποθετήστε τον Χάρτη Οικοσυστήματος (που μοιάζει με ιστό αράχνης με ομόκεντρους κύκλους) στον τοίχο. Σε κάθε τεταρτημόριο τοποθετήστε έναν τομέα που είναι σημαντικός για το σχέδιό σας, όπως η εκπαίδευση, η επιχειρηματικότητα, η κινητικότητα, η στέγαση. Θα μπορούσε επίσης να είναι η κοινωνική πολιτική, το περιβάλλον, η οικονομία (άνθρωποι, πλανήτης, κέρδος).

2. Έπειτα σκεφτείτε τους βασικούς ενδιαφερόμενους, σε ποιον τομέα ανήκουν και πόσο σημαντικοί είναι. Χρησιμοποιώντας χρωματιστά χαρτάκια (post-its) ζητήστε από τα μέλη της Τοπικής σας Ομάδας να τοποθετήσουν τον κάθε ενδιαφερόμενο πάνω στο χάρτη και να συζητήσουν αλλά και να συμφωνήσουν στη συνέχεια για τη θέση του. Τους πλέον σημαντικούς τους τοποθετείτε στο κέντρο, τους λιγότερο σημαντικούς στην περιφέρεια. Στον κεντρικό κύκλο βρίσκονται τα μέλη της Τοπικής Ομάδας Στήριξης, ενώ στους εξωτερικούς κύκλους βρίσκονται τα ενδιαφερόμενα μέρη που θα μπορούσαν να είναι σημαντικοί μεν παίκτες, αλλά δεν απαιτείται να είναι μόνιμα μέλη της Τοπικής Ομάδας Στήριξης.

Βήμα τρίτο:

Καθορίστε ένα πλαίσιο αποτελεσμάτων για να περιγράψετε τα επιθυμητά αποτελέσματα του σχεδίου δράσης – «την αλλαγή που θέλετε να δείτε» - και καθορίστε επίσης το χρονικό όριο στο οποίο θέλετε να πετύχετε αυτά τα αποτελέσματα αλλά και τον τρόπο με τον οποίο θα μετρηθούν.

Ένα πλαίσιο αποτελεσμάτων περιλαμβάνει τον καθορισμό των επιθυμητών αποτελεσμάτων ήδη από την αρχή της παρέμβασης/του έργου. Το τι ακριβώς δηλαδή αναμένεται να επιτευχθεί μέσω του έργου, έως πότε και πως θα μετρηθεί. Με το να τηρείτε στόχους μετρήσιμους και εντός των χρονοδιαγραμμάτων, εσείς και η Τοπική σας Ομάδα θα μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο, να αναπροσαρμόζετε τις δράσεις αν είναι απαραίτητο, και να εκτιμάτε το αν έχετε φτάσει στον αρχικό σας στόχο ή όχι.

Το πλαίσιο αποτελεσμάτων έχει ένα αριθμό δομικών στοιχείων και όρων κλειδιά που χρησιμοποιούνται επίσης και σε όλα τα υπόλοιπα προγράμματα των Διαρθρωτικών και Επενδυτικών Ταμείων. Προκειμένου να το χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά, είναι απαραίτητο να χτίσετε και να μοιραστείτε μία καλή κατανόηση της κοινής αυτής γλώσσας, όπως φαίνεται παρακάτω:

Λογική της παρέμβασης

Η λογική της παρέμβασης είναι ένας τρόπος περιγραφής του «πλαισίου αποτελεσμάτων». Είναι επίσης ένα εργαλείο για να αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητα ενός προγράμματος ή ενός σχεδίου δράσης. Θα έπρεπε να επεξηγεί τη λογική του πως μια παρέμβαση συνεισφέρει στα επιδιωκόμενα αποτελέσματα ή στα αποτελέσματα που παρατηρούνται έπειτα από την εφαρμογή του σχεδίου, αν αυτά διαφέρουν από εκείνα που αρχικά επιδιώκονταν.

Ειδικός στόχος και επιδιωκόμενο αποτέλεσμα

Ο ειδικός στόχος καθορίζει την αλλαγή σε μία συγκεκριμένη υπάρχουσα κοινωνικό-οικονομική κατάσταση, την οποία στοχεύει να πετύχει ένα έργο, ένα πρόγραμμα ή ένα σχέδιο δράσης. Μπορεί να εκφραστεί ως εξής: να βελτιώσει …, να μειώσει … ή να αυξήσει …. Ένα ολοκληρωμένο σχέδιο δράσης θα πρέπει να έχει έναν ή περισσότερους ειδικούς στόχους. Οι στόχοι θα πρέπει να είναι πάντα «έξυπνοι», και να συγκεντρώνουν τα χαρακτηριστικά «ειδικοί», «μετρήσιμοι», «επιτεύξιμοι», «ρεαλιστικοί» και «χρονικά προσδιορισμένοι», (ακρωνύμιο SMART για το Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Time-bound).

Ο ειδικός στόχος παρουσιάζει το αναμενόμενο αποτέλεσμα ενός προγράμματος ή ενός σχεδίου δράσης. Η έννοια της αλλαγής μπορεί επίσης να συνδεθεί με αλλαγές στη συμπεριφορά/νοοτροπία, στις κοινωνικές πρακτικές, στους θεσμούς κλπ.

Το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα είναι μια φιλοδοξία. Ενώ αυτή η φιλοδοξία πρέπει να είναι ρεαλιστική και όλες οι προσπάθειες πρέπει να εστιαστούν στο να επιτευχθεί το αποτέλεσμα, είναι πάντα πιθανό αυτή η φιλοδοξία να μην επιτευχθεί στο τέλος του έργου ή του προγράμματος, ή έπειτα από την εφαρμογή του σχεδίου δράσης. Το να μην επιτύχει κανείς (ολοκληρωτικά) ένα αποτέλεσμα δεν αποτελεί απαραίτητα μια αποτυχία. Η αξιολόγηση του προγράμματος ή του σχεδίου δράσης θα οδηγήσει σε συμπεράσματα για τις αιτίες, τις συνέπειες και τις διορθωτικές κινήσεις και επιλογές.

Δείκτης αποτελέσματος

Οι δείκτες αποτελέσματος είναι δείκτες που περιγράφουν μία συγκεκριμένη πλευρά ενός αποτελέσματος, η οποία μπορεί να μετρηθεί. Η επιλογή καθαρών δεικτών αποτελέσματος διευκολύνει την κατανόηση του προβλήματος και της αναγκαιότητας μιας πολιτικής.

Δείκτης εκροών

Ο δείκτης εκροών είναι ένας δείκτης που περιγράφει το φυσικό προϊόν των πόρων που δαπανώνται (σε επίπεδο χρημάτων, χρόνου, προσπάθειας/εργασίας) μέσω των παρεμβάσεων πολιτικής.

*Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πλαίσιο των αποτελεσμάτων, μπορείτε να συμβουλευτείτε τον Οδηγό του URBACT με τίτλο “Applying the results framework to integrated action plans” (2016), διαθέσιμο εδώ στην αγγλική γλώσσα.

Βήμα τέταρτο:

Αναγνωρίστε όλα τα «κεφάλαια» της πόλης σας, συμπεριλαμβάνοντας:

• Ανθρώπους, κοινωνικό κεφάλαιο
• Μέρη & χώρους
• Χρήματα
• Κτίρια, υποδομές
• Γνώση, εμπειρία
• Φυσικούς πόρους

Αυτή η άσκηση θα σας βοηθήσει να σκεφτείτε επαρκείς δράσεις που λαμβάνουν υπόψη όλες τους τοπικούς πόρους και τα υπάρχοντα κεφάλαια, αντί να ανακαλύπτουν εκ νέου τον τροχό.

Βήμα πέμπτο:

Σχεδιάζοντας τις δράσεις και καθορίζοντας έναν οδικό χάρτη

Από τη στιγμή που εσείς και η Τοπική σας Ομάδα Στήριξης έχετε αναγνωρίσει τα τοπικά σας προβλήματα αλλά και τους ενδιαφερόμενους που θα πρέπει να εμπλακούν στις συζητήσεις, και έχετε οριοθετήσει έναν ειδικό στόχο ή ένα όραμα, τότε είναι ώρα να σκεφτείτε τις δράσεις που θα απαντήσουν στις αιτίες των προβλημάτων σας και θα σας επιτρέψουν να επιτύχετε το στόχο σας.

Ένας τρόπος για να συμφωνήσετε αναφορικά με τις δράσεις με τα μέλη της δικής σας Τοπικής Ομάδας Στήριξής είναι να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο OPERA.

Η μέθοδος OPERA είναι μία μέθοδος συν-δημιουργίας καταγόμενη από τη Φινλανδία, η οποία μπορεί να βελτιώσει σε πολύ μεγάλο βαθμό την αποτελεσματικότητα ακόμη και της πιο απλής συνάντησης. Μπορεί να εφαρμοστεί σε πολύ μικρές ομάδες (5-6 ατόμων), αλλά είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο προς εφαρμογή και σε μεγαλύτερες ομάδες (έως 40-50 συμμετέχοντες). Αυτή η μέθοδος εστιάζει την ενέργεια της ομάδες στο πρόβλημα ή στο θέμα προς επίλυση, συγκεντρώνει, φιλτράρει και συνθέτει τις προτάσεις των μελών με ένα δομημένο τρόπο. Συνδυάζει έναν συστηματικό τρόπο σκέψης με μία δημιουργική διαδικασία επίλυσης προβλημάτων, ούτως ώστε να επιτρέπει την πλέον αποτελεσματική χρήση της γνώσης και των εμπειριών των συμμετεχόντων. Μέσω της τεχνικής της συζήτησης σε ζεύγη, εμπλέκει τον κάθε ένα που συμμετέχει στη διαδικασία, κινητοποιεί τις σκέψεις τους και τις προτάσεις τους, χωρίς να επιτρέπει στους περισσότερο εξωστρεφείς ανθρώπους να κυριαρχούν στη συζήτηση.

Πώς να την χρησιμοποιήσετε:

Το πρώτο βήμα είναι η αναγνώριση του βασικού ερωτήματος, όσο πιο συγκεκριμένου γίνεται, ή του θέματος ή της πρόκλησης στην οποία η ομάδα αναζητεί τη λύση, για παράδειγμα: «Ποια είναι τα βασικά θέματα που θα πρέπει να αντιμετωπίσετε προκειμένου να βελτιώσετε τους δημόσιους χώρους στην πόλη σας;». Από τη στιγμή που τίθεται το βασικό ερώτημα, ένας συντονιστής (facilitator/moderator) καθοδηγεί την ομάδα στα επόμενα στάδια της μεθόδου OPERA:

Το αποτέλεσμα είναι μία ομάδα προτάσεων για υιοθέτηση συγκεκριμένων δράσεων, δημιουργημένη από κοινού με όλα τα μέλη της ομάδας και βασισμένη στη συμφωνία τους.

Είναι στη συνέχεια σημαντικό να αναπτύξετε έναν οδικό χάρτη ή έναν πίνακα δράσεων ο οποίος θα σας επιτρέψει να έχετε τη μεγάλη εικόνα των δράσεών σας, συμπεριλαμβάνοντας τα επιθυμητά αποτελέσματα, τους στόχους, τα ορόσημα, τις εκροές, τους ανθρώπινους πόρους, τους συνεργάτες, τα χρονοδιαγράμματα, τον προϋπολογισμό και όποια άλλη χρήσιμη πληροφορία θεωρείτε απαραίτητη να προστεθεί.

Πίνακας 2: Παράδειγμα ενός πίνακα Οδικού Χάρτη

Βήμα έκτο:

H επικοινωνία των σχεδίων δράσης και των στρατηγικών

Η εκπόνηση μιας επικοινωνιακής στρατηγικής του σχεδίου δράσης σας για να επιτύχετε ένα ευρύτερο ακροατήριο είναι επίσης μία σημαντική αποστολή που πρέπει να έχετε υπόψη. Μπορείτε να οργανώσετε δημόσιες εκδηλώσεις για να διαβουλευτείτε και να ενημερώσετε τους πολίτες και να χρησιμοποιήσετε τα τοπικά μέσα ενημέρωσης για να επικοινωνήσετε ευρύτερα το σχέδιο δράσης σας.

Ανάλογα με τα θέματα που αντιμετωπίζετε με το σχέδιο δράσης σας, μπορεί να θέλετε να επικεντρωθείτε σε ένα συγκεκριμένο ακροατήριο: τη διαχειριστική σας αρχή, πιθανούς χρηματοδότες, πολίτες και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη.

Παραπομπές: Για να μάθετε περισσότερα αναφορικά με αυτά τα εργαλεία και τις μεθόδους αυτές πατήστε εδώ