Šest koraka koje bi gradovi trebali slijediti kod izrade integriranog plana aktivnosti

Od 24. do 26. kolovoza 2016. godine, URBACT Ljetno sveučilište u Rotterdamu okupilo je više od 380 predstavnika 170 europskih gradova uključenih u URBACT mreže s ciljem treninga na temu izrade integriranih urbanih strategija koristeći ciklus planiranja aktivnosti kako je prikazano:

Ovaj ciklus planiranja aktivnosti primjenjiv je u svakoj jedinici lokalne samouprave (bez obzira je li uključena u URBACT ili ne) koja želi razviti integrirani plan aktivnosti, ili čak master plan, na uključiv i integriran način (npr. uzimajući u obzir gospodarske, društvene, fizičke i dimenzije zaštite okoliša u kontekstu lokalnih izazova).

Glavni preduvjet je pokretanje lokalne grupe, grupe lokalnih dionika (građani, udruge, sveučilišta, privatni sektor, gradski službenici…) koji su zainteresirani za lokalne probleme ili temu plana aktivnosti.

Ako radite u ili za jedinicu lokalne samouprave i koordinator ste ili član lokalne grupe, ovdje je šest koraka i alata za koje vam program URBACT savjetuje da ih slijedite i koristite za kreiranje lokalnih strategija:

1.    korak:

Definirajte probleme u vašem gradu kako bi što bolje definirali ciljeve vašeg plana aktivnosti

Analiza problema potrebna je kako bi bili sigurni da lokalna grupa rješava dobar problem – onaj koji je raspravljen i usuglašen sa svim dionicima. Čini se kao jednostavan, lagan i brz korak, ali u svarnosti može biti dugotrajan i izazovan proces s obzirom na to da probleme i razloge problema ne vide svi na isti način. Strpljivost i intenzivan dijalog su ključni u ovom procesu.

Dosta popularna metoda za definiranje i razumijevanje problema, kao i uzroke i efekte, je problemsko stablo. 

Kako ga možete koristiti:

1.    Navedite sve probleme koji vam padaju na pamet u vezi glavne teme (npr. nezaposlenost mladih). Problemi moraju biti pažljivo identificirani; moraju biti postojeći problemi, a ne mogući, zamišljeni ili budući. Problem je postojeća negativna situacija, a ne nedostatak rješenja.

2.    Identificirajte ključni problem (koji će biti naveden na trupu stabla). U tom dijelu može doći do promjena ili grešaka prije konačne odluke.

3.    Utvrdite koji problemi su “uzroci“ (njih pišemo na korijenje stabla), a koji su “efekti“ (u granje stabla).

4.    Hijerarhijski odredite uzroke i efekte, npr. kako su uzroci međusobno povezani, koji vode do drugog itd.

Identificiranje uzroka problema pomoći će vam kod definiranja aktivnosti koje su relevantnije uzrocima problema ili ih iskorjenjuju. 

2.    korak:

Okupite lokalne dionike i provjerite da u grupi imate sve osobe na koje se problem odnosi

Važno je analizirati i identificirati važnost i utjecaj dionika, ali je jednako važno imati plan aktivnosti koji će osigurati da se važnost i utjecaj ključnih dionika prilagođava provedbi plana aktivnosti. Drukčije perspektive će istaknuti relativnu važnost i učinak dionika.

Jedan od alata koji vam može pomoći kod identificiranja dionika koji trebaju biti uključeni u lokalnu grupu je Mapa ekosustava dionika (Stakeholders Ecosystem Map).

Kako je koristiti:

1.    Stavite mapu ekosustava (izgleda kao paukova mreža s koncentričnim krugovima) na zid. U svaki segment postavite sektor koji je važan za vaš plan kao što su edukacija, poduzetnici, mobilnost, stambena pitanja itd. Također, to može biti društvena strategija, zaštita okoliša, gospodarstvo (ljudi, planet, profit).

2.    Tada razmislite o ključnim dionicima, kojem sektoru pripadaju i koliko su važni. Koristeći post-it papire, pitajte članove lokalne grupe o poziciji svakog dionika na mapi te raspravite i zajednički odlučite o konačnoj poziciji. Najvažnije stavite u centar, a najmanje važne u vanjske dijelove. U središnjem krugu su članovi lokalne grupe, a na vanjskim krugovima dionici koji mogu biti važni, ali nije nužno da su stalni članovi lokalne grupe. 

3. korak:

Definirajte okvir rezultata kako bi mogli definirati željene rezultata plana aktivnosti – “promjena koju želite vidjeti“ – do kada i kako će biti mjereni

Okvir rezultata znači definirati rezultate od početka projekta; što želimo postići kroz projekt, do kada te kako ćemo ih mjeriti. Imajući mjerljive i vremenski ograničene ciljeve u vidu, vi i članovi vaše lokalne grupe možete nadgledati napredak, prilagoditi aktivnosti ako će biti potrebno te procijeniti jeste li ostvarili zacrtane ciljeve ili ne.

Okvir rezultata sastoji se od brojnih dijelova i ključnih pojmova koji se koriste kroz sve programe strukturnih fondova. Za kvalitetno korištenje istih, potrebno je raditi na širenju razumijevanja tih pojmova kako slijedi:

Logika intervencije

Logika intervencije je način opisa okvira rezultata. To je alat za evaluaciju učinka programa ili plana aktivnosti. Objašnjava logiku kako intervencija doprinosi željenim rezultatima; ili rezultatima nastalim nakon provedbe ako nisu bili definirani na početku. 

Specifičan cilj i željeni rezultati

Specifičan cilj definira promjenu u konkretnoj postojećoj socio-ekonomskoj situaciji koju projekt, program ili plan aktivnosti želi ostvariti. Mogu biti definirani kao: unaprijediti…, smanjiti…, povećati… Integrirani plan aktivnosti treba imati jedan ili više specifičnih ciljeva. Ciljevi uvijek moraju biti SMART što znači specifični (specific), mjerljivi (measurable), ostvarivi (achievable), realni (realistic) i vremenski ograničeni (time-bound).

Specifični cilj predstavlja željeni rezultat programa ili plana aktivnosti. Pojam promjene može označavati i promjenu u ponašanju, društvenim navikama, institucijama itd.

Željeni rezultat je ambicija. Iako ta ambicija mora biti realna i svi napori moraju biti usmjereni prema njenom ostvarivanju, moguće je da se na kraju programa ili po završetku provedbe plana aktivnosti rezultat ne ostvari.

Neostvareni (u potpunosti) rezultati nisu nužno neuspjeh. Evaluacija programa ili plana aktivnosti iznjedrit će zaključke o uzrocima, posljedicama i otklanjanju poteškoća.

Indikatori rezultata

Indikatori rezultata su indikatori koji opisuju specifičan aspekt rezultata koji može biti mjeren. Odabirom jasnih indikatora rezultata olakšava razumijevanje programa i potreba strateškog dokumenta.

Indikatori outputa (rezultata)

Indikatori outputa je indikator koji opisuje fizički proizvod korištenja resursa (novac, vrijeme, napor) kroz intervencije u strateškim dokumentima.

* Za više informacija o okviru rezultata, provjerite URBACT-ov vodič „“Korištenje okvira rezultata u integriranom planu aktivnosti“ (2016.), koji možete pronaći ovdje.

4.    korak:

Identificirajte svu imovinu vašeg grada, uključujući:

• Ljude, društveni kapital
• Mjesta i prostore
• Novac  
• Zgrade, infrastrukturu  
• Znanje, iskustvo  
• Prirodnu imovinu

Ova vježba pomoći će vam u kreiranju primjerenijih aktivnosti koje uzimaju u obzir sve vaše lokalne resurse i imovinu, umjesto otkrivanja tople vode.

5.    korak:

Planiranje aktivnosti i definiranje plana provedbe

Jednom kad ste vi i vaša lokalna grupa identificirali vaše lokalne probleme, dionike koji trebaju biti uključeni u rasprave te ste odredili specifične ciljeve ili viziju, tada je vrijeme za aktivnosti koji će odgovoriti uzrocima vaših problema i omogućiti vam postizanje vaših ciljeva.

Jedan od načina za definiranje aktivnosti s članovima vaše lokalne grupe je korištenje metode OPERA.

OPERA je originalno finska metoda koja može uvelike unaprijediti učinkovitost i najjednostavnijih sastanaka. Može se koristiti u jako malim grupama (5-6 ljudi), ali se može uspješno koristiti i u velikim grupama (40-50 sudionika). Ova metoda usmjerava energiju grupe na trenutan problem ili izazov, prikuplja, filtrira i sintetizira prijedloge na strukturiran način. Kombinira sistematičan način razmišljanja s kreativnim procesom za rješavanje problema što omogućuje najučinkovitije korištenje znanja i iskustava sudionika. Kroz tehniku rasprave u parovima, uključuje svakog sudionika u proces te mobilizira njihove misli i prijedloge bez dopuštanja dominantnijim ljudima da dominiraju raspravom.

Kako je koristiti:

Prvi korak je identifikacija što konkretnijeg glavnog pitanja ili izazova ili problema za koji grupa traži rješenje, npr. “Koji su glavni problemi s kojima se susrećemo na putu poboljšanja javnih prostora u našem gradu?“.

Jednom kad je glavno pitanje definirano, facilitator vodi grupu kroz sljedeće korake OPERA-e:

Rezultat je zajednički kreirana skupina prijedloga za aktivnosti na temelju konsenzusa.

Nakon toga je važno razviti plan provedbe ili tablicu aktivnosti što će vam omogućiti jasniju sliku aktivnosti, uključujući željene rezultate, ciljeve, prekretnice, outpute, ljudske resurse, partnere, vrijeme provedbe, budžet i bilo koju drugu korisnu informaciju za koju smatrate da bi mogla biti korisna.

6.    korak:

Predstavljanje plana aktivnosti i strategija
Nacrt komunikacijske strategije (plana predstavljanja) plana aktivnosti za širu publiku je također važan dio koji trebamo razmotriti. Možete organizirati javne događaje s ciljem konzultiranja i informiranja građa te koristiti lokalne medije za širu komunikaciju.

Ovisno o problemu na kojem radite u vašem planu, možda ćete se željeti fokusirati na konkretnu ciljnu skupinu: vaše upravljačko tijelo/nadređene, potencijalne ulagače, građane i druge dionike.

Reference: Za više informacija o ovim alatima i metodama posjetite: http://urbact.eu/capacity-building